Zo bied je voordelen van lidmaatschappen van derden aan (Wellpass, Urban Sports Club, Hansefit en vergelijkbare)

Aanbieders van bedrijfsfitness zoals EGYM Wellpass, Urban Sports Club, Hansefit (nu Epassi) en Wellhub geven hun leden via één app toegang tot veel partnerclubs. Playtomic heeft nog geen directe integratie met deze aanbieders. In Playtomic Manager bied je hun leden hun tarief aan met een voordeel. Dit artikel legt uit hoe je het instelt en wat je kunt verwachten.

Zo werkt het

• Je sluit de samenwerkingsovereenkomst rechtstreeks met de aanbieder. Playtomic maakt er geen deel van uit.
• Spelers reserveren en betalen via Playtomic. Hun voordeel geeft ze de ledenprijs.
• Spelers checken in bij jouw club met de app van de aanbieder, meestal met een QR-code.
• De aanbieder betaalt jouw club alleen voor geldige check-ins, niet voor reserveringen.
• Aanbieders sturen je geen ledenlijst. Leden registreren zich één keer bij jouw club.

Let op: Playtomic overlegt met de aanbieders over een meer geautomatiseerde oplossing. Gebruik tot die tijd voordelen zoals hieronder uitgelegd.

Voordat je begint

• Voordelen en Club Wallets zijn beschikbaar vanaf het Professional-abonnement.
• Controleer je overeenkomst met de aanbieder. Stel je prijzen in volgens wat is afgesproken.
• In Playtomic Manager heten de vroegere "gebruikerscategorieën" nu Voordelen.

Zo stel je het voordeel in

1. Ga naar Beloningen & Aanbiedingen, open het tabblad Voordelen en klik op Voeg nieuw voordeel toe.
2. Vul de Naam van voordeel in, bijvoorbeeld "EGYM Wellpass", en een beschrijving. Klik op Volgende.
3. Laat Voordeelprijs toevoegen uitgeschakeld. Als je het inschakelt, maak je een lidmaatschapsvoordeel dat je aan spelers verkoopt.
4. Schakel Stel een boekingsprivilege in in als je speciale limieten voor deze leden wilt, zoals Boek vooruit (dagen). Deze stap is optioneel.
5. Laat Spelers kunnen met hun voordeel betalen voor de volledige reservering uitgeschakeld. Zo dekt het voordeel alleen de plek van het lid en betalen de andere spelers hun eigen deel.
6. Kies bij Prijsregels voor Eenvoudige prijsstelling voor één prijs of korting, of Geavanceerde prijsstelling voor verschillende regels per baan, dag of tijd. Je kunt dit later niet meer wijzigen.
7. Stel de ledenprijs in, selecteer de banen die het dekt en sla op.

Voor alle opties, zie Zo maak en bewerk je een door de club toegewezen voordeel.

Zo voeg je je leden toe

Een speler krijgt de ledenprijs alleen als het voordeel op zijn of haar profiel bij jouw club staat. De speler moet al als klant geregistreerd zijn in jouw Playtomic Manager. Controleer het lidmaatschap bij de aanbieder voordat je iemand toevoegt.

Eén speler tegelijk, vanuit het voordeel

1. Ga naar Beloningen & Aanbiedingen > Voordelen en open het voordeel.
2. Klik op Leden en daarna op Nieuw lid toevoegen.
3. Zoek de speler en voeg hem of haar toe. Je kunt de vervaldatum aanpassen.

Eén speler tegelijk, vanuit het spelersprofiel

1. Ga naar Klanten en open het profiel van de speler.
2. Open het tabblad Voordelen en wijs het voordeel toe.

Veel spelers tegelijk

Gebruik een CSV-import. Zie Zo importeer je gebruikers en voordelen in Playtomic Manager.

Let op: Gebruik hetzelfde e-mailadres als in het Playtomic-account van de speler. Bij een ander e-mailadres krijgt de speler het voordeel niet.

Wat je moet weten voordat je het aanbiedt

• Gedekte reserveringen: het voordeel geldt alleen voor privéreserveringen en Open Wedstrijden.
• Alleen de plek van het lid: het voordeel dekt de plek van het lid. De andere spelers van de reservering betalen hun eigen deel. Dit werkt alleen als Spelers kunnen met hun voordeel betalen voor de volledige reservering uitgeschakeld blijft. Als je het inschakelt, kan het lid de hele reservering met het voordeel betalen, ook de plekken van spelers die geen lid zijn en het tarief niet zouden moeten krijgen.
• Geen maandelijkse limiet: het voordeel geldt voor elke in aanmerking komende reservering. Je kunt het niet beperken tot bijvoorbeeld één gratis reservering per maand. Bezoeken boven het tegoed van de aanbieder krijgen ook de ledenprijs, en de aanbieder betaalt die niet aan jou.
• Boekingslimieten gelden voor de hele club: instellingen zoals Boek vooruit (dagen) gelden voor alle banen en sporten, niet alleen voor de banen van de prijsregel. Een limiet van één reservering per dag blokkeert ook een tweede reservering tegen de normale prijs.
• Eén voordeel per speler: een speler kan maar één voordeel tegelijk hebben. Krijg je een foutmelding bij het toewijzen, verwijder dan eerst het huidige voordeel van de speler.
• Inchecken ligt bij de aanbieder: als een lid reserveert maar niet incheckt, geef jij de korting en betaalt de aanbieder je niet.
• Opzeggingen: als een lid opzegt bij de aanbieder, verwijder jij het lid zelf uit het voordeel.

Zo controleer je of de aanbieder je betaalt

Playtomic stuurt geen rapporten naar aanbieders. De reserveringslijst laat niet zien welke reserveringen een voordeel hebben gebruikt, dus vergelijk je die met je klantenlijst. Als de aanbieder minder check-ins toont dan je reserveringen in Playtomic, kun je de ontbrekende indienen.

1. Ga naar Reserveringen, filter op Gespeelde datum van de vorige maand, klik op de drie puntjes rechtsboven en kies Reserveringen exporteren. Zie Menu van de reserveringslijst.
2. Ga naar Klanten, klik op de pijl naast de knop voor een nieuwe klant en kies Klantenlijst exporteren in CSV. De lijst toont het voordeel van elke speler. Zie Zo exporteer je een gebruikerslijst.
3. Vergelijk beide lijsten op naam of e-mailadres. De reserveringen van spelers met jouw voordeel zijn degene die je vergelijkt met de check-ins van de aanbieder.

Let op: Je kunt alleen de reserveringen van de laatste 3 maanden exporteren. Exporteer ze elke maand.

Let op: Sommige spelers gebruiken "Verberg mijn e-mailadres" van Apple. Hun adres eindigt op @privaterelay.appleid.com en de aanbieder kan het mogelijk niet koppelen.

Alternatief: Club Wallet

In plaats van een korting bij het reserveren schrijven sommige clubs het bedrag bij op de Club Wallet van de speler nadat de aanbieder de check-in heeft bevestigd. De speler betaalt eerst de normale prijs. Zie Club Wallets: instellen.

Problemen oplossen

Een lid krijgt de ledenprijs niet. Controleer of het voordeel op het profiel staat en niet is verlopen. Controleer of de prijsregel een prijs heeft voor die dag, tijd en baan. Controleer of het e-mailadres overeenkomt met het Playtomic-account. Zie Problemen met voordelen bij reserveringen: handleiding voor probleemoplossing.

Leden kunnen te ver vooruit reserveren. Verlaag Boek vooruit (dagen) in de regels van het voordeel. Dit geldt voor alle banen.

Je hebt het andere prijstype nodig. Maak een nieuw voordeel met het andere prijstype en verplaats de leden ernaartoe.

FAQ

Heeft Playtomic een integratie met Wellpass, Urban Sports Club, Hansefit of Wellhub? Nog niet. Voor nu gebruiken clubs voordelen.

Betaalt de aanbieder mij voor de reservering? Nee. De aanbieder betaalt alleen voor geldige check-ins in de eigen app.

Stuurt de aanbieder mij een lijst met leden? Nee. Aanbieders sturen geen ledenlijsten. Leden registreren zich één keer bij jouw club en jij voegt ze toe aan het voordeel.

Kan ik het voordeel beperken tot één gratis reservering per maand? Nee. Het voordeel geldt voor elke in aanmerking komende reservering.

Kan een lid de hele reservering met het voordeel betalen? Alleen als je Spelers kunnen met hun voordeel betalen voor de volledige reservering inschakelt. We raden aan het uitgeschakeld te laten, zodat spelers die geen lid zijn de ledenprijs niet krijgen.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact met ons opnemen. We staan voor je klaar!