Kunder i Playtomic Manager: vanliga problem och hur du löser dem

💡Den här artikeln samlar de vanligaste frågorna om kundprofiler i Playtomic Manager: hur profilbilder fungerar, varför en kund kanske inte syns, vad du gör med dubbletter och hur du hanterar minderåriga; så att du snabbt kan lösa dem och hålla allt igång smidigt.

1) Profilbilder 

Profilbilder uppdateras i Playtomic-appen. Alla ändringar synkas automatiskt till Playtomic Manager. Klubbar kan inte ändra kunders profilbilder från Playtomic Manager; varje person (kund eller administratör) måste uppdatera sin egen bild i appen genom att följa dessa steg:

1. Öppna Playtomic-appen.
2. Gå till din profil.
3. Tryck på Redigera profil.
4. Tryck på profilbilden.
5. Välj ett nytt foto (kamera eller galleri) och spara.

2) En spelare syns inte i kundlistan

Om en spelare inte visas i din kundlista i Playtomic Manager beror det vanligtvis på någon av dessa orsaker:

• Inga bokningar ännu: de måste ha gjort minst en bokning på din klubb innan de visas automatiskt.
• Olika kontaktuppgifter: de kan ha registrerat sig med andra uppgifter än de du söker efter (e-post, telefon eller namn).
• De är en besökare, inte kund än: om du ser en Besökare-badge bredvid en spelares namn i en bokning betyder det att de inte är registrerade som klubbkund. Detta kan hända även om de har lagts till i en bokning eller om en betalning har markerats som betald — dessa åtgärder skapar inte längre automatiskt en kundprofil.

Hur spelare blir klubbkunder

En spelare registreras som klubbkund när:

• De betalar för en bokning eller aktivitet på din klubb via appen.
• En manager lägger till dem manuellt via flödet Ny kund i kundlistan.

⚠️ Observera: Att markera en betalning som betald i Playtomic Manager skapar inte längre automatiskt en kundprofil.

📌 En notis om betalningar vid disken (kontant eller kort)

Att ta emot betalning på klubben — kontant eller med kort — är inte samma sak som att spelaren godkänner att dela sina Playtomic-uppgifter med din klubb. Det godkännandet sker endast genom en onlinebetalning eller genom att spelaren accepterar din klubbs Allmänna Villkor.

Om din klubb tar emot de flesta betalningarna vid disken kommer du att märka att nya kundprofiler dyker upp utan att telefonnummer eller andra kontaktuppgifter är förifyllda. Detta är förväntat — ingenting har försvunnit. Det betyder helt enkelt att spelaren ännu inte har delat sin Playtomic-kontaktinformation med din klubb. Alla kunder du redan hade, och alla uppgifter du själv har lagt in, är orörda och finns fortfarande tillgängliga, även vid export.

Lägg till en spelare manuellt 

Om en spelare visas som Besökare i en bokning och du vill registrera dem som kund kan du göra det direkt från bokningen — leta efter alternativet Lägg till kund. Du måste ange deras Playtomic-e-postadress för att länka deras konto korrekt.

Du kan också lägga till dem från kundlistan. För detaljerade steg: Hur du lägger till, redigerar eller tar bort kunder

3) Dubbletter av kundprofiler (flera inloggningsmetoder)

En spelare kan få mer än en Playtomic-profil om de registrerar sig eller loggar in med olika metoder (till exempel: e-post & lösenord, Google eller Apple). Playtomic behandlar varje inloggningsmetod som ett separat konto.

Om spelaren har bokat på din klubb med olika profiler kan du se flera poster för samma person i Kunder-listan i Playtomic Manager.

Så löser du det

1. Gå till Kunder.
2. Ta bort dubblettposten som inte skapats manuellt.

Detta kan också hjälpa om du inte kan ändra telefonnumret.

🚨Viktigt: Att ta bort en kund från Playtomic Manager tar bara bort dem från din klubbdatabas. Det tar inte bort spelarens Playtomic-profil. Endast spelaren kan ta bort sin Playtomic-profil i Playtomic-appen eller genom att kontakta kundtjänst.

4) Minderåriga: skapa och hantera kundprofiler

Klubbar kan skapa kundprofiler utan ett Playtomic-konto, även för minderåriga. Detta hjälper klubbar att hantera bokningar för minderåriga direkt.

Skapa en manuell kundprofil för en minderårig (inget Playtomic-konto)

1. Gå till Kunder.
2. Klicka på Ny kund.
3. Fyll i de obligatoriska fälten:
   • Namn
   • Telefon
   • E-post (om den minderåriga inte har någon, använd förälders/vårdnadshavares e-post enligt klubbens policy)
   • Kön
   • Födelsedatum
4. Spara.

Detta skapar en profil som hanteras av klubben. Din klubb kan fortsätta att redigera dessa uppgifter när som helst, även om e-postadressen senare kopplas till ett Playtomic-konto.

Kurser: lägg till en minderårig som familjemedlem

För kurser kan den minderåriga läggas till som Familjemedlem kopplad till en vuxens profil.

1. Gå till Kunder.
2. Öppna den vuxnas profil.
3. Öppna Familjemedlemmar.
4. Lägg till den minderårigas uppgifter.
5. Spara.

Läs mer: Kid's Academy & Hur du anmäler barn till en kurs

Bokningar för minderåriga 

Bokningar i appen kräver vanligtvis ett Playtomic-konto och onlinebetalning. Om den minderåriga inte har ett konto kan klubben hantera bokningen internt i Manager, eller så kan föräldern/vårdnadshavaren boka åt dem.

Enligt Playtomics juridiska villkor: https://playtomic.com/legal-conditions

• Användare måste vara minst 18 år för att använda Playtomics tjänster.
• Användare mellan 13 och 18 får använda tjänsten med förälders eller vårdnadshavares samtycke och tillsyn.
• Playtomic förbehåller sig rätten att begära åldersbevis när som helst.

Vad händer om den e-posten blir ett Playtomic-konto senare?

Om den e-postadressen senare kopplas till ett Playtomic-konto kommer spelarens egna Playtomic-uppgifter (namn, foto, kontaktinformation) att visas tillsammans med kundprofilen — men endast när spelaren accepterar din klubbs villkor (vanligtvis genom att slutföra en onlinebetalning hos din klubb). Fram till dess förblir dessa fält dolda.

Själva kundprofilen förblir din: din klubb kan när som helst fortsätta redigera de uppgifter du har angett, oavsett om spelaren har ett kopplat konto eller inte.

💬 Behöver du hjälp?

Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp, oroa dig inte! 😊 Du kan alltid kontakta oss. Vi finns här för att hjälpa dig!