Hoe importeer je gebruikers en voordelen in Playtomic Manager

Met de klantimport kun je meerdere spelers tegelijk toevoegen aan Playtomic Manager — en eventueel direct voordelen (categorieën of lidmaatschappen) toewijzen. Je kunt importeren op clubniveau of voor je hele keten.

Voor je begint

Als je voordelen samen met klanten importeert, zorg er dan voor dat deze voordelen al zijn aangemaakt in PT Manager:

• Club-toegewezen voordelen (categorieën) → Hoe maak/bewerk je een gebruikerscategorie
• Voordelen verkocht als lidmaatschap → Club Lidmaatschap Functie

Stap 1 — Bereid je spreadsheet voor

🎾 Maak een spreadsheet met de volgende kolommen.

🚨 Velden gemarkeerd met * zijn verplicht. De rest mag leeg blijven, maar verwijder de kolommen of kopteksten niet anders mislukt de import.

• name\*: naam van de gebruiker
• email\*: e-mailadres van de gebruiker
• phone_number: telefoonnummer van de gebruiker. Dit moet de internationale landcode bevatten (bijv. voor Spanje is dat 34). Dit moet de landcode zijn van het land waar je Club zich bevindt, niet die van de spelers.
• gender: geslacht van de gebruiker (male of female)
• birthdate: geboortedatum van de gebruiker in het formaat jaar-maand-dag (JJJJ-MM-DD).
• category_name: moet exact overeenkomen met de naam van een bestaande categorie in het systeem
• category_expires: de vervaldatum van de gebruikerscategorie in het formaat JJJJ-MM-DD. Moet vandaag of later zijn
• benefit_price_id: voor lidmaatschapsvoordelen — bepaalt de verlengingsprijs
• next_due_date: volgende verlengingsdatum van het lidmaatschap (JJJJ-MM-DD).

Stap 1 — Het document omzetten naar CSV-formaat

🎾 Zodra je alle informatie hebt ingevuld, moet je het document omzetten naar CSV-formaat (Comma-Separated Values). We raden aan om hiervoor Google Sheets te gebruiken. Volg deze stappen:

1. Kopieer alle informatie.
2. Selecteer "plakken speciaal".
3. Kies "alleen waarden".

Vervolgens, vanuit hetzelfde document:

1. Klik op "downloaden".
2. Klik op "Comma separated values".

Het systeem downloadt automatisch een bestand in CSV-formaat.

Stap 3 — Gegevens importeren in Playtomic Manager

Zodra de gegevens zijn omgezet naar het CSV-document, ga je naar Playtomic Manager om de import te starten:

1. Ga naar Klanten → Importeren → Nieuwe klanten importeren
2. Bevestig dat je toestemming hebt om de klantgegevens te importeren en klik op Volgende
3. Download het CSV-voorbeeld om het verwachte formaat te controleren
4. Upload je CSV en klik op Volgende
5. Als er rijen met fouten zijn, corrigeer deze wanneer daarom wordt gevraagd

Om te zien wat er misging met specifieke rijen, klik op Foutieve rijen downloaden.

Importeren op organisatieniveau (keten)

Als je meerdere clubs beheert, kun je klanten in één keer over je hele keten importeren; inclusief het toewijzen van voordelen per club.

Je vindt dit bij: Klanten (organisatieoverzicht) → Importeren → Nieuwe klanten importeren

Het proces is hetzelfde, maar het CSV-formaat is anders. Na de standaardkolommen (naam, e-mail, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum) kun je clubspecifieke voordeelkolommen toevoegen met dit naamgevingspatroon:

• CAT_IMP-[clubnaam]-cat_name: naam van het voordeel dat aan die club moet worden toegekend (moet al bestaan)
• CAT_IMP-[clubnaam]-exp_date: vervaldatum van het voordeel, indien van toepassing (JJJJ-MM-DD)
• CAT_IMP-[clubnaam]-benefit_price_id: voordeel verkocht als lidmaatschap — verlengingsprijs
• CAT_IMP-[clubnaam]-next_due_date: voordeel verkocht als lidmaatschap — verlengingsdatum (JJJJ-MM-DD)

Na uploaden verschijnen klanten in:

• De Klantenlijst (als organisatieklanten)
• De klantenlijst van elke club waar ze een voordeel hebben gekregen

💡 Gebruik het CSV-voorbeeld in het organisatie-importproces; dit is anders dan de versie voor één club en toont het exacte kolomformaat dat vereist is.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? We staan voor je klaar! Neem gerust contact op met ons Customer Care team.