Clients dans Playtomic Manager : problèmes courants et solutions

💡Cet article regroupe les questions les plus courantes concernant les profils clients dans Playtomic Manager : comment fonctionnent les photos de profil, pourquoi un client peut ne pas apparaître, que faire en cas de profils en double, et comment gérer les mineurs ; afin que tu puisses les résoudre rapidement et assurer le bon fonctionnement de ton club.

1) Photos de profil 

Les photos de profil sont mises à jour dans l’application Playtomic. Toute modification sera synchronisée automatiquement avec Playtomic Manager. Les clubs ne peuvent pas modifier les photos de profil des clients depuis Playtomic Manager ; chaque personne (client ou administrateur) doit mettre à jour sa propre photo dans l’application en suivant ces étapes :

1. Ouvre l’application Playtomic.
2. Va sur ton profil.
3. Appuie sur Modifier le profil.
4. Appuie sur la photo de profil.
5. Choisis une nouvelle photo (appareil photo ou galerie) et enregistre.

2) Un joueur n’apparaît pas dans la liste des clients

Si un joueur n'apparaît pas dans ta liste de clients dans Playtomic Manager, c'est généralement pour l'une des raisons suivantes :

• Aucune réservation effectuée : il doit avoir effectué au moins une réservation dans ton club pour apparaître automatiquement.
• Coordonnées différentes : il se peut qu'il se soit inscrit avec des informations différentes de celles que tu recherches (e-mail, téléphone ou nom).
• Il s'agit d'un visiteur, pas encore d'un client : si tu vois un badge Visiteur à côté du nom d'un joueur dans une réservation, cela signifie qu'il n'est pas enregistré comme client du club. Cela peut arriver même s'il a été ajouté à une réservation ou si un paiement a été marqué comme payé — ces actions ne créent plus automatiquement un profil client.

Comment les joueurs deviennent clients du club

Un joueur est enregistré comme client du club lorsque :

• Il paie une réservation ou une activité dans ton club via l'application.
• Un gestionnaire l'ajoute manuellement via le processus Nouveau client dans la liste des clients.

⚠️ Remarque : Marquer un paiement comme payé dans Playtomic Manager ne crée plus automatiquement un profil client.

📌 Une note sur les paiements au comptoir (espèces ou carte)

Effectuer un paiement au club — en espèces ou par carte — n'est pas la même chose que le joueur acceptant de partager ses informations Playtomic avec ton club. Cet accord n'a lieu que lors d'un paiement en ligne ou lorsque le joueur accepte les Conditions Générales de ton club.

Si ton club encaisse la plupart de ses paiements au comptoir, tu remarqueras l'arrivée de nouveaux profils clients sans numéro de téléphone ou autres coordonnées pré-remplies. C'est normal — rien n'a disparu. Cela signifie simplement que ce joueur n'a pas encore partagé ses informations de contact Playtomic avec ton club. Tous les clients que tu avais déjà, ainsi que toutes les informations que tu as saisies toi-même, restent inchangés et entièrement disponibles, y compris dans les exports.

Ajouter un joueur manuellement 

Si un joueur apparaît comme Visiteur dans une réservation et que tu souhaites l'enregistrer comme client, tu peux le faire directement depuis la réservation — cherche l'option Ajouter client. Tu devras saisir son adresse e-mail Playtomic pour lier correctement son compte.

Tu peux aussi l'ajouter depuis la liste des clients. Pour les étapes détaillées : Comment ajouter, modifier ou supprimer des clients

3) Profils clients en double (plusieurs méthodes de connexion)

Un joueur peut se retrouver avec plusieurs profils Playtomic s’il s’inscrit ou se connecte avec différentes méthodes (par exemple : email & mot de passe, Google ou Apple). Playtomic considère chaque méthode de connexion comme un compte distinct.

Si le joueur a réservé dans ton club avec différents profils, tu peux voir plusieurs entrées pour cette personne dans la liste des Clients de Playtomic Manager.

Comment résoudre ce problème

1. Va dans Clients.
2. Supprime l’entrée en double qui n’a pas été créée manuellement.

Cela peut aussi aider si tu ne peux pas modifier le numéro de téléphone.

🚨Important : Supprimer un client de Playtomic Manager le retire uniquement de la base de données de ton club. Cela ne supprime pas le profil Playtomic du joueur. Seul le joueur peut supprimer son profil Playtomic dans l’application Playtomic, ou en contactant le service client.

4) Mineurs : création et gestion des profils clients

Les clubs peuvent créer des profils clients sans compte Playtomic, y compris pour les mineurs. Cela permet aux clubs de gérer directement les réservations pour les mineurs.

Créer un profil client manuel pour un mineur (sans compte Playtomic)

1. Va dans Clients.
2. Clique sur Nouveau client.
3. Renseigne les champs obligatoires :
   • Nom
   • Téléphone
   • Email (si le mineur n’en a pas, utilise l’email du parent/tuteur selon la politique du club)
   • Genre
   • Date de naissance
4. Enregistre.

Cela crée un profil géré par le club. Ton club peut continuer à modifier ces informations à tout moment, même si l'adresse e-mail est ensuite liée à un compte Playtomic.

Cours : ajouter un mineur comme membre de la famille

Pour les cours, le mineur peut être ajouté comme Membre de la famille lié à un profil adulte.

1. Va dans Clients.
2. Ouvre le profil de l’adulte.
3. Ouvre Membres de la famille.
4. Ajoute les informations du mineur.
5. Enregistre.

En savoir plus : Kid's Academy & Comment inscrire des enfants à un cours

Réservations pour les mineurs 

Les réservations dans l’application nécessitent généralement un compte Playtomic et un paiement en ligne. Si le mineur n’a pas de compte, le club peut gérer la réservation en interne dans Manager, ou le parent/tuteur peut réserver en son nom.

Selon les Conditions Légales de Playtomic : https://playtomic.com/legal-conditions

• Les utilisateurs doivent avoir au moins 18 ans pour utiliser les services Playtomic.
• Les utilisateurs entre 13 et 18 ans peuvent utiliser le service avec le consentement et la supervision d’un parent ou tuteur.
• Playtomic se réserve le droit de demander une preuve d’âge à tout moment.

Que se passe-t-il si cet email devient un compte Playtomic plus tard ?

Si cet e-mail est ensuite associé à un compte Playtomic, les propres informations Playtomic du joueur (nom, photo, coordonnées) apparaîtront aux côtés du profil client — mais uniquement lorsque le joueur accepte les Conditions Générales de ton club (généralement en effectuant un paiement en ligne auprès de ton club). Jusque-là, ces champs restent cachés.

Le profil client lui-même reste le tien : ton club peut continuer à modifier les informations que tu as saisies à tout moment, que le joueur ait ou non un compte associé.

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