Hoe markeer je een reservering of activiteit als betaald in Playtomic Manager

Het up-to-date houden van de betalingen van je club helpt je team op één lijn te blijven, vermindert fouten bij de receptie en maakt de afstemming aan het einde van de dag veel eenvoudiger. In deze gids leer je hoe je betalingen als Betaald kunt markeren voor zowel boekingen als activiteiten in Playtomic Manager.

Voordat je begint

Of een clubbeheerder een boeking of activiteit als betaald kan markeren, hangt af van zijn of haar rechten. Hiervoor moet de beheerder Schema-rechten hebben met Bekijken en Bewerken toegang.

Hoe markeer je een betaling voor een boeking/activiteit

1. Open Playtomic Manager
2. Ga naar Schema
3. Zoek de boeking of activiteit
   • Vind deze op datum/tijd/baan, of zoek op klantnaam via de zoekbalk.
4. Open de details van de boeking/activiteit
5. Naast elke deelnemer zie je het verschuldigde bedrag en een knop Markeren als betaald.
6. Bevestig het bedrag
   • Controleer of het totaal overeenkomt met de prijs van de boeking (inclusief eventuele kortingen).
   • Als je het bedrag per speler wilt aanpassen, klik op Bewerken en voer het juiste bedrag in.
7. Selecteer de betaalmethode
   • Klik op Markeren als betaald om het dropdownmenu te openen.
   • Kies de juiste methode (bijv. Kaart, Contant, Overschrijving, Wallet—afhankelijk van wat je club heeft ingeschakeld en ingesteld).
   • Als je Wallet selecteert, wordt het bedrag afgeschreven van het wallet-saldo van de klant (wanneer beschikbaar en toegestaan voor die activiteit/tijd).
8. Klik op Wijzigingen opslaan
9. Je ziet nu de boeking/activiteit met de status Betaald. De betaling verschijnt ook in je Betalingen lijst en rapporten.

Een betaling ongedaan maken of de betaalmethode wijzigen

Een fout gemaakt of moet je een speler terugbetalen? Je kunt dit in een paar klikken oplossen door de deelnemer uit de boeking of activiteit te verwijderen.

Om een deelnemer te verwijderen en terug te betalen:

1. Open de boeking of activiteit in het Rooster.
2. Klik op de drie verticale stippen (⋮) naast de deelnemer.
3. Selecteer Deelnemer verwijderen en klik vervolgens op Opslaan.

Wat er met de betaling gebeurt, hangt af van hoe de speler heeft betaald:

• Online betaald: de terugbetaling wordt automatisch uitgevoerd naar hun online betaalmethode, of het bedrag wordt teruggestort op hun clubportemonnee.
• In de club betaald: jouw club is verantwoordelijk voor het direct terugbetalen van de speler.

Je ziet de terugbetaalde transactie met de status Terugbetaling in Betalingen > Verwerkt.

Om de betaalmethode te wijzigen:

(bijvoorbeeld: je hebt een betaling als Kaart gemarkeerd, maar de speler heeft eigenlijk contant betaald).

1. Verwijder de deelnemer zoals hierboven beschreven en klik op Opslaan.
2. Open de boeking of activiteit opnieuw en voeg dezelfde deelnemer weer toe.
3. Klik op Markeren als betaald, selecteer de juiste betaalmethode en klik op Wijzigingen opslaan.

In Betalingen > Verwerkt zie je zowel de terugbetaalde betaling als de nieuwe met de juiste betaalmethode, zodat je administratie klopt.

💡 Tip: Je kunt deze werkwijze altijd gebruiken wanneer je een speler moet terugbetalen, een deelnemer wilt verwijderen, een deelnemer wilt vervangen door iemand anders of een betaalmethode wilt corrigeren.

Online boekingen: betalingen afhandelen bij de club

Als de reservering online is betaald via gesplitste betaling, wordt van elke speler verwacht dat hij zijn deel via de app betaalt. Betaalt een speler echter bij de club, zorg er dan voor dat je zijn deel als Betaald markeert in Playtomic Manager binnen 2 uur na het einde van de wedstrijd — anders brengt het systeem het resterende bedrag automatisch in rekening bij de eigenaar van de boeking. Als dat gebeurt, moet de club de eigenaar van de boeking rechtstreeks terugbetalen.

Belangrijk: Dit venster van 2 uur kan eerder sluiten dan verwacht. Zodra een speler de uitslag van de wedstrijd in de app uploadt, kan hun betaling niet meer als Betaald worden gemarkeerd — zelfs als je nog binnen de 2 uur zit.

Om te voorkomen dat je het venster mist, raden we aan om de betaling van een speler direct als Betaald te markeren zodra ze bij de club betalen — bij voorkeur voordat de wedstrijd begint, in plaats van te wachten tot deze is afgelopen.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact opnemen met ons Customer Care-team. We staan voor je klaar!