Återkommande offentliga klasser: Förenkla din schemaläggning

Skapa och hantera återkommande öppna klasser (clinics i USA) effektivt med vår nya återkommande-funktion. Istället för att manuellt skapa dussintals klasser varje vecka kan du nu ställa in ett återkommande schema och hantera alla tillfällen tillsammans som en serie.

Vad är återkommande öppna klasser?

Återkommande öppna klasser låter dig skapa flera klastillfällen på en gång genom att definiera ett återkommande mönster. Detta är särskilt värdefullt för klubbar som håller regelbundna klasser.

Viktiga fördelar

• Stora tidsbesparingar: Eliminera det repetitiva arbetet med att skapa samma klass vecka efter vecka
• Konsistens: Säkerställ att alla tillfällen har samma upplägg, prissättning och krav
• Bättre planering: Hantera bana och tränartillgänglighet över flera veckor samtidigt
• Professionell presentation: Spelare ser organiserade, återkommande klasser i appen

Tillgängliga återkommande-alternativ

När du skapar en öppen klass kan du välja mellan följande återkommande-typer:

• Upprepas inte: En enskild, engångsklass
• Varje vecka: Upprepas varje vecka på samma dag och tid (det mest populära alternativet)
• Varannan vecka: Upprepas varannan vecka på samma dag och tid
• Anpassad: Definiera ditt eget återkommande mönster

Obs: Data visar att 95% av återkommande öppna klasser använder veckovis återkommande.

Så skapar du en återkommande öppen klass

1. I menyn Akademi, gå till avsnittet Öppna klasser (kallas Clinics i USA)
2. Klicka på Skapa serie
3. Fyll i Allmän information: namn, sport (Padel, Tennis eller Pickleball) och könsalternativ
4. I steget Schema, välj önskat Återkommande-alternativ
5. Ange startdatum, tid och varaktighet
6. Definiera sista anmälningsdag 
7. Tilldela Banor för tillfällena
8. Tilldela en eller flera Tränare till klassen
9. Konfigurera Betalningsdetaljer: ange pris och tillämpa förmånspriser för medlemskap
10. Definiera Spelarkrav: kontrollera klassens deltagande efter nivå och kön
11. Lägg till Ytterligare information: beskrivning och affisch (valfritt)
12. Granska och klicka på Skapa serie för att generera alla tillfällen

Viktigt: Alla återkommande öppna klasser har en maximal gräns på 365 dagar från skapelsedatumet.
Dessutom stöds inte återkommande för klasser som varar längre än 24 timmar. För att använda återkommande måste start- och slutdatum vara samma (för första klassen).

Skapa offentliga kursserier från ditt schema

Du kan också skapa återkommande offentliga kurser direkt från ditt schema. Klicka bara på en tidslucka i din kalender och välj Offentlig kursserie från rullgardinsmenyn. Detta öppnar skaparskärmen, där du kan följa samma steg som beskrivs ovan för att ställa in dina återkommande kurser. 

Förstå serier för öppna klasser

När du skapar en återkommande öppen klass skapas automatiskt en serie för att gruppera alla relaterade tillfällen. Denna serie:

• Innehåller alla klastillfällen som skapats som en del av återkommande
• Har ett startdatum som är samma som första klastillfället
• Har ett slutdatum för återkommande som är samma som sista klastillfället
• Kan ses och hanteras från serielistan

Visa dina serier

I menyn Öppna klasser hittar du:

• Serielista: Visar alla skapade serier, så att du kan se tillfällen inom varje serie och lägga till nya
• Tillfällen-lista: Visar alla enskilda klassdatum

Hantera återkommande öppna klasser

Lägga till tillfällen i en serie

Du kan utöka en befintlig serie genom att lägga till fler tillfällen:

1. Öppna serien från serielistan
2. Klicka på Lägg till tillfällen
3. Definiera de nya tillfällena med deras datum och tider
4. De nya tillfällena läggs till i den befintliga serien

Vanliga användningsområden:

• Förlänga en serie från augusti till september
• Lägga till nya dagar i ett befintligt veckoschema (t.ex. lägga till tisdagar till en klass som bara är på torsdagar)

Redigera klastillfällen

Du har flexibilitet när du redigerar återkommande öppna klasser:

• Redigera enskilda tillfällen: Gör ändringar för specifika klassdatum utan att påverka andra
• Redigerbara fält inkluderar: Allmän information, schema, banor, betalningsdetaljer, spelarkrav och ytterligare information

Obs: Massredigering av alla tillfällen är inte tillgängligt i nuvarande version. För att göra omfattande ändringar, avbryt kommande tillfällen och skapa dem igen med nya inställningar.

Avbryta öppna klasser

Du har flera alternativ för att avbryta klastillfällen:

Avbryt ett enskilt tillfälle

1. Navigera till det klastillfälle du vill avbryta
2. Klicka på menyn och välj Ta bort öppen klass
3. Klicka på Bekräfta ta bort öppen klass
4. Endast det specifika tillfället avbryts; övriga tillfällen förblir aktiva

Avbryt alla kommande tillfällen

1. Öppna valfritt tillfälle från listan eller schemat
2. Välj avbokningsalternativet
3. Välj att avbryta alla kommande tillfällen
4. Bekräfta avbokningen

Avbryt hela serien

1. Navigera till serielistan
2. Välj den serie du vill avbryta
3. Klicka på Avbryt serie
4. Bekräfta åtgärden
5. Alla framtida tillfällen i serien avbryts

Automatisk avbokning och återbetalningar

• Med återkommande avbokas öppna klasser automatiskt om de inte når minsta antal spelare före sista anmälningsdag.
• När detta händer återbetalas spelarna automatiskt.

Återbetalningar och aviseringar

När du avbokar klastillfällen:

• Alla anmälda spelare meddelas automatiskt via e-post
• Återbetalningar hanteras enligt klubbens avbokningspolicy
• Spelare får lämplig kompensation enligt dina avbokningsvillkor

Avbokningspolicy

Avbokningspolicyn för öppna klasser följer klubbens generella avbokningspolicy för bokningar och privata klasser.

Tilldelning av tränare och aviseringar

När du tilldelar tränare till återkommande öppna klasser:

• Flera tränare: Du kan tilldela en eller flera tränare till varje klass
• Smarta aviseringar: När en tränare tilldelas flera tillfällen samtidigt får de ett sammanfattande e-postmeddelande (inte separata mejl för varje tillfälle)
• Enskilda tillfällen: När en tränare läggs till i endast en klass får de ett standardmeddelande via e-post

Konflikter med bana och tränartillgänglighet

Om det uppstår konflikter när du skapar en återkommande serie för öppna klasser:

• Systemet skapar tillfällen där resurser finns tillgängliga
• Du får ett e-postmeddelande med information om vilka tillfällen som inte kunde skapas
• E-postmeddelandet specificerar datum, tider och orsaker för varje konflikt
• Du kan sedan manuellt lösa konflikterna genom att gå in i serien

Vanliga konfliktscenarier:

• Banor inte tillgängliga vissa datum
• Tilldelad tränare inte tillgänglig vid vissa tider
• Både banor och tränare inte tillgängliga

Spelarupplevelse i Playtomic-appen

Spelare kan enkelt hitta och boka återkommande öppna klasser:

• Listvy efter datum: Klasser organiserade kronologiskt efter tillfällets datum
• Individuell bokning: Spelare bokar enskilda tillfällen, inte hela serier
• Tydlig prissättning: Spelare med förmåner ser sina personliga förmånspriser, om specialpriser har ställts in.
• Flexibelt engagemang: Ingen skyldighet att boka alla tillfällen i en återkommande klass

Tips för framgång

• Börja med veckovis återkommande: Det är det vanligaste mönstret och lättast att hantera
• Kontrollera tränartillgänglighet: Säkerställ att tränare är tillgängliga för alla planerade tillfällen innan du skapar serien
• Verifiera banans tillgänglighet: Kontrollera att banor är lediga under hela återkommandeperioden
• Använd beskrivande namn: Inkludera dag och tid i klassnamnet (t.ex. "Tisdag morgonklass")
• Lägg till affischer: Visuellt innehåll ökar bokningarna avsevärt
• Sätt lämpliga nivåfilter: Hjälp spelare att hitta klasser som passar deras nivå
• Planera sista anmälningsdag noggrant: Balansera sena anmälningar med verksamhetens behov

FAQ

• Kan jag tilldela flera tränare till en offentlig klass?
  Ja! Du kan tilldela en eller flera tränare till varje offentlig klassession.
• Vad är skillnaden mellan sista anmälningsdag och avbokningspolicy?
  Sista anmälningsdag styr hur sent spelare kan boka klassen. Avbokningspolicyn styr hur sent anmälda spelare kan avboka.
• Kan jag skapa återkommande klasser för olika sporter?
  Ja. Offentliga klasser stöder Padel och Tennis.
• Hur fungerar förmånspriser för återkommande klasser?
  När du sätter specialpriser ser spelare med tillämpliga medlemskap eller kategorier automatiskt sitt rabatterade pris när de bokar en session i serien.
• Kan jag ändra återkommande mönster efter att en serie skapats?
  Du kan inte ändra återkommande mönster för befintliga sessioner. Du kan dock lägga till nya sessioner till serien eller avboka sessioner och skapa nya.
• Vad händer om jag behöver avboka en klass?
  Du kan avboka enskilda sessioner, alla kommande sessioner eller hela serien. Anmälda spelare kommer att meddelas och återbetalas enligt din policy.
• Måste spelare boka alla sessioner i en återkommande klass?
  Nej. Spelare kan boka enskilda sessioner från en återkommande serie utan att behöva boka alla.
• Hur länge kan en återkommande serie pågå?
  Alla återkommande offentliga klasser är begränsade till maximalt 365 dagar från skapelsedatumet.
• Vad händer om banor inte är tillgängliga vissa datum i min återkommande serie?
  Systemet skapar sessioner för tillgängliga datum och mejlar dig med information om vilka sessioner som inte kunde skapas, så att du kan lösa konflikterna manuellt.

Behöver du hjälp?

Om du har frågor om att skapa eller hantera återkommande offentliga klasser, vänligen kontakta vårt Customer Care-team. Vi finns här för att hjälpa dig att maximera effektiviteten i din klinikhantering!