Een Toernooi aanmaken in Playtomic Manager: Eenmalig of Terugkerend

Of je nu één enkel evenement wilt organiseren of wekenlange competities in één keer wilt opzetten, het aanmaken van een toernooi in Playtomic Manager verloopt altijd via hetzelfde eenvoudige proces. Dit artikel begeleidt je stap voor stap, van de eerste details tot het publiceren, zodat het proces makkelijk voor je is.

Twee manieren om te beginnen

• Ga naar het gedeelte Toernooien (in de VS Programma's genoemd) en klik op Serie aanmaken
• Of klik direct op een tijdslot in je Planning en selecteer Toernooi/Programma uit de lijst met activiteiten.

Beide routes brengen je naar hetzelfde aanmaakscherm.

Stap 1: Algemene informatie

• Naam: de titel van je toernooi
• Sport: Padel, Tennis of Pickleball
• Zichtbaarheid: Openbaar (elke Playtomic-speler kan deelnemen) of Privé (alleen uitgenodigde spelers kunnen deelnemen)
• Inschrijftype: Single (1 speler per team) of Koppels (2 spelers per team)
• Organisator (optioneel): wijs een medewerker toe om het toernooi te beheren
• Programmatype: kies "Toernooi" voor een competitie met vast format of "Open Play" voor informele sessies.

Stap 2: Planning & Herhaling

Hier bepaal je of je een eenmalig toernooi of een terugkerende serie aanmaakt:

• Wordt niet herhaald: een enkel, eenmalig toernooi
• Wekelijks: herhaalt elke week op dezelfde dag en tijd (de populairste keuze — 95% van de terugkerende toernooien gebruikt dit patroon)
• Tweewekelijks: herhaalt elke twee weken op dezelfde dag en tijd
• Aangepast: bepaal je eigen herhalingspatroon

Stel vervolgens de startdatum, tijd en duur in, en bepaal de inschrijfdeadline en het annuleringsbeleid. Deze twee zijn onafhankelijk van elkaar, dus je kunt last-minute inschrijvingen toestaan terwijl je toch een strikt annuleringsbeleid hanteert. Houd er rekening mee dat zodra de inschrijfdeadline is verstreken, deze niet meer gewijzigd kan worden.

Belangrijke limieten voor terugkerende toernooien:

• Maximale periode: 365 dagen vanaf de aanmaakdatum
• Toernooien die langer dan 24 uur duren ondersteunen geen herhaling — de start- en einddatum van het eerste toernooi moeten gelijk zijn

Stap 3: Beperkingen

• Min/Max spelers: stel het minimum en maximum aantal toegestane spelers in
• Geslacht: open voor iedereen, of alleen voor mannelijke/vrouwelijke spelers
• Niveau beperking: optioneel minimale en maximale vaardigheidsniveaus instellen

Stap 4: Prijs

• Stel de activiteitprijs per speler in
• Configureer aangepaste prijzen zodat clubleden of specifieke spelerscategorieën korting krijgen
• Het systeem berekent automatisch de juiste prijs bij inschrijving, of het nu om een enkele of een dubbelinschrijving gaat — elke speler wordt apart behandeld

Stap 5: Banen

Kies de banen die je wilt gebruiken. Zodra geselecteerd, worden ze automatisch geboekt in je Planning — handmatig banen blokkeren is niet nodig.

Als sommige banen niet beschikbaar zijn bij het aanmaken van een terugkerend toernooi:

• Het systeem maakt elke sessie aan waarvoor banen wél beschikbaar zijn
• Je ontvangt een e-mail met een overzicht van welke sessies niet konden worden aangemaakt en waarom (met specifieke data en tijden)
• Je kunt daarna de serie openen en de conflicten handmatig oplossen

Veelvoorkomende oorzaken: banen niet beschikbaar op bepaalde data, de toegewezen organisator niet beschikbaar op bepaalde tijden, of beide.

Stap 6: Extra informatie (optioneel)

• Welkomstpakket
• Beschrijving
• Prijzen
• Poster (aanbevolen formaat: 1142 × 1600 px, max 3 MB)

Stap 7: Controleren & Afronden

Controleer je instellingen en klik op Voltooien om het toernooi aan te maken (of alle sessies, als het om een serie gaat).

Goed om te weten

• Mobiel beheer: alle functies voor het aanmaken en beheren van toernooien zijn ook beschikbaar op mobiel.
• Een toernooi delen: om de openbare link van een toernooi te krijgen, ga je naar de sessielijst, klik je op het driepuntjes-icoon naast de sessie en selecteer je Kopieer openbare link.

Tips voor succes

• Plan vooruit en houd rekening met de capaciteit van je club en de beschikbaarheid van personeel voor de hele periode
• Controleer of banen beschikbaar zijn op alle geplande data voordat je een serie aanmaakt
• Als je niet zeker weet welke herhaling je moet kiezen, is wekelijks de populairste en eenvoudigste optie

💬 Hulp nodig?

Heb je vragen of heb je verdere hulp nodig? Geen zorgen! 😊 Je kunt altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag!