Comment importer des utilisateurs et des avantages dans Playtomic Manager

L'importation de clients te permet d'ajouter plusieurs joueurs à Playtomic Manager en une seule fois — et éventuellement de leur attribuer des avantages (catégories ou abonnements) en même temps. Tu peux importer au niveau d'un seul club ou sur l'ensemble de ta chaîne.

Avant de commencer

Si tu importes des avantages en même temps que des clients, assure-toi que ces avantages sont déjà configurés dans PT Manager au préalable :

• Avantages attribués par le club (catégories) → Comment créer/modifier une catégorie d'utilisateur
• Avantages vendus sous forme d'abonnements → Fonctionnalité d'abonnement au club

Étape 1 — Prépare ton tableau

🎾 Crée un tableau avec les colonnes suivantes.

🚨 Les champs marqués d'un * sont obligatoires. Les autres peuvent rester vides, mais ne supprime pas les colonnes ou les en-têtes sinon l'importation échouera.

• name\* : nom de l'utilisateur
• email\* : email de l'utilisateur
• phone_number : numéro de téléphone de l'utilisateur. Il doit inclure l'indicatif international du pays (par exemple, pour l'Espagne, c'est 34). Il s'agit de l'indicatif du pays où se trouve ton club, pas celui des joueurs.
• gender : genre de l'utilisateur (homme ou femme)
• birthdate : date de naissance de l'utilisateur au format année-mois-jour (AAAA-MM-JJ).
• category_name : doit correspondre exactement au nom d'une catégorie existante dans le système
• category_expires : date d'expiration de la catégorie utilisateur au format AAAA-MM-JJ. Doit être aujourd'hui ou une date ultérieure
• benefit_price_id : pour les avantages d'abonnement — détermine le prix de renouvellement
• next_due_date : prochaine date de renouvellement de l'abonnement (AAAA-MM-JJ).

Étape 1 — Conversion du document au format CSV

🎾 Une fois que tu as complété toutes les informations, tu devras convertir le document au format CSV (Comma-Separated Values). Nous te recommandons d'utiliser Google Sheets pour effectuer cette opération. Merci de suivre ces étapes :

1. Copie toutes les informations.
2. Sélectionne "collage spécial".
3. Choisis "valeurs uniquement".

Puis, depuis le même document :

1. Clique sur "télécharger".
2. Clique sur "Valeurs séparées par des virgules".

Le système téléchargera automatiquement un fichier au format CSV.

Étape 3 — Importer les données dans Playtomic Manager

Une fois les données converties dans le document CSV, rends-toi sur Playtomic Manager pour commencer l'importation :

1. Va dans Clients → Importations → Importer de nouveaux clients
2. Confirme que tu as l'autorisation d'importer les données clients, puis clique sur Suivant
3. Télécharge le CSV d'exemple pour vérifier le format attendu
4. Téléverse ton CSV et clique sur Suivant
5. Si des lignes comportent des erreurs, corrige-les lorsque cela t'est demandé

Pour voir ce qui n'a pas fonctionné sur des lignes spécifiques, clique sur Télécharger les lignes en erreur.

Importer au niveau de l'organisation (chaîne)

Si tu gères plusieurs clubs, tu peux importer des clients sur l'ensemble de ta chaîne en une seule fois ; y compris attribuer des avantages par club.

Tu trouveras cette option ici : Clients (vue organisation) → Importations → Importer de nouveaux clients

Le processus est le même, mais le format CSV est différent. Après les colonnes standards (name, email, phone_number, gender, birthdate), tu peux ajouter des colonnes d'avantages spécifiques à chaque club en utilisant ce modèle de nommage :

• CAT_IMP-[clubname]-cat_name : nom de l’avantage à attribuer dans ce club (doit déjà exister)
• CAT_IMP-[clubname]-exp_date : date d’expiration de l’avantage, si applicable (AAAA-MM-JJ)
• CAT_IMP-[clubname]-benefit_price_id : avantage vendu comme adhésion — prix de renouvellement
• CAT_IMP-[clubname]-next_due_date : avantage vendu comme adhésion — date de renouvellement (AAAA-MM-JJ)

Une fois importés, les clients apparaîtront dans :

• La liste des clients (en tant que clients au niveau de l'organisation)
• La liste des clients de chaque club où un avantage leur a été attribué

💡 Utilise le CSV d'exemple dans le flux d'importation organisation ; il est différent de la version club unique et montre le format exact des colonnes requis.

💬 Besoin d'aide ?

Si tu as des questions ou besoin d'aide supplémentaire, nous sommes là pour toi ! N'hésite pas à contacter notre équipe Customer Care.