Klanten in Playtomic Manager: veelvoorkomende problemen en hoe ze op te lossen

💡Dit artikel verzamelt de meest voorkomende vragen over klantprofielen in Playtomic Manager: hoe profielfoto's werken, waarom een klant mogelijk niet verschijnt, wat te doen met dubbele profielen en hoe je minderjarigen beheert; zodat je deze snel kunt oplossen en alles soepel blijft verlopen.

1) Profielfoto's 

Profielfoto's worden bijgewerkt in de Playtomic app. Elke wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd met Playtomic Manager. Clubs kunnen de profielfoto's van klanten niet wijzigen vanuit Playtomic Manager; elke persoon (klant of beheerder) moet zijn eigen foto bijwerken in de app door deze stappen te volgen:

1. Open de Playtomic app.
2. Ga naar je profiel.
3. Tik op Profiel bewerken.
4. Tik op de profielfoto.
5. Kies een nieuwe foto (camera of galerij) en sla op.

2) Een speler verschijnt niet in de klantenlijst

Als een speler niet verschijnt in je Klanten lijst in Playtomic Manager, komt dat meestal door een van deze redenen:

• Nog geen boekingen: de speler moet minstens één boeking hebben gemaakt in de app voordat hij automatisch verschijnt in je Playtomic Manager.
• Verschillende contactgegevens: de speler heeft zich mogelijk geregistreerd met andere gegevens dan waarmee gezocht wordt (e-mail/telefoon/naam).

Voeg een speler handmatig toe (aanbevolen oplossing)

Maak een nieuwe klant aan met het e-mailadres van de speler. Het systeem koppelt het account automatisch aan het spelersprofiel in de Playtomic app, zolang je hetzelfde e-mailadres gebruikt als de klant in zijn profiel.

• Het telefoonnummer mag in eerste instantie willekeurig zijn; dit wordt automatisch bijgewerkt na het koppelen.

Voor gedetailleerde stappen, gebruik deze gids: Hoe voeg je klanten toe, bewerk je ze of verwijder je ze

3) Dubbele klantprofielen (meerdere inlogmethoden)

Een speler kan meer dan één Playtomic-profiel hebben als hij zich registreert of inlogt met verschillende methoden (bijvoorbeeld: e-mail & wachtwoord, Google of Apple). Playtomic beschouwt elke inlogmethode als een apart account.

Als de speler bij jouw club heeft geboekt met verschillende profielen, kun je meerdere vermeldingen voor die persoon zien in de Klanten lijst in Playtomic Manager.

Hoe los je dit op

1. Ga naar Klanten.
2. Verwijder de dubbele vermelding die niet handmatig is aangemaakt.

Dit helpt ook als je het telefoonnummer niet kunt wijzigen.

🚨Belangrijk: Het verwijderen van een klant uit Playtomic Manager verwijdert hem alleen uit jouw clubdatabase. Het verwijdert niet het Playtomic-profiel van de speler. Alleen de speler zelf kan zijn Playtomic-profiel verwijderen in de Playtomic app of door contact op te nemen met Customer Care.

4) Minderjarigen: klantprofielen aanmaken en beheren

Clubs kunnen klantprofielen aanmaken zonder een Playtomic-account, ook voor minderjarigen. Dit helpt clubs om boekingen voor minderjarigen direct te beheren.

Maak een handmatig klantprofiel aan voor een minderjarige (geen Playtomic-account)

1. Ga naar Klanten.
2. Klik op Nieuwe klant.
3. Vul de verplichte velden in:
   • Naam
   • Telefoon
   • E-mail (als de minderjarige geen e-mail heeft, gebruik dan het e-mailadres van de ouder/voogd volgens het clubbeleid)
   • Geslacht
   • Geboortedatum
4. Opslaan.

Dit maakt een profiel aan dat door de club wordt beheerd en bewerkbaar blijft zolang het niet gekoppeld is aan een Playtomic-account.

Cursussen: voeg een minderjarige toe als gezinslid

Voor cursussen kan de minderjarige worden toegevoegd als Gezinslid gekoppeld aan een volwassen profiel.

1. Ga naar Klanten.
2. Open het profiel van de volwassene.
3. Open Gezinsleden.
4. Voeg de gegevens van de minderjarige toe.
5. Opslaan.

Meer informatie: Kid's Academy & Hoe schrijf je kinderen in voor een cursus

Boekingen voor minderjarigen 

Boekingen in de app vereisen meestal een Playtomic-account en online betaling. Als de minderjarige geen account heeft, kan de club de boeking intern beheren in Manager, of kan de ouder/voogd boeken namens de minderjarige.

Volgens de juridische voorwaarden van Playtomic: https://playtomic.com/nl/legal-conditions

• Gebruikers moeten minimaal 18 jaar oud zijn om gebruik te maken van de diensten van Playtomic.
• Gebruikers tussen 13 en 18 jaar mogen de dienst gebruiken met toestemming en toezicht van een ouder of voogd.
• Playtomic behoudt zich het recht voor om op elk moment een bewijs van leeftijd te vragen.

Wat als dat e-mailadres later een Playtomic-account wordt?

Als het e-mailadres later wordt gekoppeld aan een Playtomic-account, wordt het profiel gesynchroniseerd en is het niet langer bewerkbaar door de club.

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact met ons opnemen. We staan voor je klaar!