Dit artikel beantwoordt veelgestelde vragen over de Lidmaatschapsfunctie in Playtomic Manager, zodat clubs hun lidmaatschappen met vertrouwen kunnen instellen en beheren.
Betalingen en prijzen
1. Kan de club een specifieke datum kiezen voor lidmaatschapsbetalingen?
Nee. Lidmaatschapsbetalingen worden automatisch verwerkt op de verlengingsdatum. De verlengingsdatum wordt vastgesteld wanneer de speler zich aanmeldt, en het lidmaatschap wordt daarna automatisch verlengd volgens de frequentie (wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks). Lidmaatschappen die zijn ingesteld op Eenmalig worden maar één keer in rekening gebracht.
2. Welke betalingsfrequenties zijn beschikbaar voor lidmaatschappen?
Bij het instellen van een lidmaatschap kunnen clubs kiezen uit deze frequenties: Eenmalig, Wekelijks, Maandelijks, Driemaandelijks of Jaarlijks.
3. Kan de club meerdere betalingsfrequenties aanbieden voor hetzelfde lidmaatschap?
Ja. Eén lidmaatschap kan meerdere prijsopties hebben, bijvoorbeeld maandelijks en jaarlijks. Spelers kiezen bij het aanmelden de optie die zij het liefst willen.
Hoe je een prijsoptie toevoegt, lees je bij vraag 6.
4. Kan het systeem het lidmaatschapsgeld pro rata berekenen?
Nee. De eerste betaling wordt in rekening gebracht wanneer de speler zich aanmeldt. Volgende betalingen volgen de verlengingsdatum die door die eerste aanmelding is vastgesteld.
5. Kan de club de prijs van een lidmaatschap aanpassen?
Ja. Clubs kunnen de prijs van een lidmaatschap aanpassen of verwijderen via het tabblad Type van het lidmaatschap. Voordat de wijziging wordt opgeslagen, toont Playtomic Manager de melding Prijswijzigingen bevestigen, waarin staat wat de gevolgen voor de leden zijn:
- Aangepaste verplichtingen gelden alleen voor nieuwe leden.
- Aangepaste prijzen gelden voor nieuwe leden en voor toekomstige facturen van bestaande leden.
- Verwijderde prijzen zijn niet meer beschikbaar voor nieuwe leden.
Clubs kunnen ook een andere prijs instellen voor een specifiek lid. Dat kan bij het toevoegen van het lid aan het lidmaatschap, of later:
- Open het voordeel van het lidmaatschap.
- Ga naar het tabblad Leden en zoek het lid.
- Klik rechts op het menu met de drie puntjes en selecteer Factuurgegevens.
- Zoek de betaling die je wilt aanpassen, klik rechts op het menu met de drie puntjes en selecteer Prijs bewerken.
- Vul de nieuwe prijs in. Je kunt ook een optionele privénotitie toevoegen.
- Klik op Opslaan.
6. Kan de club de frequentie van een lidmaatschapsbetaling aanpassen nadat deze is aangemaakt?
Nee, de frequentie van een bestaande prijsoptie kan niet worden aangepast. De club kan wel een prijsoptie verwijderen en een nieuwe aanmaken.
Om een prijsoptie te verwijderen, open je het tabblad Type van het lidmaatschap en klik je op het prullenbakpictogram ernaast. Een prijsoptie kan alleen worden verwijderd als geen enkel actief lid deze gebruikt. Als er nog leden zijn die de optie gebruiken, toont Playtomic Manager deze melding: "Prijsconfiguratie kan niet worden verwijderd. Een actief lidmaatschap gebruikt deze prijsconfiguratie. Verwijder het bijbehorende lidmaatschap voordat je deze configuratie verwijdert."
Zo maak je een nieuwe prijsoptie aan:
- Open het voordeel van het lidmaatschap en ga naar het tabblad Type.
- Klik op Prijsoptie toevoegen.
- Kies de frequentie: Eenmalig, Wekelijks, Maandelijks, Driemaandelijks of Jaarlijks.
- Vul het verschuldigde bedrag in.
- Klik op Bijwerken.
Nieuwe leden zien de nieuwe prijsoptie wanneer ze zich aanmelden.
7. Waar kan ik de lidmaatschapsbetalingen bekijken?
In het menu Betalingen. Elke lidmaatschapsbetaling verschijnt daar zodra deze is verwerkt.
8. Waar kan ik de betaalde en openstaande betalingen van een specifiek lid bekijken?
Je ziet de status van de betalingen van elk lid in de factuurgegevens:
- Open het voordeel van het lidmaatschap.
- Ga naar het tabblad Leden en zoek het lid.
- Klik rechts op het menu met de drie puntjes en selecteer Factuurgegevens.
Hier zie je welke betalingen dit lid al heeft gedaan en welke nog openstaan.
9. Kan een speler een gedeeltelijke of volledige terugbetaling aanvragen?
De club beslist of er een terugbetaling wordt gegeven. Elke terugbetaling moet handmatig bij de club worden afgehandeld.
Leden beheren
10. Hoe kunnen spelers zich aanmelden voor een lidmaatschap?
Spelers kunnen zich op twee manieren aanmelden:
- In de Playtomic-app: via het tabblad Lidmaatschappen op de clubpagina.
- Op de website (playtomic.com): door naar de clubpagina te gaan en naar beneden te scrollen naar het onderdeel Lidmaatschappen.
Spelers kunnen zich alleen in de app of op de website aanmelden als het lidmaatschap op Zichtbaar staat in het tabblad Type. Clubs kunnen spelers ook direct toevoegen in Playtomic Manager.
11. Kan de club een speler toevoegen aan een lidmaatschap vanuit Playtomic Manager?
Ja. Clubs kunnen spelers direct vanuit Playtomic Manager aan een lidmaatschap toevoegen. Spelers kunnen ook zelf een lidmaatschap kopen in de Playtomic-app of op playtomic.com.
12. Kan de club spelers importeren in een lidmaatschap?
Ja. Clubs kunnen spelers in een lidmaatschap importeren via de CSV-import in Playtomic Manager.
13. Waar zie ik de leden van een lidmaatschap?
- Ga naar Beloningen & Aanbiedingen en open het tabblad Voordelen.
- Open het lidmaatschap.
- Ga naar het tabblad Leden om alle actieve leden te zien.
14. Kan een speler meer dan één voordeel hebben bij dezelfde club?
Nee. Een speler kan per club maar één voordeel tegelijk hebben. Dit geldt voor beide soorten voordelen:
- Voordelen toegekend door de club
- Voordelen verkocht als lidmaatschap
Een speler die al een voordeel heeft dat door de club is toegekend, kan bijvoorbeeld geen lidmaatschap bij dezelfde club kopen totdat hij uit zijn huidige voordeel is verwijderd.
15. Kan de club een speler uit een lidmaatschap verwijderen in Playtomic Manager?
Ja. De club kan een lidmaatschap op twee plaatsen intrekken:
- Via het klantprofiel → tabblad Voordelen
- Via het lidmaatschap → tabblad Leden
Intrekking gaat direct in. De club kan kiezen voor alleen intrekken, of intrekken en terugbetalen bij de club.
16. Kan de club een einddatum instellen voor het lidmaatschap van een speler?
Ja. De club kan in Playtomic Manager voor elk lid een vervaldatum instellen. De speler wordt op die datum uit het voordeel verwijderd.
Opzeggingen
17. Als een speler zijn lidmaatschap opzegt in de app, wordt hij dan op de volgende verlengingsdatum gefactureerd?
Nee. Wanneer een speler opzegt, wordt zijn volgende verlengingsdatum zijn opzeggingsdatum. Hij houdt zijn voordelen tot die datum en wordt niet opnieuw gefactureerd.
Wil je zien welke leden hebben gevraagd om op te zeggen? Bekijk dan de voordeelgeschiedenis (zie de volgende vraag).
18. Hoe zie ik of een lid heeft gevraagd om zijn lidmaatschap op te zeggen?
Zodra een lid opzegt via de app, verschijnt er een regel Opzegging aangevraagd in de voordeelgeschiedenis, met de datum en wie de opzegging heeft aangevraagd.
Dit betekent dat het lid van plan is te vertrekken, maar dat de opzegging nog niet is ingegaan. Het lid houdt zijn voordelen tot het einde van de periode waarvoor al is betaald. Zo heb je tijd om contact op te nemen, te begrijpen waarom het lid vertrekt of een alternatief aan te bieden.
Zo bekijk je de voordeelgeschiedenis:
- Ga naar Beloningen & Aanbiedingen en open het tabblad Voordelen.
- Klik op het klokpictogram aan de rechterkant van het scherm.
- Het tabblad Voordeelgeschiedenis wordt geopend en toont per regel de lidmaatschapsactiviteit van elk lid.
Goed om te weten: opzeggingen die zijn aangevraagd vóór de lancering van deze functie, verschijnen niet in de geschiedenis.
Zichtbaarheid en status
19. Kan de club stoppen met het online verkopen van een lidmaatschap?
Ja. Wijzig in het tabblad Type van het lidmaatschap de status van Zichtbaar naar Verborgen. Verborgen lidmaatschappen zijn niet meer te zien in de app of op de website voor spelers die geen lid zijn, dus er kunnen geen nieuwe spelers meer bijkomen.
Let op: een lidmaatschap verbergen beëindigt geen bestaande abonnementen. Huidige leden houden hun voordelen en worden zoals gebruikelijk gefactureerd bij hun volgende verlenging. Je kunt het lidmaatschap op elk moment weer op Zichtbaar zetten.
20. Kan de club een lidmaatschap verwijderen?
Nee, lidmaatschappen kunnen niet worden verwijderd. De club kan de status van een lidmaatschap wel wijzigen van Actief naar Inactief, en weer terug, met de schakelaar in de kolom Status.
Zo deactiveer je een lidmaatschap:
- Ga naar Beloningen & Aanbiedingen en open het tabblad Voordelen.
- Zoek het lidmaatschap in de Voordelenlijst.
- Schuif de schakelaar in de kolom Status naar links.
- Er verschijnt een melding: "Voordeel deactiveren? Je staat op het punt dit voordeel te deactiveren. Alle huidige leden worden verwijderd en verliezen direct de toegang tot hun voordelen."
- Klik op Bevestigen. De schakelaar wordt grijs en de status verandert in Inactief.
Om het weer te activeren, schuif je de schakelaar naar rechts. Er verschijnt een melding: "Voordeel activeren? Als je het voordeel activeert, is het beschikbaar voor klanten." Klik op Bevestigen. De schakelaar wordt blauw en de status verandert weer in Actief.
Goed om te weten: Verborgen en Inactief zijn niet hetzelfde. Een lidmaatschap verbergen voorkomt alleen dat nieuwe spelers zich aanmelden, terwijl deactiveren alle huidige leden direct verwijdert.
💬 Hulp nodig?
Als je vragen hebt of verdere hulp nodig hebt, staan we voor je klaar! Neem gerust contact op met ons Customer Care-team.
Opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.