FAQ sur l'adhésion

Cet article répond aux questions les plus fréquentes sur la fonctionnalité Adhésion dans Playtomic Manager, pour que les clubs puissent configurer et gérer leurs adhésions en toute confiance.

Paiements et tarifs

1. Le club peut-il choisir une date précise pour les paiements de l'adhésion ?

Non. Les paiements de l'adhésion sont traités automatiquement à la date de renouvellement. Cette date est fixée lorsque le joueur souscrit l'adhésion, puis celle-ci se renouvelle automatiquement selon sa fréquence (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Les adhésions configurées en Paiement unique ne sont facturées qu'une seule fois.

2. Quelles fréquences de paiement sont disponibles pour les adhésions ?

Lors de la configuration d'une adhésion, les clubs peuvent choisir parmi ces fréquences : Paiement unique, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle ou Annuelle.

3. Le club peut-il proposer plusieurs fréquences de paiement pour une même adhésion ?

Oui. Une même adhésion peut avoir plusieurs options tarifaires, par exemple mensuelle et annuelle. Les joueurs choisissent l'option qu'ils préfèrent au moment de souscrire.

Pour ajouter une option tarifaire, consultez la question 6.

4. Le système peut-il calculer la cotisation au prorata ?

Non. Le premier paiement est prélevé lorsque le joueur souscrit l'adhésion. Les paiements suivants suivent la date de renouvellement fixée par cette première souscription.

5. Le club peut-il modifier le prix d'une adhésion ?

Oui. Les clubs peuvent modifier ou supprimer le prix d'une adhésion depuis l'onglet Type de l'adhésion. Avant d'enregistrer la modification, Playtomic Manager affiche un message Confirmer les modifications de prix qui explique l'impact sur les membres :

• Les engagements modifiés s'appliquent uniquement aux nouveaux membres.
• Les prix modifiés s'appliquent aux nouveaux membres et aux prochaines factures des membres actuels.
• Les prix supprimés ne sont plus disponibles pour les nouveaux membres.

Les clubs peuvent aussi définir un prix différent pour un membre en particulier. Cela peut se faire lors de l'ajout du membre à l'adhésion, ou plus tard :

1. Ouvrez l'avantage de l'adhésion.
2. Allez dans l'onglet Membres et trouvez le membre.
3. Cliquez sur le menu à trois points à droite et sélectionnez Détails de facturation.
4. Trouvez la cotisation à modifier, cliquez sur le menu à trois points à droite et sélectionnez Modifier le prix.
5. Saisissez le nouveau prix. Vous pouvez aussi ajouter une note privée facultative.
6. Cliquez sur Enregistrer.

6. Le club peut-il modifier la fréquence d'une cotisation après sa création ?

Non, la fréquence d'une option tarifaire existante ne peut pas être modifiée. Le club peut toutefois supprimer une option tarifaire et en créer une nouvelle.

Pour supprimer une option tarifaire, ouvrez l'onglet Type de l'adhésion et cliquez sur l'icône de corbeille à côté de celle-ci. Une option tarifaire ne peut être supprimée que si aucun membre actif ne l'utilise. Si des membres l'utilisent encore, Playtomic Manager affiche ce message : « Impossible de supprimer la configuration de prix. Une adhésion active utilise cette configuration de prix. Supprimez l'adhésion associée avant de supprimer cette configuration. »

Pour créer une nouvelle option tarifaire :

1. Ouvrez l'avantage de l'adhésion et allez dans l'onglet Type.
2. Cliquez sur Ajouter une option tarifaire.
3. Choisissez la fréquence : Paiement unique, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle ou Annuelle.
4. Saisissez le montant dû.
5. Cliquez sur Mettre à jour.

Les nouveaux membres verront cette nouvelle option tarifaire lorsqu'ils souscriront.

7. Où puis-je consulter les paiements des adhésions ?

Dans le menu Paiements. Chaque paiement d'adhésion y apparaît dès qu'il est traité.

8. Où puis-je consulter les cotisations payées et en attente d'un membre en particulier ?

Vous pouvez voir le statut des cotisations de chaque membre dans ses détails de facturation :

1. Ouvrez l'avantage de l'adhésion.
2. Allez dans l'onglet Membres et trouvez le membre.
3. Cliquez sur le menu à trois points à droite et sélectionnez Détails de facturation.

Vous y verrez les cotisations déjà payées par ce membre et celles en attente.

9. Un joueur peut-il demander un remboursement partiel ou total ?

C'est le club qui décide d'accorder ou non un remboursement. Tout remboursement doit être géré manuellement au club.

Gestion des membres

10. Comment les joueurs peuvent-ils souscrire une adhésion ?

Les joueurs peuvent souscrire de deux façons :

• Dans l'application Playtomic : depuis l'onglet Adhésions sur la page du club.
• Sur le site web (playtomic.com) : en allant sur la page du club et en faisant défiler jusqu'à la section Adhésions.

Les joueurs ne peuvent souscrire dans l'application ou sur le site web que si l'adhésion est configurée en Visible dans son onglet Type. Les clubs peuvent aussi ajouter des joueurs directement dans Playtomic Manager.

11. Le club peut-il ajouter un joueur à une adhésion depuis Playtomic Manager ?

Oui. Les clubs peuvent ajouter des joueurs à une adhésion directement depuis Playtomic Manager. Les joueurs peuvent aussi acheter eux-mêmes une adhésion dans l'application Playtomic ou sur playtomic.com.

12. Le club peut-il importer des joueurs dans une adhésion ?

Oui. Les clubs peuvent importer des joueurs dans une adhésion grâce à l'import CSV de Playtomic Manager.

13. Où puis-je voir les membres d'une adhésion ?

1. Allez dans Récompenses & Offres et ouvrez l'onglet Avantages.
2. Ouvrez l'adhésion.
3. Allez dans l'onglet Membres pour voir tous les membres actifs.

14. Un joueur peut-il bénéficier de plusieurs avantages dans le même club ?

Non. Un joueur ne peut bénéficier que d'un seul avantage par club à la fois. Cela s'applique aux deux types d'avantages :

• Avantages attribués par le club
• Avantages vendus sous forme d'adhésion

Par exemple, un joueur qui bénéficie déjà d'un avantage attribué par le club ne peut pas acheter une adhésion dans ce même club tant qu'il n'a pas été retiré de son avantage actuel.

15. Le club peut-il retirer un joueur d'une adhésion dans Playtomic Manager ?

Oui. Le club peut révoquer une adhésion depuis deux endroits :

• Depuis le profil client → onglet Avantages
• Depuis l'adhésion → onglet Membres

La révocation est immédiate. Le club peut choisir de révoquer uniquement, ou de révoquer et rembourser au club.

16. Le club peut-il fixer une date de fin pour l'adhésion d'un joueur ?

Oui. Le club peut définir une date d'expiration pour chaque membre dans Playtomic Manager. Le joueur est retiré de l'avantage à cette date.

Résiliations

17. Si un joueur résilie son adhésion dans l'application, sera-t-il facturé à la prochaine date de renouvellement ?

Non. Lorsqu'un joueur résilie, sa prochaine date de renouvellement devient sa date de résiliation. Il conserve ses avantages jusqu'à cette date et n'est plus facturé.

Pour voir quels membres ont demandé une résiliation, consultez l'historique des avantages (voir la question suivante).

18. Comment savoir si un membre a demandé à résilier son adhésion ?

Dès qu'un membre résilie depuis l'application, une entrée Résiliation demandée apparaît dans l'historique des avantages, avec la date et la personne qui l'a demandée.

Cela signifie que le membre a l'intention de partir, mais que la résiliation n'a pas encore pris effet. Il conserve ses avantages jusqu'à la fin de la période déjà payée. Vous avez ainsi le temps de le contacter, de comprendre pourquoi il part ou de lui proposer une alternative.

Pour consulter l'historique des avantages :

1. Allez dans Récompenses & Offres et ouvrez l'onglet Avantages.
2. Cliquez sur l'icône d'horloge à droite de l'écran.
3. L'onglet Historique des avantages s'ouvre et affiche, ligne par ligne, l'activité d'adhésion de chaque membre.

Bon à savoir : les résiliations demandées avant la sortie de cette fonctionnalité n'apparaissent pas dans l'historique.

Visibilité et statut

19. Le club peut-il arrêter de vendre une adhésion en ligne ?

Oui. Dans l'onglet Type de l'adhésion, passez le statut de Visible à Masqué. Les adhésions masquées n'apparaissent plus dans l'application ni sur le site web pour les joueurs qui ne sont pas membres : aucun nouveau joueur ne peut donc y souscrire.

À noter : masquer une adhésion ne met pas fin aux souscriptions en cours. Les membres actuels conservent leurs avantages et continueront d'être facturés à leur prochain renouvellement, comme d'habitude. Vous pouvez repasser l'adhésion en Visible à tout moment.

20. Le club peut-il supprimer une adhésion ?

Non, les adhésions ne peuvent pas être supprimées. Le club peut toutefois faire passer une adhésion de Actif à Inactif, et inversement, grâce à l'interrupteur de la colonne Statut.

Pour désactiver une adhésion :

1. Allez dans Récompenses & Offres et ouvrez l'onglet Avantages.
2. Trouvez l'adhésion dans la Liste des avantages.
3. Dans la colonne Statut, faites glisser l'interrupteur vers la gauche.
4. Un message s'affiche : « Désactiver l'avantage ? Vous êtes sur le point de désactiver cet avantage. Tous les membres actuels seront retirés et perdront immédiatement l'accès à leurs avantages. »
5. Cliquez sur Confirmer. L'interrupteur devient gris et le statut passe à Inactif.

Pour la réactiver, faites glisser l'interrupteur vers la droite. Un message s'affiche : « Activer l'avantage ? Si vous activez l'avantage, il sera disponible pour les clients. » Cliquez sur Confirmer. L'interrupteur devient bleu et le statut repasse à Actif.

Bon à savoir : Masqué et Inactif ne sont pas la même chose. Masquer une adhésion empêche seulement les nouveaux joueurs de souscrire, tandis que la désactiver retire immédiatement tous les membres actuels.

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