Inzicht in je B2B-servicekosten: hoe ze worden berekend, gefactureerd en gekoppeld aan je uitbetalingen

Dit artikel is van toepassing op clubs die werken met het Nieuwe Factureringsmodel (NBM) van Playtomic.

Als je ooit naar je servicekostenfactuur hebt gekeken en je afvroeg hoe dat bedrag is berekend, of waarom het niet altijd lijkt overeen te komen met je uitbetalingen, ben je hier aan het juiste adres. Hieronder leggen we uit wat B2B-servicekosten zijn, wanneer en hoe je je factuur ontvangt, wat er gebeurt bij terugbetalingen en waarom een klein verschil tussen je factuur en je uitbetalingen meestal geen reden tot zorg is.

Wat zijn B2B-servicekosten?

Elke keer dat een speler online betaalt voor een reservering via Playtomic, wordt onze servicekost automatisch afgetrokken van die betaling voordat het geld jou bereikt. Dit betekent dat het bedrag dat je ontvangt voor elke online transactie al het netto bedrag is — je hoeft dus niets apart te zetten of ons per reservering apart te betalen.

Eén keer per maand tellen we alle servicekosten van je online betalingen bij elkaar op en sturen we je één factuur voor het totaalbedrag. Dus bijvoorbeeld: aan het begin van september ontvang je de factuur voor al je online servicekosten van augustus.

Wanneer en hoe ontvang ik mijn factuur?

Je maandelijkse servicekostenfactuur wordt automatisch per e-mail verstuurd, één keer per maand, naar het facturatie-e-mailadres dat voor je club is geregistreerd. Je kunt dit adres op elk moment controleren of bijwerken in Playtomic Manager, onder Facturatie → Facturatiegegevens.

Waarom komt mijn servicekostenfactuur soms niet overeen met mijn uitbetalingen?

Dit is een van de meest gestelde vragen, dus laten we het eenvoudig uitleggen.

Je servicekostenfactuur wordt berekend op basis van alle online betalingen die in een kalendermaand zijn verwerkt. Je uitbetalingen daarentegen zijn afhankelijk van wanneer Stripe (onze betalingsprovider) die gelden daadwerkelijk naar je bankrekening overmaakt — en dat valt niet altijd precies binnen dezelfde maand.

In de praktijk betekent dit dat een reservering die bijvoorbeeld op 30 of 31 juli is betaald, wordt meegenomen in de servicekostenfactuur van juli, maar de uitbetaling voor die reservering mogelijk pas bij de eerste uitbetaling van augustus binnenkomt.

Dus als het totaalbedrag op je factuur iets hoger lijkt dan wat je in die maand aan uitbetalingen ziet, betekent dat niet per se dat er iets mis is — meestal zijn het gewoon een paar betalingen van het einde van de maand die nog onderweg zijn naar jou.

Nog iets om rekening mee te houden: als een reservering is terugbetaald, wordt een eventueel al in rekening gebrachte servicekost gecorrigeerd met een creditnota, die mogelijk op een latere factuur verschijnt dan die van de maand waarin de terugbetaling plaatsvond. Als je totalen vergelijkt, vergeet dan niet eventuele creditnota's mee te nemen voordat je verwacht dat de bedragen exact overeenkomen.

Hoe kun je dit zelf controleren

Wil je de bedragen zelf controleren? Volg dan deze eenvoudige stappen:

1. Exporteer je betalingen van de maand. Ga in Playtomic Manager naar Betalingen → Verwerkt, filter op betaalmethode Online en selecteer de volledige maand van de factuur die je bekijkt. Ga daarna naar Betalingen → Uitbetalingen; download het Transacties CSV en tel de kolom B2B-kost+ btw op. Dit totaal zou moeten overeenkomen met het factuurbedrag, zodra je eventuele creditnota's van die maand meerekent.
2. Controleer je uitbetalingen voor diezelfde periode — maar stop niet aan het einde van de maand. Controleer ook de eerste uitbetaling van de volgende maand, omdat betalingen van de laatste dagen vaak daarin worden verwerkt.
3. Is er nog steeds een verschil, dan wordt dat meestal verklaard door die late betalingen aan het einde van de maand die nog in een komende uitbetaling moeten worden meegenomen, of door een creditnota die nog niet is verwerkt.

Nog vragen?

Heb je deze stappen doorlopen en klopt er toch iets niet? Geen zorgen — neem contact op met ons supportteam met de maand die je bekijkt, dan kijken we graag samen met jou verder.