Hoe voeg je klanten toe, bewerk je ze en verwijder je ze

Playtomic Manager is ontworpen om het runnen van je sportclub makkelijker te maken door je te helpen de klanten-sectie efficiënter te beheren.

Wat je kunt doen in de klanten-sectie

In deze sectie kan je club verschillende belangrijke taken uitvoeren:

1. Nieuwe klanten toevoegen
   Zodra ze geregistreerd zijn, kunnen klanten worden toegevoegd aan bestaande of nieuwe reserveringen.
2. Zoeken naar een klant 
   Gebruik de zoekbalk in je klantenlijst. Voor het beste resultaat zoek je op e-mail of telefoonnummer.
3. Gebruikers importeren
   Importeer eenvoudig gebruikers uit je bestaande database met een CSV-bestand.

Hoe voeg je een klant toe

Om een klant toe te voegen in Playtomic Manager, volg je deze stappen:

1. Klik op Klanten in het menu aan de linkerkant.
2. Klik op de knop "Nieuwe klant".
3. Vul de informatievelden in en klik vervolgens op "Opslaan".

Informatievelden zijn onder andere:

• Volledige naam
• E-mail
• Telefoon
• Geslacht
• Land
• Privé notities

⚠️Let op: De gegevens die je hier invoert behoren tot het eigen klantendossier van je club. Mocht deze persoon later toch een Playtomic-account blijken te hebben, dan hoeven jouw gegevens niet overeen te komen — beide worden onafhankelijk beheerd.

Hoe bewerk je een klant

Om de gegevens van een klant te bewerken:

1. Klik op Klanten in het menu aan de linkerkant.
2. Klik op hun naam in de lijst
3. Er opent een nieuw venster waarin je de klantgegevens kunt bijwerken. Deze velden zijn altijd bewerkbaar door je club, ongeacht of de klant een Playtomic-account heeft.

Als de klant een actief Playtomic-account heeft en ermee heeft ingestemd zijn gegevens met je club te delen (meestal door je algemene voorwaarden te accepteren via een online betaling), zie je ook hun eigen Playtomic-profiel — naam, foto, sportniveau en contactgegevens — naast jouw invoer. Dat deel wordt beheerd door de speler zelf en is niet te bewerken vanuit Playtomic Manager.

Clubklanten vs. Playtomic-klanten

In de klantenlijst en het profieloverzicht zie je twee soorten vermeldingen:

• Alleen-clubklanten: handmatig toegevoegd door je club, met een basisprofiel. Deze hebben geen gekoppeld Playtomic-account.
• Playtomic-klanten: hebben een actief Playtomic-account, weergegeven met hun avatar, gebruikersnaam, sportniveau en (zodra gedeeld met je club) hun Playtomic-contactgegevens.

Beide typen zijn volledig te beheren vanuit Playtomic Manager — het verschil geeft alleen aan of de speler ook een app-account heeft.

In het gebruikerspaneel heb je ook toegang tot:

• Reserveringsgeschiedenis
• Club Wallet-saldo en transacties
• Voordelen toegekend door de club of verkocht als lidmaatschap
• Gezinsleden (Je kunt gezinsleden toevoegen en een directe koppeling maken met het hoofdklantprofiel. Zo kan de hoofdklant alle communicatie en betalingen beheren namens de gekoppelde gezinsleden.)
• Overeenkomsten: bekijk de lijst met documenten (voorwaarden en vrijwaringen) die de gebruiker heeft ondertekend.
• Privé notities: een vrij tekstveld dat alleen zichtbaar is voor je club — nooit voor de speler. Gebruik het om zaken als klantvoorkeuren, t-shirtmaat of herinneringen voor je personeel te noteren.

Hoe verwijder je een klant

Om een klant te verwijderen:

1. Klik op Klanten in het menu aan de linkerkant.
2. Klik op hun naam in de lijst
3. Selecteer het grijze prullenbak-icoon rechtsboven in het scherm.

🚨Belangrijk: Het verwijderen van een klant uit Playtomic Manager verwijdert deze alleen uit je clubdatabase. Het verwijdert niet het Playtomic-profiel van de speler. Alleen de speler kan zijn Playtomic-profiel verwijderen in de Playtomic-app of door contact op te nemen met Customer Care.

Een verwijderde klant herstellen 

Als je per ongeluk een klant hebt verwijderd, kun je de klant herstellen door hem opnieuw aan te maken:

1. Ga naar Klanten > Nieuwe klant.
2. Maak het profiel opnieuw aan met het e-mailadres van de klant.

Als je het e-mailadres niet hebt, neem dan contact op met Customer Care voor hulp.

Zodra het profiel opnieuw is aangemaakt, worden de boekingsgeschiedenis en eventueel wallettegoed van de klant hersteld.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact opnemen met ons Customer Care-team. We staan voor je klaar!