Cómo importar usuarios y beneficios en Playtomic Manager

La importación de clientes te permite añadir varios jugadores a Playtomic Manager de una sola vez — y opcionalmente asignarles beneficios (categorías o membresías) al mismo tiempo. Puedes importar a nivel de un solo club o en toda tu cadena.

Antes de empezar

Si vas a importar beneficios junto con los clientes, asegúrate de que esos beneficios ya estén configurados en PT Manager primero:

• Beneficios asignados por el club (categorías) → Cómo crear/editar una categoría de usuario
• Beneficios vendidos como membresías → Función de Membresía del Club

Paso 1 — Prepara tu hoja de cálculo

🎾 Crea una hoja de cálculo con las siguientes columnas.

🚨 Los campos marcados con * son obligatorios. El resto pueden dejarse en blanco, pero no elimines las columnas ni los encabezados o la importación fallará.

• name\*: nombre del usuario
• email\*: correo electrónico del usuario
• phone_number: número de teléfono del usuario. Debe incluir el prefijo internacional del país (por ejemplo, para España es 34). Este debe ser el prefijo del país donde se encuentra tu club, no el de los jugadores.
• gender: género del usuario (male o female)
• birthdate: fecha de nacimiento del usuario en el formato año-mes-día (AAAA-MM-DD).
• category_name: debe coincidir exactamente con el nombre de una categoría existente en el sistema
• category_expires: la fecha de expiración de la categoría de usuario en el formato AAAA-MM-DD. Debe ser hoy o una fecha posterior
• benefit_price_id: para beneficios de membresía — determina el precio de renovación
• next_due_date: próxima fecha de renovación de la membresía (AAAA-MM-DD).

Paso 1 — Convertir el documento a formato CSV

🎾 Una vez completes toda la información, tendrás que convertir el documento a formato CSV (Valores Separados por Comas). Recomendamos usar Google Sheets para realizar esta acción. Por favor, sigue estos pasos:

1. Copia toda la información.
2. Selecciona "pegado especial".
3. Elige "solo valores".

Luego, desde el mismo documento:

1. Haz clic en "descargar".
2. Haz clic en "Valores separados por comas".

El sistema descargará automáticamente un archivo en formato CSV.

Paso 3 — Importar datos en Playtomic Manager

Una vez que los datos estén convertidos en el documento CSV, ve a Playtomic Manager para iniciar la importación:

1. Ve a Clientes → Importaciones → Importar nuevos clientes
2. Confirma que tienes permiso para importar los datos de los clientes, luego haz clic en Siguiente
3. Descarga el CSV de ejemplo para comprobar el formato esperado
4. Sube tu CSV y haz clic en Siguiente
5. Si alguna fila tiene errores, corrígelos cuando se te indique

Para ver qué salió mal en filas específicas, haz clic en Descargar filas con errores.

Importar a nivel de organización (cadena)

Si gestionas varios clubes, puedes importar clientes en toda tu cadena de una sola vez; incluyendo la asignación de beneficios por club.

Encuéntralo en: Clientes (vista de organización) → Importaciones → Importar nuevos clientes

El proceso es el mismo, pero el formato CSV es diferente. Después de las columnas estándar (name, email, phone_number, gender, birthdate), puedes añadir columnas de beneficios específicos por club usando este patrón de nombres:

• CAT_IMP-[clubname]-cat_name: nombre del beneficio para asignar en ese Club (debe existir previamente)
• CAT_IMP-[clubname]-exp_date: fecha de vencimiento del beneficio, si corresponde (AAAA-MM-DD)
• CAT_IMP-[clubname]-benefit_price_id: precio de renovación del beneficio vendido como membresía
• CAT_IMP-[clubname]-next_due_date: fecha de renovación del beneficio vendido como membresía (AAAA-MM-DD)

Una vez subidos, los clientes aparecerán en:

• La lista de clientes (como clientes a nivel de organización)
• La lista de clientes de cada club donde se les haya asignado un beneficio

💡 Usa el CSV de ejemplo dentro del flujo de importación de organización; es diferente al de un solo club y muestra el formato exacto de las columnas requeridas.

💬 ¿Necesitas ayuda?

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