Hoe maak je je club privé voor online boekingen

Sommige clubs willen beperken wie er online banen kan boeken, zodat alleen hun eigen leden of een geselecteerde groep spelers privéreserveringen kunnen maken. Playtomic heeft nog geen ingebouwde "privéclub"-schakelaar, maar je kunt hetzelfde bereiken met een eenvoudige oplossing via Voordelen. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je dit instelt en waar je op moet letten voordat je begint.

Voordat je begint: wat deze oplossing wel (en niet) doet

Met deze methode beperk je online privéboekingen tot spelers die een Voordeel toegewezen hebben gekregen. Het maakt de club niet privé in de Playtomic-app.

Dit gebeurt er precies:

• ✅ Spelers met het Voordeel zien de echte beschikbaarheid van banen en kunnen online privéreserveringen maken, tegen het tarief en binnen het boekingsvenster dat je voor hen instelt.
• ❌ Spelers zonder het Voordeel kunnen je club nog steeds vinden en zien deze als een openbare club in de app, maar ze kunnen geen privéreservering maken.
• ✅ Alle spelers, met of zonder het Voordeel, kunnen nog steeds deelnemen aan toernooien, competities, cursussen en lessen bij je club.
• ❌ Alle spelers, met of zonder het Voordeel, kunnen geen Openbare wedstrijden aanmaken of eraan deelnemen in je club.

⚠️Belangrijk: deze oplossing is afhankelijk van de algemene regel "Boek vooruit limiet". Omdat de beschikbaarheid van Openbare wedstrijden deze regel volgt, zal het instellen op 0 dagen het aanmaken van Openbare wedstrijden voor iedereen in je club uitschakelen, zowel voor leden als niet-leden. Er is momenteel geen manier om Openbare wedstrijden actief te houden terwijl je privéboekingen op deze manier beperkt, dus denk hier goed over na voordat je deze configuratie toepast. Het is ook volledig omkeerbaar, je kunt het op elk moment aan- of uitzetten.

Stapsgewijze instructies

1. Stel het algemene boekingsvenster in op 0 dagen

1. Ga in Playtomic Manager naar Instellingen → Locatie → Boekingen.
2. Stel de regel "Boek vooruit limiet" in op 0 dagen.

Hierdoor kan geen enkele speler zonder Voordeel online boeken, omdat ze helemaal geen boekingsvenster hebben.

2. Maak een Voordeel aan of kies er een

1. Ga naar Beloningen & Aanbiedingen → Nieuw Voordeel toevoegen.
2. Maak een nieuw Voordeel aan, of gebruik er een die je al hebt.

Dit werkt met beide soorten Voordelen: die door de club worden toegekend en die als lidmaatschap worden verkocht. Voor een volledige uitleg over het aanmaken van Voordelen, bekijk Voordelen beheren in Beloningen & Aanbiedingen.

3. Geef het Voordeel een eigen boekingsvenster

Stel in het tabblad Regels van het Voordeel een eigen "Boek vooruit limiet" in, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen vooruit. Dit is het venster waarin je goedgekeurde leden daadwerkelijk kunnen boeken, los van de algemene 0-dagenregel uit stap 1.

4. Stel de prijs in voor het Voordeel

Blijf in het tabblad Regels en stel de Prijsregels in voor wat leden betalen bij online boeken.

💡 Onze aanbeveling: kies voor Geavanceerde prijsstelling in plaats van Eenvoudige prijsstelling. Met geavanceerde prijsstelling kun je prijzen aanpassen per dag, tijdslot en baan, dus zorg ervoor dat je een prijs instelt voor elke baan, dag en tijdslot die je wilt openstellen voor online boekingen.

5. Laat volledige betaling uitgevinkt

Vink in hetzelfde tabblad Regels niet het vakje aan bij "Spelers kunnen de volledige boeking met hun Voordeel betalen".

⚠️ Waarom dit belangrijk is: als dit vakje niet is aangevinkt, zijn alleen gesplitste betalingen toegestaan, wat betekent dat het lid dat de boeking maakt andere leden moet toevoegen om de wedstrijd te vullen. Als je dit vakje wel aanvinkt, kan een lid de hele baan alleen betalen en vervolgens iedereen meenemen die hij wil, inclusief niet-leden die je liever niet op je banen hebt, omdat de boeking dan al volledig betaald is en niemand anders hoeft te worden toegevoegd.

6. Ken het Voordeel alleen toe aan goedgekeurde leden

1. Open het Voordeel en ga naar het tabblad Leden.
2. Klik op Leden toevoegen en voeg alleen de spelers toe die je toegang wilt geven.

Het resultaat

Je club blijft zichtbaar en openbaar in de Playtomic-app, maar alleen spelers met het toegewezen Voordeel zien de echte beschikbaarheid en kunnen online boeken. Iedereen anders kan je club nog steeds vinden, maar kan geen privéreservering maken.

Hieronder zie je hoe de beschikbaarheid van de club in de app wordt weergegeven voor spelers met het Voordeel vergeleken met spelers zonder het Voordeel.

Een paar dingen om rekening mee te houden

• Dit is een workaround, geen officiële "privéclub"-functie.
• De club zal niet als privé verschijnen in de Playtomic-app.
• Je zult het Voordeel handmatig moeten beheren om het exclusief te houden.
• We raden over het algemeen aan om clubs openbaar te houden voor maximale zichtbaarheid en boekingen, maar deze instelling is beschikbaar als je club daar specifiek behoefte aan heeft.
• Je kunt deze configuratie op elk moment aan- of uitzetten, dus voel je vrij om het te testen en aan te passen waar nodig.

💭Heb je nog vragen over deze instelling? 

Ons Customer Care-team helpt je graag, neem gerust contact op en we begeleiden je erdoorheen😊.