Récurrence des cours publics : simplifiez la planification de vos cours

Crée et gère des cours publics récurrents (appelés cliniques aux États-Unis) efficacement grâce à notre nouvelle fonctionnalité de récurrence. Au lieu de créer manuellement des dizaines de cours chaque semaine, tu peux désormais définir un planning récurrent et gérer toutes les séances ensemble en tant que série.

Qu'est-ce que la récurrence des cours publics ?

La récurrence des cours publics te permet de créer plusieurs séances de cours en une seule fois en définissant un schéma de récurrence. C'est particulièrement utile pour les clubs qui organisent des cours réguliers.

Principaux avantages

• Gain de temps considérable : Élimine le travail répétitif de création du même cours semaine après semaine
• Cohérence : Garantis que toutes les séances ont la même configuration, tarification et exigences
• Meilleure planification : Gère la disponibilité des courts et des coachs sur plusieurs semaines en une seule fois
• Présentation professionnelle : Les joueurs voient des cours organisés et récurrents dans l'application

Options de récurrence disponibles

Lors de la création d'un cours public, tu peux choisir parmi les types de récurrence suivants :

• Ne se répète pas : Un seul cours, ponctuel
• Hebdomadaire : Se répète chaque semaine le même jour et à la même heure (option la plus populaire)
• Bimensuel : Se répète toutes les deux semaines le même jour et à la même heure
• Personnalisé : Défini ton propre schéma de récurrence

Remarque : Les données montrent que 95 % des cours publics récurrents utilisent la récurrence hebdomadaire.

Comment créer un cours public récurrent

1. Dans le menu Académie, va dans la section Cours publics (appelée Cliniques aux États-Unis)
2. Clique sur Créer une série
3. Renseigne les Informations générales : nom, sport (Padel, Tennis ou Pickleball) et options de genre
4. À l'étape Planning, sélectionne ton option de Récurrence préférée
5. Définis la date de début, l'heure et la durée
6. Définis la date limite d'inscription 
7. Assigne les Courts pour les séances
8. Assigne un ou plusieurs Coachs au cours
9. Configure les Détails de paiement : définis les tarifs et applique les tarifs préférentiels pour les membres
10. Définis les Exigences pour les joueurs : contrôle l'inscription au cours par niveau et par genre
11. Ajoute des Informations supplémentaires : description et affiche (optionnel)
12. Vérifie et clique sur Créer une série pour générer toutes les séances

Important : Tous les cours publics récurrents ont une limite maximale de 365 jours à partir de la date de création.
De plus, les cours d'une durée supérieure à 24 heures ne prennent pas en charge la récurrence. Pour utiliser la récurrence, la date de début et de fin doit être la même (pour le premier cours).

Créer des séries de cours publics à partir de ton planning

Tu peux également créer des cours publics récurrents directement depuis ton planning. Clique simplement sur un créneau horaire dans ton calendrier et sélectionne Série de cours publics dans le menu déroulant. Cela ouvrira l'écran de création, où tu pourras suivre les mêmes étapes décrites ci-dessus pour configurer tes cours récurrents.

Comprendre les séries de cours publics

Lorsque tu crées un cours public récurrent, une série est automatiquement créée pour regrouper toutes les séances associées. Cette série :

• Contient toutes les séances de cours créées dans le cadre de la récurrence
• A une date de début égale à la première séance
• A une date de fin de récurrence égale à la dernière séance
• Peut être consultée et gérée depuis la liste des séries

Voir tes séries

Dans le menu Cours publics, tu trouveras :

• Liste des séries : Affiche toutes les séries créées, te permettant de voir les séances de chaque série et d'en ajouter de nouvelles
• Liste des séances : Affiche toutes les dates individuelles de cours

Gérer les cours publics récurrents

Ajouter des séances à une série

Tu peux étendre une série existante en ajoutant d'autres séances :

1. Ouvre la série depuis la liste des séries
2. Clique sur Ajouter des séances
3. Définis les nouvelles séances avec leurs dates et horaires
4. Les nouvelles séances seront ajoutées à la série existante

Cas d'usage courants :

• Prolonger une série d'août à septembre
• Ajouter de nouveaux jours à un planning hebdomadaire existant (ex : ajouter les mardis à un cours initialement prévu uniquement le jeudi)

Modifier les séances de cours publics

Tu as de la flexibilité lors de la modification des cours publics récurrents :

• Modifier des séances individuelles : Apporte des changements à des dates de cours spécifiques sans affecter les autres
• Champs modifiables : Informations générales, planning, courts, détails de paiement, exigences pour les joueurs et informations supplémentaires

Remarque : La modification en masse de toutes les séances n'est pas disponible dans la version actuelle. Pour effectuer des modifications globales, annule les séances à venir et recrée-les avec les nouveaux paramètres.

Annuler des cours publics

Tu as plusieurs options pour annuler des séances de cours publics :

Annuler une seule séance

1. Va sur la séance de cours que tu souhaites annuler
2. Clique sur le menu et sélectionne Supprimer le cours public
3. Clique sur Confirmer la suppression du cours public
4. Seule cette séance spécifique sera annulée ; les autres séances restent actives

Annuler toutes les séances à venir

1. Ouvre n'importe quelle séance depuis la liste ou le planning
2. Sélectionne l'option d'annulation
3. Choisis d'annuler toutes les séances à venir
4. Confirme l'annulation

Annuler toute la série

1. Va dans la liste des séries
2. Sélectionne la série que tu souhaites annuler
3. Clique sur Annuler la série
4. Confirme l'action
5. Toutes les séances futures de la série seront annulées

Annulation automatique et remboursements

• Avec la récurrence, les cours publics sont automatiquement annulés s'ils n'atteignent pas le nombre minimum de joueurs avant la date limite d'inscription.
• Dans ce cas, les joueurs sont automatiquement remboursés.

Remboursements et notifications

Lorsque tu annules des séances de cours publics :

• Tous les joueurs inscrits sont automatiquement notifiés par e-mail
• Les remboursements sont traités selon la politique d'annulation de ton club
• Les joueurs reçoivent la compensation appropriée selon tes conditions d'annulation

Politique d'annulation

La politique d'annulation des cours publics est alignée sur la politique générale d'annulation de ton club pour les réservations et les cours privés.

Attribution des coachs et notifications

Lors de l'attribution des coachs aux cours publics récurrents :

• Coachs multiples : Tu peux attribuer un ou plusieurs coachs à chaque cours
• Notifications intelligentes : Lorsqu'un coach est assigné à plusieurs séances en même temps, il reçoit un seul e-mail récapitulatif (et non un e-mail séparé pour chaque séance)
• Attribution à une seule séance : Lorsqu'un coach est ajouté à un seul cours, il reçoit un e-mail de notification standard

Conflits de disponibilité des courts et des coachs

En cas de conflits lors de la création d'une série de cours publics récurrents :

• Le système créera les séances là où les ressources sont disponibles
• Tu recevras une notification par e-mail détaillant les séances qui n'ont pas pu être créées
• L'e-mail précise les dates, horaires et raisons de chaque conflit
• Tu pourras ensuite résoudre manuellement les conflits en accédant à la série

Scénarios de conflit courants :

• Courts non disponibles à certaines dates
• Coach assigné non disponible à certains horaires
• Courts et coachs tous deux indisponibles

Expérience joueur dans l'application Playtomic

Les joueurs peuvent facilement trouver et réserver des cours publics récurrents :

• Vue en liste par date : Cours organisés chronologiquement par date de séance
• Réservation individuelle : Les joueurs réservent des séances uniques, pas toute la série
• Tarification claire : Les joueurs bénéficiant d'avantages voient leur tarif personnalisé, si des tarifs spéciaux ont été définis.
• Engagement flexible : Aucune obligation de réserver toutes les séances d'un cours récurrent

Conseils pour réussir

• Commence par la récurrence hebdomadaire : C'est le schéma le plus courant et le plus facile à gérer
• Vérifie la disponibilité des coachs : Assure-toi que les coachs sont disponibles pour toutes les séances prévues avant de créer la série
• Vérifie la disponibilité des courts : Confirme que les courts sont libres pour toute la période de récurrence
• Utilise des noms descriptifs : Indique le jour et l'heure dans le nom du cours (ex : "Cours du mardi matin")
• Ajoute des affiches : Le contenu visuel augmente significativement les réservations
• Définis des filtres de niveau appropriés : Aide les joueurs à trouver des cours adaptés à leur niveau
• Planifie soigneusement les dates limites d'inscription : Trouve le bon équilibre entre inscriptions tardives et besoins opérationnels

FAQ

• Puis-je attribuer plusieurs coachs à un cours public ?
  Oui ! Tu peux attribuer un ou plusieurs coachs à chaque session de cours public.
• Quelle est la différence entre la date limite d'inscription et la politique d'annulation ?
  La date limite d'inscription détermine jusqu'à quand les joueurs peuvent réserver le cours. La politique d'annulation détermine jusqu'à quand les joueurs inscrits peuvent annuler.
• Puis-je créer des cours récurrents pour différents sports ?
  Oui. Les cours publics prennent en charge le Padel et le Tennis.
• Comment fonctionnent les tarifs préférentiels pour les cours récurrents ?
  Lorsque tu définis des tarifs spéciaux, les joueurs ayant les abonnements ou catégories concernés voient automatiquement leur tarif réduit lors de la réservation de n'importe quelle session de la série.
• Puis-je modifier le schéma de récurrence après avoir créé une série ?
  Tu ne peux pas modifier le schéma de récurrence des sessions existantes. Cependant, tu peux ajouter de nouvelles sessions à la série ou annuler des sessions et en créer de nouvelles.
• Que se passe-t-il si je dois annuler un cours ?
  Tu peux annuler des sessions individuelles, toutes les sessions à venir ou toute la série. Les joueurs inscrits seront notifiés et remboursés selon ta politique.
• Les joueurs doivent-ils réserver toutes les sessions d'un cours récurrent ?
  Non. Les joueurs peuvent réserver des sessions individuelles d'une série récurrente sans obligation de toutes les réserver.
• Combien de temps une série récurrente peut-elle durer ?
  Toutes les séries de cours publics récurrents sont limitées à un maximum de 365 jours à partir de la date de création.
• Que faire si des courts ne sont pas disponibles à certaines dates de ma récurrence ?
  Le système créera des sessions pour les dates disponibles et t'enverra un e-mail avec les détails des sessions qui n'ont pas pu être créées, afin que tu puisses résoudre les conflits manuellement.

Besoin d'aide ?

Si tu as des questions sur la création ou la gestion de cours publics récurrents, contacte notre équipe du service client. Nous sommes là pour t'aider à optimiser la gestion de ta clinique !