Come segnare una prenotazione o un'attività come pagata in Playtomic Manager

Mantenere i pagamenti del tuo club aggiornati aiuta il tuo team a rimanere allineato, riduce gli errori alla reception e semplifica notevolmente la riconciliazione a fine giornata. In questa guida imparerai a contrassegnare i pagamenti come Pagato per prenotazioni e attività in Playtomic Manager. 

Prima di iniziare 

La possibilità per un amministratore del club di contrassegnare una prenotazione o un'attività come pagata dipende dai suoi permessi. Per farlo, l'amministratore deve avere i permessi di Calendario con accesso Visualizza e Modifica. 

Come segnare un pagamento per una prenotazione/attività

1. Apri Playtomic Manager
2. Vai a Calendario
3. Trova la prenotazione o l'attività
   • Individuala per data/ora/campo, oppure cerca per nome del cliente tramite la barra di ricerca.
4. Apri i dettagli della prenotazione/attività
5. Accanto a ogni partecipante vedrai l'importo dovuto e un pulsante Segna come pagato.
6. Conferma l'importo
   • Verifica che il totale corrisponda al prezzo della prenotazione (sconti inclusi).
   • Se devi modificare l'importo per giocatore, clicca su Modifica e inserisci l'importo corretto.
7. Seleziona il metodo di pagamento
   • Clicca su Segna come pagato per aprire il menu a tendina.
   • Scegli il metodo corretto (es. Carta, Contanti, Bonifico, Borsellino — in base a ciò che il tuo club ha abilitato e configurato).
   • Se selezioni Borsellino, l'importo verrà scalato dal saldo del borsellino del cliente (quando disponibile e consentito per quell'attività/orario).
8. Clicca su Salva modifiche
9. Vedrai ora la prenotazione/attività con lo stato Pagato. Il pagamento apparirà anche nel tua lista pagamenti e nei report. 

Annulla un pagamento o cambia il metodo di pagamento

Hai commesso un errore o devi rimborsare un giocatore? Puoi risolvere tutto in pochi clic rimuovendo il partecipante dalla prenotazione o dall'attività.

Per rimuovere un partecipante e rimborsarlo:

1. Apri la prenotazione o l'attività nel Calendario.
2. Clicca sui tre puntini verticali (⋮) accanto al partecipante.
3. Seleziona Rimuovi partecipante, poi clicca su Salva.

Cosa succede al pagamento dipende da come il giocatore ha pagato:

• Pagato online: il rimborso viene emesso automaticamente sul metodo di pagamento online utilizzato, oppure l'importo torna nel saldo del loro Borsellino del club.
• Pagato al centro sportivo: il tuo centro sportivo è responsabile di rimborsare direttamente il giocatore.

Vedrai la transazione rimborsata con lo stato Rimborso in Pagamenti > Processati.

Per cambiare il metodo di pagamento:

(ad esempio, hai segnato un pagamento con Carta, ma il giocatore ha effettivamente pagato in Contanti).

1. Rimuovi il partecipante come descritto sopra e clicca su Salva.
2. Apri di nuovo la prenotazione o l'attività e aggiungi nuovamente lo stesso partecipante.
3. Clicca su Segna come pagato, seleziona il metodo di pagamento corretto e clicca su Salva modifiche.

In Pagamenti > Processati, vedrai sia il pagamento rimborsato che quello nuovo con il metodo di pagamento corretto, così i tuoi registri rimarranno accurati.

💡 Suggerimento: Puoi utilizzare questo stesso procedimento ogni volta che devi rimborsare un giocatore, rimuovere un partecipante, sostituire un partecipante con qualcun altro o correggere un metodo di pagamento.

Prenotazioni online: gestione dei pagamenti al club 

Se la prenotazione è stata pagata online tramite pagamento diviso, ogni giocatore è tenuto a pagare la propria quota tramite l'app. Tuttavia, se un giocatore paga al club, assicurati di contrassegnare la sua quota come Pagata in Playtomic Manager entro 2 ore dalla fine del match — altrimenti il sistema addebiterà automaticamente il saldo residuo al proprietario della prenotazione. Se ciò accade, il club dovrà rimborsare direttamente il proprietario della prenotazione. 

Importante: Questa finestra di 2 ore può chiudersi prima del previsto. Una volta che un giocatore carica il risultato della partita nell'app, il suo pagamento non può più essere contrassegnato come Pagato — anche se sei ancora entro le 2 ore.

Per evitare di perdere la finestra, ti consigliamo di contrassegnare il pagamento di un giocatore come Pagato non appena paga al centro sportivo — idealmente prima che inizi la partita, invece di aspettare che finisca.

💬 Hai bisogno di aiuto? 

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