Asiakkaat Playtomic Managerissa: yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut

💡Tässä artikkelissa on koottu yleisimmät asiakasprofiileihin liittyvät kysymykset Playtomic Managerissa: miten profiilikuvat toimivat, miksi asiakas ei ehkä näy, mitä tehdä kaksoisprofiilien kanssa ja miten alaikäisten profiileja hallitaan; jotta voit ratkaista ne nopeasti ja pitää asiat sujuvina.

1) Profiilikuvat 

Profiilikuvat päivitetään Playtomic-sovelluksessa. Kaikki muutokset synkronoituvat automaattisesti Playtomic Manageriin. Seurat eivät voi vaihtaa asiakkaiden profiilikuvia Playtomic Managerissa; jokaisen henkilön (asiakkaan tai ylläpitäjän) tulee päivittää oma kuvansa sovelluksessa seuraavasti:

1. Avaa Playtomic-sovellus.
2. Siirry profiiliisi.
3. Napauta Muokkaa profiilia.
4. Napauta profiilikuvaa.
5. Valitse uusi kuva (kamera tai galleria) ja tallenna.

2) Pelaaja ei näy Asiakkaat-listassa

Jos pelaaja ei näy Asiakkaat-listassasi Playtomic Managerissa, se johtuu yleensä jostakin seuraavista syistä:

• Ei vielä varauksia: hänen täytyy olla tehnyt vähintään yksi varaus klubillasi ennen kuin hän ilmestyy listalle automaattisesti.
• Eri yhteystiedot: hän on saattanut rekisteröityä eri tiedoilla kuin millä etsit (sähköposti, puhelin tai nimi).
• Hän on vierailija, ei vielä asiakas: jos näet Vierailija-merkin pelaajan nimen vieressä varauksessa, hän ei ole rekisteröitynyt klubin asiakkaaksi. Tämä voi tapahtua, vaikka hänet olisi lisätty varaukseen tai maksu olisi merkitty maksetuksi — nämä toimenpiteet eivät enää luo asiakasprofiilia automaattisesti.

Kuinka pelaajasta tulee klubin asiakas

Pelaaja rekisteröityy klubin asiakkaaksi, kun:

• Hän maksaa varauksen tai aktiviteetin klubillasi sovelluksen kautta.
• Manageri lisää hänet manuaalisesti Uusi asiakas -toiminnolla Asiakkaat-listassa.

⚠️ Huom: Maksun merkitseminen maksetuksi Playtomic Managerissa ei enää luo asiakasprofiilia automaattisesti.

📌 Huomio tiskillä tehtävistä maksuista (käteinen tai kortti)

Maksun vastaanottaminen klubilla — käteisellä tai kortilla — ei ole sama asia kuin se, että pelaaja suostuu jakamaan Playtomic-tietonsa klubisi kanssa. Tämä suostumus tapahtuu vain verkkomaksun yhteydessä tai kun pelaaja hyväksyy klubisi ehdot.

Jos klubisi ottaa suurimman osan maksuista tiskillä, huomaat uusia asiakasprofiileja, joissa ei ole valmiiksi täytettynä puhelinnumeroa tai muita yhteystietoja. Tämä on odotettua — mitään ei ole kadonnut. Se tarkoittaa vain, että pelaaja ei ole vielä jakanut Playtomic-yhteystietojaan klubisi kanssa. Kaikki aiemmat asiakkaasi ja itse syöttämäsi tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat täysin käytettävissä, myös vientien yhteydessä.

Lisää pelaaja manuaalisesti 

Jos pelaaja näkyy Vierailija-statuksella varauksessa ja haluat rekisteröidä hänet asiakkaaksi, voit tehdä sen suoraan varauksesta — etsi Lisää asiakas -vaihtoehto. Sinun täytyy syöttää hänen Playtomic-sähköpostiosoitteensa, jotta tili yhdistetään oikein.

Voit myös lisätä hänet Asiakkaat-listasta. Tarkemmat ohjeet löydät täältä: Kuinka lisäät, muokkaat tai poistat asiakkaita

3) Kaksoisasiakasprofiilit (useita kirjautumistapoja)

Pelaajalle voi syntyä useampi Playtomic-profiili, jos hän rekisteröityy tai kirjautuu eri tavoilla (esim. sähköposti & salasana, Google tai Apple). Playtomic käsittelee jokaisen kirjautumistavan erillisenä tilinä.

Jos pelaaja on tehnyt varauksia seurassasi eri profiileilla, saatat nähdä useita merkintöjä samasta henkilöstä Asiakkaat-listassa Playtomic Managerissa.

Näin korjaat tilanteen

1. Siirry Asiakkaat-osioon.
2. Poista kaksoiskappale, jota ei ole luotu manuaalisesti.

Tämä auttaa myös, jos et voi muokata puhelinnumeroa.

🚨Tärkeää: Asiakkaan poistaminen Playtomic Managerista poistaa hänet vain seurasi tietokannasta. Se ei poista pelaajan Playtomic-profiilia. Vain pelaaja itse voi poistaa Playtomic-profiilinsa Playtomic-sovelluksessa tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

4) Alaikäiset: asiakasprofiilien luominen ja hallinta

Seurat voivat luoda asiakasprofiileja ilman Playtomic-tiliä, myös alaikäisille. Tämä auttaa seuroja hallitsemaan alaikäisten varauksia suoraan.

Luo manuaalinen asiakasprofiili alaikäiselle (ei Playtomic-tiliä)

1. Siirry Asiakkaat-osioon.
2. Klikkaa Uusi asiakas.
3. Täytä vaaditut kentät:
   • Nimi
   • Puhelin
   • Sähköposti (jos alaikäisellä ei ole omaa, käytä huoltajan sähköpostia seuran käytännön mukaan)
   • Sukupuoli
   • Syntymäaika
4. Tallenna.

Tämä luo profiilin, jota hallinnoi seura. Seurasi voi muokata näitä tietoja milloin tahansa, vaikka sähköposti myöhemmin liitettäisiin Playtomic-tiliin.

Kurssit: lisää alaikäinen perheenjäseneksi

Kurssien osalta alaikäinen voidaan lisätä Perheenjäseneksi aikuisen profiiliin liitettynä.

1. Siirry Asiakkaat-osioon.
2. Avaa aikuisen profiili.
3. Avaa Perheenjäsenet.
4. Lisää alaikäisen tiedot.
5. Tallenna.

Lue lisää: Kid's Academy & Kuinka ilmoittaa lapsi kurssille

Alaikäisten varaukset 

Varausten tekeminen sovelluksessa vaatii yleensä Playtomic-tilin ja verkkomaksun. Jos alaikäisellä ei ole tiliä, seura voi hallita varausta sisäisesti Managerissa tai huoltaja voi tehdä varauksen hänen puolestaan.

Playtomicin lakiehdot: https://playtomic.com/legal-conditions

• Käyttäjän tulee olla vähintään 18-vuotias käyttääksesi Playtomic-palveluita.
• Käyttäjät, jotka ovat 13–18-vuotiaita, voivat käyttää palvelua vanhemman tai huoltajan suostumuksella ja valvonnassa.
• Playtomic pidättää oikeuden pyytää ikätodistusta milloin tahansa.

Entä jos sähköposti liitetään myöhemmin Playtomic-tiliin?

Jos kyseinen sähköposti myöhemmin liitetään Playtomic-tiliin, pelaajan omat Playtomic-tiedot (nimi, kuva, yhteystiedot) näkyvät asiakasprofiilin yhteydessä — mutta vasta sitten, kun pelaaja hyväksyy seurasi ehdot (yleensä tekemällä verkkomaksun seurallesi). Siihen asti nämä kentät pysyvät piilossa.

Asiakasprofiili itsessään pysyy sinun omistuksessasi: seurasi voi muokata syöttämiäsi tietoja milloin tahansa riippumatta siitä, onko pelaajalla liitetty tili.

💬 Tarvitsetko apua?

Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisäapua, älä huoli! 😊 Voit aina ottaa meihin yhteyttä. Autamme mielellämme!