Comment marquer une réservation ou une activité comme payée dans Playtomic Manager

Garder les paiements de votre club à jour permet à votre équipe de rester alignée, réduit les erreurs à la réception et facilite considérablement la clôture de fin de journée. Dans ce guide, vous apprendrez à marquer les paiements comme Payé pour les réservations et les activités dans Playtomic Manager. 

Avant de commencer 

La possibilité pour un administrateur de club de marquer une réservation ou une activité comme payée dépend de ses permissions. Pour ce faire, l'administrateur doit disposer des permissions Calendrier avec accès Voir et Modifier. 

Comment marquer un paiement pour une réservation/activité

1. Ouvrez Playtomic Manager
2. Accédez à Calendrier 
3. Trouvez la réservation ou l'activité
   • Localisez-la par date/heure/terrain, ou recherchez par nom de client via la barre de recherche.
4. Ouvrez les détails de la réservation/activité
5. À côté de chaque participant, vous verrez le montant dû et un bouton Indiqué comme payé.
6. Confirmez le montant
   • Vérifiez que le total correspond au prix de la réservation (remises éventuelles incluses).
   • Si vous devez ajuster le montant par joueur, cliquez sur Modifier et saisissez le montant correct.
7. Sélectionnez le mode de paiement
   • Cliquez sur Indiqué comme payé pour ouvrir le menu déroulant.
   • Choisissez la bonne méthode (ex. : Carte, Espèces, Virement, Porte-monnaie — selon ce que votre club a activé et configuré).
   • Si vous sélectionnez Porte-monnaie, le montant sera prélevé sur le solde du portefeuille du client (lorsque disponible et autorisé pour cette activité/heure).
8. Cliquez sur Enregistrer les modifications
9. Vous verrez désormais la réservation/activité avec le statut Payé. Le paiement apparaîtra également dans votre liste de paiements et dans vos rapports. 

Annuler un paiement ou modifier le mode de paiement

Tu as fait une erreur ou tu dois rembourser un joueur ? Tu peux corriger cela en quelques clics en retirant le participant de la réservation ou de l'activité.

Pour retirer un participant et le rembourser :

1. Ouvre la réservation ou l'activité dans le Calendrier.
2. Clique sur les trois points verticaux (⋮) à côté du participant.
3. Sélectionne Retirer le participant, puis clique sur Enregistrer.

Ce qu'il advient du paiement dépend de la façon dont le joueur a payé :

• Payé en ligne : le remboursement est effectué automatiquement sur son mode de paiement en ligne, ou le montant est recrédité sur son solde de portefeuille du club.
• Payé au club : ton club est responsable de rembourser directement le joueur.

Tu verras la transaction remboursée avec le statut Remboursement dans Paiements > Traités.

Pour modifier le mode de paiement :

(par exemple, tu as indiqué un paiement par carte, mais le joueur a en fait payé en espèces).

1. Retire le participant comme décrit ci-dessus, puis clique sur Enregistrer.
2. Ouvre à nouveau la réservation ou l'activité et ajoute de nouveau le même participant.
3. Clique sur Marquer comme payé, sélectionne le bon mode de paiement, puis clique sur Enregistrer les modifications.

Dans Paiements > Traités, tu verras à la fois le paiement remboursé et le nouveau avec le bon mode de paiement, afin que tes enregistrements restent exacts.

💡 Astuce : Tu peux utiliser ce même processus chaque fois que tu dois rembourser un joueur, retirer un participant, remplacer un participant par quelqu'un d'autre ou corriger un mode de paiement.

Réservations en ligne : gestion des paiements au club 

Si la réservation a été payée en ligne via le paiement fractionné, chaque joueur est censé payer sa part via l'application. Cependant, si un joueur paie au club, assurez-vous de marquer sa part comme Payée dans Playtomic Manager dans les 2 heures suivant la fin du match — sinon le système débitera automatiquement le solde restant au propriétaire de la réservation. Si cela se produit, le club devra rembourser directement le propriétaire de la réservation. 

Important : Cette fenêtre de 2 heures peut se fermer plus tôt que prévu. Dès qu'un joueur télécharge le résultat du match dans l'application, son paiement ne peut plus être marqué comme Payé — même si tu es encore dans les 2 heures.

Pour éviter de manquer la fenêtre, nous te recommandons de marquer le paiement d'un joueur comme Payé dès qu'il paie au club — idéalement avant le début du match, plutôt que d'attendre la fin.

💬 Besoin d'aide ? 

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