Juridische documenten in Playtomic: Vrijwaringsverklaringen en Algemene Voorwaarden

Je kunt spelers nu vragen om de Vrijwaring en/of Algemene Voorwaarden van je club te accepteren voordat ze een aankoop voltooien in Playtomic. Spelers bekijken de documenten via een link en bevestigen hun akkoord met een selectievakje. Als je later een document bijwerkt, wordt aan spelers gevraagd om de nieuwe versie opnieuw te accepteren.

Wat zijn juridische documenten (overeenkomsten)?

Juridische documenten zijn door de club beheerde documenten die spelers moeten accepteren om deel te nemen aan online activiteiten.

Je kunt aanmaken:

• Algemene Voorwaarden (AV): geldt meestal voor alle producten.
• Vrijwaring: geldt meestal voor specifieke producten of activiteiten.

Elke keer dat je een document bewerkt, maakt Playtomic automatisch een nieuwe versie aan. Als er een nieuwe versie actief is, moeten spelers deze opnieuw accepteren wanneer dat vereist is.

Waar vind je dit in Playtomic Manager

Ga naar:

• Instellingen → Overeenkomsten

Vanaf daar kun je:

• Nieuwe documenten aanmaken
• Bestaande documenten bewerken (maakt een nieuwe versie aan)
• Documenten activeren of deactiveren
• Bekijken wat er momenteel actief is

Hoe stel je een vrijwaring of algemene voorwaarden in

Wanneer je een document aanmaakt of bewerkt, stel je het volgende in:

1. Naam

   Geef het een duidelijke titel die spelers herkennen bij het afrekenen.

2. Type

   Kies Vrijwaring, Algemene Voorwaarden of Gecombineerd document (één document dat zowel AV + Vrijwaring dekt).

3. Van toepassing op

   Kies waar het document vereist is.

   • Algemene Voorwaarden worden meestal ingesteld voor alle producten.
   • Vrijwaringen kunnen worden toegewezen aan specifieke producten (bijvoorbeeld boekingen, wedstrijden, toernooien, cursussen).

4. Inhoud

   Schrijf of plak de tekst van het document. 

5. Activeren

   Zorg ervoor dat het document actief is zodat het aan spelers kan worden gevraagd.

Belangrijke regels om te weten

• Een club kan Algemene Voorwaarden en Vrijwaringen tegelijk actief hebben.
• Als beide van toepassing zijn op dezelfde activiteit, moet de speler beide accepteren.
• Het bewerken van een document (zelfs een kleine wijziging) maakt een nieuwe versie aan.

Wat spelers zien in de app

Spelers worden gevraagd om vereiste documenten te accepteren op belangrijke momenten.

Tijdens het afrekenen (boekingen, wedstrijden, lessen, toernooien, cursussen…)

Als een speler een openstaand document heeft:

• Ziet hij een toestemmingsvakje.
• Kan hij tikken om het volledige document te openen en te lezen.
• Kan hij niet doorgaan totdat hij accepteert.

Na acceptatie:

• Gaat de aankoop normaal verder.
• Het systeem slaat de acceptatie op met een tijdstempel.
• De speler ontvangt een bevestigingsmail met een kopie van het geaccepteerde document.

Deelnemen aan een wedstrijd zonder afrekenen

Wanneer een speler deelneemt aan een wedstrijd die door iemand anders is betaald:

• Als er openstaande documenten zijn, verschijnt er een pop-up onderaan waarin gevraagd wordt om te accepteren voordat hij wordt toegevoegd.
• De speler moet accepteren om aan de wedstrijd te worden toegevoegd. Als hij weigert, wordt hij niet toegevoegd aan de wedstrijd.

Hoe het werkt als je een document bijwerkt

Als je de tekst wijzigt of bijwerkt op welke producten een document van toepassing is:

• Playtomic maakt een nieuwe versie aan.
• Spelers die eerder hebben geaccepteerd, worden gevraagd opnieuw te accepteren de volgende keer dat het document vereist is.

Dit helpt je om je documenten up-to-date te houden en zorgt ervoor dat acceptaties altijd gekoppeld zijn aan de laatste versie.

Hoe controleer je wie heeft geaccepteerd (en wie nog openstaat)

In Playtomic Manager open je een klantprofiel en ga je naar het tabblad Overeenkomsten.

Daar kun je zien:

• Welke documenten ondertekend zijn en welke openstaand zijn
• De datum en tijd van acceptatie

Dit is handig voor:

• Begrijpen waarom iemand wordt geblokkeerd bij het afrekenen
• Het verifiëren van acceptatie bij een geschil

FAQ

• Waarom wordt een speler geblokkeerd bij het voltooien van een aankoop?
  Meestal betekent dit dat er een openstaande vrijwaring en/of algemene voorwaarden zijn die moeten worden geaccepteerd.
   
• Een speler zegt dat hij al heeft geaccepteerd, waarom wordt er opnieuw gevraagd?
  Veelvoorkomende redenen:
  - Je hebt het document bijgewerkt, dus een nieuwe versie moet nu worden geaccepteerd.
  - De aankoop is voor een ander producttype met een andere vrijwaring.  
• Ondertekenen spelers met een handtekening?
  Nee. Acceptatie gebeurt via een selectievakje en de acceptatie wordt opgeslagen met een tijdstempel.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact met ons opnemen via de live chat. We staan voor je klaar!