Herhaling van openbare lessen: Vereenvoudig uw lesplanning

Maak en beheer terugkerende openbare lessen (clinics in de VS) efficiënt met onze nieuwe herhalingsfunctie. In plaats van elke week handmatig tientallen lessen aan te maken, kun je nu een terugkerend schema instellen en alle sessies samen als een serie beheren.

Wat is herhaling van openbare lessen?

Met herhaling van openbare lessen kun je meerdere lesmomenten tegelijk aanmaken door een terugkerend patroon te definiëren. Dit is vooral waardevol voor clubs die regelmatig lessen organiseren.

Belangrijkste voordelen

• Enorme tijdsbesparing: Voorkom het herhaaldelijk aanmaken van dezelfde les week na week
• Consistentie: Zorg dat alle sessies dezelfde instellingen, prijzen en vereisten hebben
• Betere planning: Beheer baan- en coachbeschikbaarheid over meerdere weken tegelijk
• Professionele presentatie: Spelers zien georganiseerde, terugkerende lessen in de app

Beschikbare herhalingsopties

Bij het aanmaken van een openbare les kun je kiezen uit de volgende herhalingstypen:

• Herkent niet: Een enkele, eenmalige les
• Wekelijks: Herhaalt elke week op dezelfde dag en tijd (meest gekozen optie)
• Tweewekelijks: Herhaalt elke twee weken op dezelfde dag en tijd
• Aangepast: Stel je eigen herhalingspatroon in

Let op: Uit gegevens blijkt dat 95% van de terugkerende openbare lessen een wekelijkse herhaling gebruikt.

Hoe maak je een terugkerende openbare les aan

1. Ga in het Academy-menu naar het gedeelte Openbare lessen (in de VS Clinics genoemd)
2. Klik op Serie aanmaken
3. Vul de Algemene informatie in: naam, sport (Padel, Tennis of Pickleball) en geslachtsopties
4. Selecteer bij de stap Planning je gewenste Herhaling optie
5. Stel de startdatum, tijd en duur in
6. Bepaal de inschrijvingsdeadline 
7. Wijs Banen toe voor de sessies
8. Wijs één of meerdere Coaches toe aan de les
9. Configureer Betaalgegevens: stel prijzen in en pas voordeelprijzen toe voor lidmaatschappen
10. Bepaal Spelersvereisten: beheer inschrijving op niveau en geslacht
11. Voeg Aanvullende informatie toe: beschrijving en poster (optioneel)
12. Controleer alles en klik op Serie aanmaken om alle sessies te genereren

Belangrijk: Alle terugkerende openbare lessen hebben een maximale duur van 365 dagen vanaf de aanmaakdatum.
Daarnaast worden lessen die langer dan 24 uur duren niet ondersteund voor herhaling. Om herhaling te gebruiken, moeten de start- en einddatum gelijk zijn (voor de eerste les).

Inzicht in openbare lesseries

Wanneer je een terugkerende openbare les aanmaakt, wordt er automatisch een serie aangemaakt om alle gerelateerde sessies te groeperen. Deze serie:

• Bevat alle lesmomenten die als onderdeel van de herhaling zijn aangemaakt
• Heeft een startdatum gelijk aan de eerste les
• Heeft een einddatum van de herhaling gelijk aan de laatste les
• Kan bekeken en beheerd worden vanuit de Serienlijst

Je series bekijken

In het menu Openbare lessen vind je:

• Serienlijst: Toont alle aangemaakte series, zodat je sessies binnen elke serie kunt bekijken en nieuwe kunt toevoegen
• Sessielijst: Toont alle individuele lesdata

Terugkerende openbare lessen beheren

Sessies toevoegen aan een serie

Je kunt een bestaande serie uitbreiden door meer sessies toe te voegen:

1. Open de serie vanuit de Serienlijst
2. Klik op Sessies toevoegen
3. Definieer de nieuwe sessies met hun data en tijden
4. De nieuwe sessies worden toegevoegd aan de bestaande serie

Veelvoorkomende toepassingen:

• Een serie verlengen van augustus tot en met september
• Nieuwe dagen toevoegen aan een bestaand wekelijks schema (bijv. dinsdagen toevoegen aan een les die alleen op donderdag was)

Openbare lesmomenten bewerken

Je hebt flexibiliteit bij het bewerken van terugkerende openbare lessen:

• Individuele sessies bewerken: Pas specifieke lesdata aan zonder andere te beïnvloeden
• Bewerkbare velden zijn onder andere: Algemene informatie, planning, banen, betaalgegevens, spelersvereisten en aanvullende informatie

Let op: Bulk bewerken van alle sessies is in de huidige versie niet mogelijk. Om grote wijzigingen door te voeren, annuleer je de komende sessies en maak je ze opnieuw aan met de nieuwe instellingen.

Openbare lessen annuleren

Je hebt meerdere opties om openbare lesmomenten te annuleren:

Een enkele sessie annuleren

1. Navigeer naar de les die je wilt annuleren
2. Klik op het menu en selecteer Openbare les verwijderen
3. Klik op Verwijderen bevestigen
4. Alleen die specifieke sessie wordt geannuleerd; andere sessies blijven actief

Alle komende sessies annuleren

1. Open een willekeurige sessie uit de lijst of planning
2. Selecteer de annuleringsoptie
3. Kies om alle komende sessies te annuleren
4. Bevestig de annulering

Hele serie annuleren

1. Navigeer naar de Serienlijst
2. Selecteer de serie die je wilt annuleren
3. Klik op Serie annuleren
4. Bevestig de actie
5. Alle toekomstige sessies in de serie worden geannuleerd

Automatische annulering en terugbetalingen

• Met de herhaling worden openbare lessen automatisch geannuleerd als ze niet het minimum aantal spelers bereiken voor de inschrijvingsdeadline.
• In dat geval worden spelers automatisch terugbetaald.
• Op dit moment is het niet mogelijk om spelers uit afgelopen lessen te verwijderen; daarom kunnen in die gevallen geen terugbetalingen worden gedaan.

Terugbetalingen en meldingen

Wanneer je openbare lesmomenten annuleert:

• Alle ingeschreven spelers worden automatisch per e-mail op de hoogte gebracht
• Terugbetalingen worden verwerkt volgens het annuleringsbeleid van je club
• Spelers ontvangen een passende compensatie op basis van je annuleringsvoorwaarden

Annuleringsbeleid

Het annuleringsbeleid voor openbare lessen is afgestemd op het algemene annuleringsbeleid van je club voor boekingen en privélessen.

Coachtoewijzingen en meldingen

Bij het toewijzen van coaches aan terugkerende openbare lessen:

• Meerdere coaches: Je kunt één of meerdere coaches aan elke les toewijzen
• Smart-meldingen: Wanneer een coach aan meerdere sessies tegelijk wordt toegewezen, ontvangt hij/zij één samenvattende e-mail (niet voor elke sessie apart)
• Toewijzing van één sessie: Wanneer een coach aan slechts één les wordt toegevoegd, ontvangt hij/zij een standaard notificatie-e-mail

Conflicten in baan- en coachbeschikbaarheid

Als er conflicten zijn bij het aanmaken van een terugkerende openbare lesserie:

• Het systeem maakt sessies aan waar middelen beschikbaar zijn
• Je ontvangt een e-mail met details over welke sessies niet konden worden aangemaakt
• De e-mail specificeert de data, tijden en redenen voor elk conflict
• Je kunt conflicten vervolgens handmatig oplossen door de serie te openen

Veelvoorkomende conflictsituaties:

• Banen niet beschikbaar op bepaalde data
• Toegewezen coach niet beschikbaar op bepaalde tijden
• Zowel banen als coaches niet beschikbaar

Spelerservaring in de Playtomic-app

Spelers kunnen eenvoudig terugkerende openbare lessen vinden en boeken:

• Lijstweergave op datum: Lessen chronologisch georganiseerd op sessiedatum
• Individuele boeking: Spelers boeken losse sessies, geen hele series
• Duidelijke prijzen: Spelers met voordelen zien hun gepersonaliseerde voordeelprijzen, als deze zijn ingesteld.
• Flexibele deelname: Geen verplichting om alle sessies in een terugkerende les te boeken

Tips voor succes

• Begin met wekelijkse herhaling: Dit is het meest voorkomende patroon en het makkelijkst te beheren
• Controleer coachbeschikbaarheid: Zorg dat coaches beschikbaar zijn voor alle geplande sessies voordat je de serie aanmaakt
• Controleer baanbeschikbaarheid: Bevestig dat banen vrij zijn gedurende de hele herhaalperiode
• Gebruik beschrijvende namen: Zet dag en tijd in de lesnaam (bijv. "Dinsdagochtendles")
• Voeg posters toe: Visuele content verhoogt het aantal boekingen aanzienlijk
• Stel geschikte niveaufilters in: Help spelers lessen te vinden die bij hun niveau passen
• Plan inschrijvingsdeadlines zorgvuldig: Vind een balans tussen late inschrijvingen en operationele behoeften

FAQ

• Kan ik meerdere coaches toewijzen aan één openbare les?
  Ja! Je kunt één of meerdere coaches toewijzen aan elke openbare les.
• Wat is het verschil tussen de inschrijvingsdeadline en het annuleringsbeleid?
  De inschrijvingsdeadline bepaalt tot wanneer spelers zich kunnen inschrijven voor de les. Het annuleringsbeleid bepaalt tot wanneer ingeschreven spelers kunnen annuleren.
• Kan ik terugkerende lessen aanmaken voor verschillende sporten?
  Ja. Openbare lessen ondersteunen Padel en Tennis.
• Hoe werken voordeelprijzen voor terugkerende lessen?
  Wanneer je speciale prijzen instelt, zien spelers met een geldig lidmaatschap of categorie automatisch hun korting bij het boeken van een sessie in de reeks.
• Kan ik het herhalingspatroon wijzigen nadat ik een reeks heb aangemaakt?
  Je kunt het herhalingspatroon van bestaande sessies niet aanpassen. Je kunt echter wel nieuwe sessies toevoegen aan de reeks of sessies annuleren en nieuwe aanmaken.
• Wat gebeurt er als ik een les moet annuleren?
  Je kunt individuele sessies, alle toekomstige sessies of de hele reeks annuleren. Ingeschreven spelers worden op de hoogte gebracht en terugbetaald volgens jouw beleid.
• Moeten spelers alle sessies boeken in een terugkerende les?
  Nee. Spelers kunnen losse sessies boeken uit een terugkerende reeks zonder verplichting om ze allemaal te boeken.
• Hoe lang kan een terugkerende reeks duren?
  Alle terugkerende openbare lessen zijn beperkt tot maximaal 365 dagen vanaf de aanmaakdatum.
• Wat als banen niet beschikbaar zijn op sommige data in mijn herhaling?
  Het systeem maakt sessies aan voor beschikbare data en stuurt je een e-mail met details over welke sessies niet konden worden aangemaakt, zodat je conflicten handmatig kunt oplossen.

Hulp nodig?

Als je vragen hebt over het aanmaken of beheren van terugkerende openbare lessen, neem dan contact op met ons Customer Care-team. We helpen je graag om het beheer van je clinic zo efficiënt mogelijk te maken!