Klanten in Playtomic Manager: veelvoorkomende problemen en hoe ze op te lossen

💡Dit artikel verzamelt de meest voorkomende vragen over klantprofielen in Playtomic Manager: hoe profielfoto's werken, waarom een klant mogelijk niet verschijnt, wat te doen met dubbele profielen en hoe je minderjarigen beheert; zodat je deze snel kunt oplossen en alles soepel blijft verlopen.

1) Profielfoto's 

Profielfoto's worden bijgewerkt in de Playtomic app. Elke wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd met Playtomic Manager. Clubs kunnen de profielfoto's van klanten niet wijzigen vanuit Playtomic Manager; elke persoon (klant of beheerder) moet zijn eigen foto bijwerken in de app door deze stappen te volgen:

1. Open de Playtomic app.
2. Ga naar je profiel.
3. Tik op Profiel bewerken.
4. Tik op de profielfoto.
5. Kies een nieuwe foto (camera of galerij) en sla op.

2) Een speler verschijnt niet in de klantenlijst

Als een speler niet in je Klantenlijst in Playtomic Manager verschijnt, komt dat meestal door een van deze redenen:

• Nog geen boekingen: ze moeten minstens één boeking bij je club hebben gemaakt voordat ze automatisch verschijnen.
• Verschillende contactgegevens: ze kunnen zich hebben geregistreerd met andere gegevens dan degene waarop je zoekt (e-mail, telefoon of naam).
• Ze zijn een bezoeker, nog geen klant: als je een Bezoeker-badge naast de naam van een speler in een boeking ziet, betekent dit dat ze niet als clubklant zijn geregistreerd. Dit kan gebeuren, zelfs als ze aan een boeking zijn toegevoegd of als een betaling als betaald is gemarkeerd — deze acties maken niet langer automatisch een klantenprofiel aan.

Hoe spelers clubklanten worden

Een speler wordt als clubklant geregistreerd wanneer:

• Ze betalen voor een boeking of activiteit bij je club via de app.
• Een manager ze handmatig toevoegt via de Nieuwe klant-flow in de Klantenlijst.

⚠️ Let op: Een betaling als betaald markeren in Playtomic Manager maakt niet langer automatisch een klantenprofiel aan.

📌 Een opmerking over betalingen aan de balie (contant of met kaart)

Betalingen aannemen in de club — contant of met kaart — is niet hetzelfde als wanneer de speler ermee instemt om zijn Playtomic-gegevens met jouw club te delen. Die toestemming wordt alleen gegeven via een online betaling of wanneer de speler de Algemene Voorwaarden van jouw club accepteert.

Als jouw club de meeste betalingen aan de balie ontvangt, zul je merken dat er nieuwe klantprofielen binnenkomen zonder dat het telefoonnummer of andere contactgegevens vooraf zijn ingevuld. Dit is normaal — er is niets verdwenen. Het betekent gewoon dat deze speler zijn Playtomic-contactgegevens nog niet met jouw club heeft gedeeld. Alle klanten die je al had, en alle gegevens die je zelf hebt ingevoerd, blijven onaangetast en volledig beschikbaar, ook bij exporteren.

Voeg een speler handmatig toe 

Als een speler als Bezoeker in een boeking staat en je wilt hem als klant registreren, kun je dit direct vanuit de boeking doen — zoek naar de optie Klant toevoegen. Je moet hun Playtomic e-mailadres invoeren om hun account correct te koppelen.

Je kunt ze ook toevoegen vanuit de Klantenlijst. Voor gedetailleerde stappen: Hoe Klanten toe te voegen, te bewerken of te verwijderen

3) Dubbele klantprofielen (meerdere inlogmethoden)

Een speler kan meer dan één Playtomic-profiel hebben als hij zich registreert of inlogt met verschillende methoden (bijvoorbeeld: e-mail & wachtwoord, Google of Apple). Playtomic beschouwt elke inlogmethode als een apart account.

Als de speler bij jouw club heeft geboekt met verschillende profielen, kun je meerdere vermeldingen voor die persoon zien in de Klanten lijst in Playtomic Manager.

Hoe los je dit op

1. Ga naar Klanten.
2. Verwijder de dubbele vermelding die niet handmatig is aangemaakt.

Dit helpt ook als je het telefoonnummer niet kunt wijzigen.

🚨Belangrijk: Het verwijderen van een klant uit Playtomic Manager verwijdert hem alleen uit jouw clubdatabase. Het verwijdert niet het Playtomic-profiel van de speler. Alleen de speler zelf kan zijn Playtomic-profiel verwijderen in de Playtomic app of door contact op te nemen met Customer Care.

4) Minderjarigen: klantprofielen aanmaken en beheren

Clubs kunnen klantprofielen aanmaken zonder een Playtomic-account, ook voor minderjarigen. Dit helpt clubs om boekingen voor minderjarigen direct te beheren.

Maak een handmatig klantprofiel aan voor een minderjarige (geen Playtomic-account)

1. Ga naar Klanten.
2. Klik op Nieuwe klant.
3. Vul de verplichte velden in:
   • Naam
   • Telefoon
   • E-mail (als de minderjarige geen e-mail heeft, gebruik dan het e-mailadres van de ouder/voogd volgens het clubbeleid)
   • Geslacht
   • Geboortedatum
4. Opslaan.

Dit maakt een profiel aan dat beheerd wordt door de club. Je club kan deze gegevens op elk moment blijven bewerken, zelfs als het e-mailadres later gekoppeld wordt aan een Playtomic-account.

Cursussen: voeg een minderjarige toe als gezinslid

Voor cursussen kan de minderjarige worden toegevoegd als Gezinslid gekoppeld aan een volwassen profiel.

1. Ga naar Klanten.
2. Open het profiel van de volwassene.
3. Open Gezinsleden.
4. Voeg de gegevens van de minderjarige toe.
5. Opslaan.

Meer informatie: Kid's Academy & Hoe schrijf je kinderen in voor een cursus

Boekingen voor minderjarigen 

Boekingen in de app vereisen meestal een Playtomic-account en online betaling. Als de minderjarige geen account heeft, kan de club de boeking intern beheren in Manager, of kan de ouder/voogd boeken namens de minderjarige.

Volgens de juridische voorwaarden van Playtomic: https://playtomic.com/nl/legal-conditions

• Gebruikers moeten minimaal 18 jaar oud zijn om gebruik te maken van de diensten van Playtomic.
• Gebruikers tussen 13 en 18 jaar mogen de dienst gebruiken met toestemming en toezicht van een ouder of voogd.
• Playtomic behoudt zich het recht voor om op elk moment een bewijs van leeftijd te vragen.

Wat als dat e-mailadres later een Playtomic-account wordt?

Als dat e-mailadres later wordt gekoppeld aan een Playtomic-account, verschijnen de eigen Playtomic-gegevens van de speler (naam, foto, contactinformatie) naast het klantprofiel — maar alleen nadat de speler de Algemene Voorwaarden van jouw club heeft geaccepteerd (meestal door een online betaling bij jouw club te voltooien). Tot die tijd blijven deze velden verborgen.

Het klantprofiel zelf blijft van jou: jouw club kan de door jou ingevoerde gegevens op elk moment blijven bewerken, ongeacht of de speler een gekoppeld account heeft.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact met ons opnemen. We staan voor je klaar!