Recurrencia de Clases Públicas: Optimiza la Programación de tus Clases

Crea y gestiona clases públicas recurrentes de forma eficiente con nuestra nueva función de recurrencia. En lugar de crear manualmente docenas de clases cada semana, ahora puedes configurar un horario recurrente y gestionar todas las sesiones juntas como una serie.

¿Qué es la recurrencia de clases públicas?

La recurrencia de clases públicas te permite crear varias sesiones de clase a la vez definiendo un patrón recurrente. Esto es especialmente valioso para los clubes que imparten clases regulares.

Beneficios clave

• Ahorro de tiempo masivo: Elimina el trabajo repetitivo de crear la misma clase semana tras semana
• Consistencia: Asegura que todas las sesiones tengan la misma configuración, precios y requisitos
• Mejor planificación: Gestiona la disponibilidad de pistas y entrenadores durante varias semanas a la vez
• Presentación profesional: Los jugadores ven clases organizadas y recurrentes en la app

Opciones de recurrencia disponibles

Al crear una clase pública, puedes elegir entre los siguientes tipos de recurrencia:

• No se repite: Una sola clase, única
• Semanalmente: Se repite cada semana en el mismo día y hora (opción más popular)
• Cada dos semanas: Se repite cada dos semanas en el mismo día y hora
• Personalizado: Define tu propio patrón de recurrencia

Nota: Los datos muestran que el 95% de las clases públicas recurrentes usan recurrencia semanal.

Cómo crear una clase pública recurrente

1. En el menú de la Academia, navega a la sección de Clases públicas (llamadas Clínicas en EE. UU.)
2. Haz clic en Crear serie
3. Rellena la Información general: nombre, deporte (Padel, Tenis o Pickleball) y opciones de género
4. En el paso de Horario, selecciona tu opción de Recurrencia preferida
5. Establece la fecha de inicio, hora y duración
6. Define la fecha límite de inscripción 
7. Asigna pistas para las sesiones
8. Asigna uno o varios entrenadores a la clase
9. Configura los Detalles de pago: establece el precio y aplica precios con beneficios para membresías
10. Define los Requisitos para jugadores: controla la inscripción a la clase por nivel y género
11. Agrega Información adicional: descripción y cartel (opcional)
12. Revisa y haz clic en Crear serie para generar todas las sesiones

Importante: Todas las clases públicas recurrentes tienen un límite máximo de 365 días desde la fecha de creación.
Además, las clases que duren más de 24 horas no admiten recurrencia. Para usar la recurrencia, la fecha de inicio y fin debe ser la misma (para la primera clase).

Crear series de Clase pública desde tu calendario

También puedes crear una Clase pública recurrente directamente desde tu calendario. Simplemente haz clic en un horario en tu calendario y selecciona Serie de Clase pública en el menú desplegable. Esto abrirá la pantalla de creación, donde puedes seguir los mismos pasos descritos anteriormente para configurar tus Clases recurrentes. 

Entendiendo las series de clases públicas

Cuando creas una clase pública recurrente, se crea automáticamente una serie para agrupar todas las sesiones relacionadas. Esta serie:

• Contiene todas las sesiones de clase creadas como parte de la recurrencia
• Tiene una fecha de inicio igual a la primera sesión de clase
• Tiene una fecha de fin de recurrencia igual a la última sesión de clase
• Puede verse y gestionarse desde la lista de Series

Visualización de tus series

En el menú de Clases públicas, encontrarás:

• Lista de series: Muestra todas las series creadas, permitiéndote ver las sesiones dentro de cada serie y añadir nuevas
• Lista de sesiones: Muestra todas las fechas individuales de clase

Gestión de clases públicas recurrentes

Agregar sesiones a una serie

Puedes ampliar una serie existente añadiendo más sesiones:

1. Abre la serie desde la lista de Series
2. Haz clic en Añadir sesiones
3. Define las nuevas sesiones con sus fechas y horas
4. Las nuevas sesiones se añadirán a la serie existente

Casos de uso comunes:

• Extender una serie de agosto a septiembre
• Agregar nuevos días a un horario semanal existente (por ejemplo, añadir martes a una clase que solo era los jueves)

Editar sesiones de clases públicas

Tienes flexibilidad al editar clases públicas recurrentes:

• Edita sesiones individuales: Realiza cambios en fechas específicas de clase sin afectar a las demás
• Campos editables incluyen: Información general, horario, pistas, detalles de pago, requisitos para jugadores e información adicional

Nota: La edición masiva de todas las sesiones no está disponible en la versión actual. Para realizar cambios generales, cancela las próximas sesiones y créalas de nuevo con los nuevos ajustes.

Cancelar clases públicas

Tienes varias opciones para cancelar sesiones de clases públicas:

Cancelar una sola sesión

1. Navega a la sesión de clase que deseas cancelar
2. Haz clic en el menú y selecciona Cancelar clase
3. Haz clic en Esta sesión
4. Solo esa sesión específica será cancelada; las demás sesiones permanecen activas

Cancelar todas las próximas sesiones

1. Abre cualquier sesión desde la lista o el horario
2. Selecciona la opción de cancelación
3. Elige cancelar Esta y el resto de las sesiones
4. Confirma la cancelación

Cancelar toda la serie

1. Navega a la lista de Series
2. Selecciona la serie que deseas cancelar
3. Haz clic en Cancelar serie
4. Confirma la acción
5. Todas las sesiones futuras de la serie serán canceladas

Cancelación automática y reembolsos

• Con la recurrencia, las clases públicas se cancelan automáticamente si no alcanzan el número mínimo de jugadores antes de la fecha límite de inscripción.
• Cuando esto ocurre, los jugadores son reembolsados automáticamente.

Reembolsos y notificaciones

Cuando cancelas sesiones de clases públicas:

• Todos los jugadores inscritos son notificados automáticamente por correo electrónico
• Los reembolsos se procesan según la política de cancelación de tu club
• Los jugadores reciben la compensación correspondiente según tus condiciones de cancelación

Política de cancelación

La política de cancelación para clases públicas está alineada con la política general de cancelación de tu club para reservas y clases privadas.

Asignación de entrenadores y notificaciones

Al asignar entrenadores a clases públicas recurrentes:

• Varios entrenadores: Puedes asignar uno o varios entrenadores a cada clase
• Notificaciones inteligentes: Cuando un entrenador es asignado a varias sesiones a la vez, recibe un solo correo resumen (no correos separados para cada sesión)
• Asignaciones de una sola sesión: Cuando un entrenador se añade solo a una clase, recibe un correo de notificación estándar

Conflictos de disponibilidad de pistas y entrenadores

Si hay conflictos al crear una serie de clases públicas recurrentes:

• El sistema creará sesiones donde los recursos estén disponibles
• Recibirás una notificación por correo detallando qué sesiones no se pudieron crear
• El correo especifica las fechas, horas y motivos de cada conflicto
• Luego puedes resolver los conflictos manualmente accediendo a la serie

Escenarios comunes de conflicto:

• Pistas no disponibles en fechas específicas
• El entrenador asignado no está disponible en ciertos horarios
• Tanto pistas como entrenadores no disponibles

Experiencia del jugador en la app de Playtomic

Los jugadores pueden encontrar y reservar clases públicas recurrentes fácilmente:

• Vista en lista por fecha: Clases organizadas cronológicamente por fecha de sesión
• Reserva individual: Los jugadores reservan sesiones individuales, no series completas
• Precios claros: Los jugadores con beneficios ven su precio personalizado, si se han establecido precios especiales.
• Compromiso flexible: No hay obligación de reservar todas las sesiones de una clase recurrente

Consejos para el éxito

• Comienza con recurrencia semanal: Es el patrón más común y fácil de gestionar
• Verifica la disponibilidad de entrenadores: Asegúrate de que los entrenadores estén disponibles para todas las sesiones antes de crear la serie
• Verifica la disponibilidad de pistas: Confirma que las pistas estén libres durante todo el periodo de recurrencia
• Usa nombres descriptivos: Incluye el día y la hora en los nombres de las clases (por ejemplo, "Clase de martes por la mañana")
• Agrega carteles: El contenido visual aumenta significativamente las reservas
• Establece filtros de nivel adecuados: Ayuda a los jugadores a encontrar clases acordes a su nivel
• Planifica cuidadosamente las fechas límite de inscripción: Equilibra inscripciones tardías con las necesidades operativas

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo asignar varios entrenadores a una sola clase pública?
  ¡Sí! Puedes asignar uno o varios entrenadores a cada sesión de clase pública.
• ¿Cuál es la diferencia entre la fecha límite de inscripción y la política de cancelación?
  La fecha límite de inscripción controla hasta cuándo los jugadores pueden reservar la clase. La política de cancelación controla hasta cuándo los jugadores inscritos pueden cancelar.
• ¿Puedo crear clases recurrentes para diferentes deportes?
  Sí. Las clases públicas admiten pádel y tenis.
• ¿Cómo funcionan los precios de beneficio para clases recurrentes?
  Cuando configuras precios especiales, los jugadores con membresías o categorías aplicables verán automáticamente su precio con descuento al reservar cualquier sesión de la serie.
• ¿Puedo cambiar el patrón de recurrencia después de crear una serie?
  No puedes modificar el patrón de recurrencia de las sesiones existentes. Sin embargo, puedes añadir nuevas sesiones a la serie o cancelar sesiones y crear nuevas.
• ¿Qué sucede si necesito cancelar una clase?
  Puedes cancelar sesiones individuales, todas las próximas sesiones o la serie completa. Los jugadores inscritos serán notificados y reembolsados según tu política.
• ¿Los jugadores tienen que reservar todas las sesiones de una clase recurrente?
  No. Los jugadores pueden reservar sesiones individuales de una serie recurrente sin obligación de reservar todas.
• ¿Cuánto tiempo puede durar una serie recurrente?
  Todas las clases públicas recurrentes están limitadas a un máximo de 365 días desde la fecha de creación.
• ¿Qué pasa si las pistas no están disponibles para algunas fechas de mi recurrencia?
  El sistema creará sesiones para las fechas disponibles y te enviará un correo electrónico con detalles sobre las sesiones que no se pudieron crear, permitiéndote resolver los conflictos manualmente.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes preguntas sobre cómo crear o gestionar clases públicas recurrentes, por favor contacta a nuestro equipo de Atención al Cliente. ¡Estamos aquí para ayudarte a maximizar la eficiencia de la gestión de tu clínica!