Recorrência de Aulas Públicas: Simplifique o Agendamento das Suas Aulas

Cria e gere aulas públicas recorrentes (clinics nos EUA) de forma eficiente com a nossa nova funcionalidade de recorrência. Em vez de criares manualmente dezenas de aulas todas as semanas, agora podes definir um horário recorrente e gerir todas as sessões em conjunto como uma série.

O que é a Recorrência de Aulas Públicas?

A recorrência de aulas públicas permite-te criar várias sessões de aula de uma só vez, definindo um padrão recorrente. Isto é especialmente útil para clubes que organizam aulas regulares.

Principais Benefícios

• Poupança de Tempo: Elimina o trabalho repetitivo de criar a mesma aula semana após semana
• Consistência: Garante que todas as sessões têm a mesma configuração, preços e requisitos
• Melhor Planeamento: Gere a disponibilidade de campos e treinadores em várias semanas de uma só vez
• Apresentação Profissional: Os jogadores veem aulas organizadas e recorrentes na aplicação

Opções de Recorrência Disponíveis

Ao criares uma aula pública, podes escolher entre os seguintes tipos de recorrência:

• Não repete: Uma única aula, pontual
• Semanal: Repete todas as semanas no mesmo dia e hora (opção mais popular)
• Quinzenal: Repete de duas em duas semanas no mesmo dia e hora
• Personalizado: Define o teu próprio padrão de recorrência

Nota: Os dados mostram que 95% das aulas públicas recorrentes usam a recorrência semanal.

Como Criar uma Aula Pública Recorrente

1. No menu Academia, navega até à secção Aulas Públicas (chamadas Clinics nos EUA)
2. Clica em Criar série
3. Preenche a Informação Geral: nome, desporto (Padel, Ténis ou Pickleball) e opções de género
4. No passo Horário, seleciona a tua opção de Recorrência preferida
5. Define a data de início, hora e duração
6. Define o prazo de inscrição 
7. Atribui Campos para as sessões
8. Atribui um ou vários Treinadores à aula
9. Configura os Detalhes de Pagamento: define o preço e aplica preços de benefício para sócios
10. Define os Requisitos dos Jogadores: controla a inscrição na aula por nível e género
11. Adiciona Informação Adicional: descrição e cartaz (opcional)
12. Revê e clica em Criar série para gerar todas as sessões

Importante: Todas as aulas públicas recorrentes têm um limite máximo de 365 dias a partir da data de criação.
Além disso, aulas com duração superior a 24 horas não suportam recorrência. Para usares a recorrência, a data de início e fim deve ser a mesma (para a primeira aula).

Criar Séries de Aulas Públicas a partir do Teu Horário

Podes também criar aulas públicas recorrentes diretamente a partir do teu horário. Basta clicares num horário na tua agenda e selecionares Série de aulas públicas no menu suspenso. Isto irá abrir o ecrã de criação, onde podes seguir os mesmos passos descritos acima para definires as tuas aulas recorrentes. 

Compreender as Séries de Aulas Públicas

Quando crias uma aula pública recorrente, é criada automaticamente uma série para agrupar todas as sessões relacionadas. Esta série:

• Inclui todas as sessões de aula criadas como parte da recorrência
• Tem uma data de início igual à da primeira sessão
• Tem uma data de fim de recorrência igual à da última sessão
• Pode ser visualizada e gerida a partir da lista de Séries

Visualizar as Tuas Séries

No menu Aulas Públicas, vais encontrar:

• Lista de Séries: Mostra todas as séries criadas, permitindo-te ver as sessões de cada série e adicionar novas
• Lista de Sessões: Mostra todas as datas individuais das aulas

Gerir Aulas Públicas Recorrentes

Adicionar Sessões a uma Série

Podes expandir uma série existente adicionando mais sessões:

1. Abre a série a partir da lista de Séries
2. Clica em Adicionar sessões
3. Define as novas sessões com as respetivas datas e horas
4. As novas sessões serão adicionadas à série existente

Exemplos comuns de utilização:

• Prolongar uma série de agosto até setembro
• Adicionar novos dias a um horário semanal existente (por exemplo, adicionar terças-feiras a uma aula que era só à quinta-feira)

Editar Sessões de Aulas Públicas

Tens flexibilidade ao editar aulas públicas recorrentes:

• Editar sessões individuais: Faz alterações em datas específicas sem afetar as restantes
• Campos editáveis incluem: Informação geral, horário, campos, detalhes de pagamento, requisitos dos jogadores e informação adicional

Nota: A edição em massa de todas as sessões não está disponível na versão atual. Para fazeres alterações em todas as sessões, cancela as próximas sessões e cria-as novamente com as novas definições.

Cancelar Aulas Públicas

Tens várias opções para cancelar sessões de aulas públicas:

Cancelar uma Sessão Individual

1. Navega até à sessão de aula que queres cancelar
2. Clica no menu e seleciona Eliminar aula pública
3. Clica em Confirmar eliminação da aula pública
4. Apenas essa sessão específica será cancelada; as restantes mantêm-se ativas

Cancelar Todas as Próximas Sessões

1. Abre qualquer sessão da lista ou do horário
2. Seleciona a opção de cancelamento
3. Escolhe cancelar todas as próximas sessões
4. Confirma o cancelamento

Cancelar a Série Inteira

1. Navega até à lista de Séries
2. Seleciona a série que queres cancelar
3. Clica em Cancelar série
4. Confirma a ação
5. Todas as sessões futuras da série serão canceladas

Cancelamento Automático e Reembolsos

• Com a recorrência, as aulas públicas são automaticamente canceladas se não atingirem o número mínimo de jogadores antes do prazo de inscrição.
• Quando isto acontece, os jogadores são automaticamente reembolsados.

Reembolsos e Notificações

Quando cancelas sessões de aulas públicas:

• Todos os jogadores inscritos são automaticamente notificados por email
• Os reembolsos são processados de acordo com a política de cancelamento do teu clube
• Os jogadores recebem a compensação adequada conforme os teus termos de cancelamento

Política de Cancelamento

A política de cancelamento das aulas públicas está alinhada com a política geral de cancelamento do teu clube para reservas e aulas privadas.

Atribuição de Treinadores e Notificações

Ao atribuíres treinadores a aulas públicas recorrentes:

• Vários treinadores: Podes atribuir um ou vários treinadores a cada aula
• Notificações inteligentes: Quando um treinador é atribuído a várias sessões de uma vez, recebe um único email resumo (não emails separados para cada sessão)
• Atribuição a uma única sessão: Quando um treinador é adicionado apenas a uma aula, recebe o email de notificação padrão

Conflitos de Disponibilidade de Campos e Treinadores

Se existirem conflitos ao criar uma série de aulas públicas recorrentes:

• O sistema irá criar sessões onde os recursos estão disponíveis
• Receberás uma notificação por email a detalhar quais as sessões que não puderam ser criadas
• O email especifica as datas, horas e motivos de cada conflito
• Podes depois resolver manualmente os conflitos acedendo à série

Cenários comuns de conflito:

• Campos indisponíveis em datas específicas
• Treinador atribuído indisponível em determinados horários
• Campos e treinadores indisponíveis

Experiência do Jogador na App Playtomic

Os jogadores podem facilmente encontrar e reservar aulas públicas recorrentes:

• Vista em lista por data: Aulas organizadas cronologicamente por data da sessão
• Reserva individual: Os jogadores reservam sessões individuais, não a série completa
• Preços claros: Jogadores com benefícios veem o seu preço personalizado, se os preços especiais estiverem definidos.
• Compromisso flexível: Não há obrigação de reservar todas as sessões de uma aula recorrente

Dicas para o Sucesso

• Começa com a recorrência semanal: É o padrão mais comum e fácil de gerir
• Verifica a disponibilidade dos treinadores: Garante que os treinadores estão disponíveis para todas as sessões planeadas antes de criares a série
• Confirma a disponibilidade dos campos: Certifica-te de que os campos estão livres durante todo o período de recorrência
• Usa nomes descritivos: Inclui o dia e a hora no nome da aula (por exemplo, "Aula de Terça de Manhã")
• Adiciona cartazes: Conteúdo visual aumenta significativamente as reservas
• Define filtros de nível adequados: Ajuda os jogadores a encontrar aulas adequadas ao seu nível
• Planeia cuidadosamente os prazos de inscrição: Equilibra inscrições tardias com as necessidades operacionais

Perguntas Frequentes

• Posso atribuir vários treinadores a uma aula pública?
  Sim! Podes atribuir um ou vários treinadores a cada sessão de aula pública.
• Qual é a diferença entre o prazo de inscrição e a política de cancelamento?
  O prazo de inscrição controla até quando os jogadores podem reservar a aula. A política de cancelamento controla até quando os jogadores inscritos podem cancelar.
• Posso criar aulas recorrentes para diferentes desportos?
  Sim. As aulas públicas suportam Padel e Ténis.
• Como funcionam os preços de benefício para aulas recorrentes?
  Quando defines preços especiais, os jogadores com as devidas subscrições ou categorias veem automaticamente o preço com desconto ao reservar qualquer sessão da série.
• Posso alterar o padrão de recorrência depois de criar uma série?
  Não podes modificar o padrão de recorrência das sessões existentes. No entanto, podes adicionar novas sessões à série ou cancelar sessões e criar novas.
• O que acontece se precisar de cancelar uma aula?
  Podes cancelar sessões individuais, todas as sessões futuras ou toda a série. Os jogadores inscritos serão notificados e reembolsados de acordo com a tua política.
• Os jogadores têm de reservar todas as sessões de uma aula recorrente?
  Não. Os jogadores podem reservar sessões individuais de uma série recorrente sem qualquer obrigação de reservar todas.
• Durante quanto tempo pode decorrer uma série recorrente?
  Todas as aulas públicas recorrentes estão limitadas a um máximo de 365 dias a partir da data de criação.
• E se os campos não estiverem disponíveis em algumas datas da minha recorrência?
  O sistema irá criar sessões para as datas disponíveis e enviar-te um e-mail com detalhes sobre as sessões que não puderam ser criadas, permitindo-te resolver os conflitos manualmente.

Precisas de Ajuda?

Se tiveres dúvidas sobre como criar ou gerir aulas públicas recorrentes, contacta a nossa equipa de Apoio ao Cliente. Estamos aqui para te ajudar a maximizar a eficiência da gestão das tuas clínicas!