Återkommande turneringar: Skapa återkommande turneringar effektivt

Spara tid och effektivisera din turneringshantering med vår nya funktion för återkommande turneringar. Istället för att manuellt skapa samma turnering vecka efter vecka kan du nu ställa in ett återkommande schema och hantera alla tillfällen tillsammans som en Serie (kallas Program i USA).

Vad är återkommande turneringar?

Återkommande turneringar låter dig skapa flera turneringstillfällen på en gång genom att definiera ett återkommande mönster. Alla tillfällen grupperas i en serie, vilket gör det enkelt att hantera och följa relaterade turneringar.

Viktiga fördelar

• Spara tid: Skapa veckor eller månader av turneringar med bara några klick istället för att duplicera evenemang manuellt
• Minska fel: Enhetlig inställning för alla tillfällen minimerar misstag
• Bättre organisation: Alla relaterade turneringar grupperas för enkel hantering
• Flexibel hantering: Redigera, avboka eller lägg till tillfällen i befintliga serier vid behov

Tillgängliga alternativ för återkommande tillfällen

När du skapar en turnering kan du välja mellan följande återkommande typer:

• Upprepas inte: En enskild, engångsturnering
• Veckovis: Upprepas varje vecka på samma dag och tid
• Varannan vecka: Upprepas varannan vecka på samma dag och tid
• Anpassad: Definiera ditt eget återkommande mönster

Obs: Veckovis återkommande är det mest använda alternativet, med 95% av återkommande turneringar som använder detta mönster.

Så här skapar du en återkommande turnering

1. Gå till avsnittet Turneringar/Program i Playtomic Manager
2. Klicka på Skapa serie
3. Fyll i Allmän information: namn, sport, anmälningstyp, synlighet och lägg eventuellt till en arrangör
4. I steget Schema väljer du önskat Återkommande alternativ (Veckovis, Varannan vecka eller Anpassad)
5. Ange startdatum, tid och varaktighet för turneringen
6. Definiera sista anmälningsdag och avbokningspolicy
7. Slutför resterande steg: Regler, Pris, Banor och Ytterligare information
8. Granska dina inställningar och klicka på Slutför för att skapa alla turneringstillfällen

Viktigt: Alla återkommande turneringar har en maxgräns på 365 dagar från skapelsedatumet.
Dessutom stöds inte återkommande för turneringar som varar längre än 24 timmar. För att använda återkommande måste start- och slutdatum vara samma (för den första turneringen).

Anmälnings- och avbokningspolicy

Återkommande turneringar erbjuder flexibel hantering av anmälan och avbokning:

Separat sista anmälningsdag

Du kan styra sista anmälningsdag oberoende av avbokningspolicy:

• Ställ in hur lång tid före turneringen spelare fortfarande kan anmäla sig
• Tillåt sista-minuten-anmälningar samtidigt som du behåller din avbokningspolicy
• Ge spelare maximal flexibilitet att delta i turneringar

Skapa turneringsserier från ditt schema

Du kan också skapa återkommande turneringar direkt från ditt schema. Klicka bara på en tidslucka i din kalender och välj Turneringsserie från rullgardinsmenyn. Detta öppnar skärmen för att skapa serier, där du kan följa samma steg som beskrivs ovan för att ställa in dina återkommande turneringar.

Förstå turneringsserier

När du skapar en återkommande turnering skapas automatiskt en serie för att gruppera alla relaterade tillfällen. Varje serie innehåller:

• Ett startdatum (samma som första turneringens startdatum)
• Ett slutdatum för återkommande (samma som sista turneringens slutdatum)
• Alla turneringstillfällen som skapats som en del av återkommande

Visa dina turneringsserier

I menyn Turneringar hittar du två avsnitt i Turneringslistan:

• Turneringsserielista: Visar alla skapade serier, så att du kan se alla turneringar inom varje serie och lägga till nya tillfällen
• Turneringstillfällen: Visar alla enskilda turneringsdatum och tillfällen

Hantera återkommande turneringar

Lägga till tillfällen i en serie

Du kan lägga till fler turneringstillfällen i en befintlig återkommande serie:

1. Öppna turneringsserien från serielistan
2. Klicka på Lägg till tillfällen
3. Definiera de nya tillfällena (datum, tider, etc.)
4. De nya tillfällena läggs till i den befintliga serien

Redigera turneringstillfällen

Du har flexibilitet att redigera återkommande turneringar:

• Redigera enskilda tillfällen: Gör ändringar för ett specifikt turneringsdatum utan att påverka andra tillfällen i serien
• Redigera enskilda fält: Du kan ändra allmän information, aktivitetsdatum, regler, pris, banor eller ytterligare information för valfritt tillfälle

Obs: Att redigera hela serien samtidigt är inte tillgängligt i nuvarande version. Om du behöver göra massändringar måste du avboka kommande evenemang och skapa dem igen med de nya inställningarna.

Visa serieinställningar

Du kan se konfigurationen och parametrarna för en turneringsserie (de är samma som när den skapades), men du kan inte redigera dem direkt i denna version.

Avboka turneringar

Du har flexibla alternativ för att avboka turneringstillfällen:

Avboka ett enskilt tillfälle

1. Gå till det turneringstillfälle du vill avboka
2. Klicka på menyn och välj Avboka turnering 
3. Välj alternativet Detta tillfälle
4. Bekräfta avbokningen
5. Endast det specifika datumet avbokas; övriga tillfällen i serien förblir aktiva

Avboka ett tillfälle och alla efterföljande tillfällen

1. Öppna turneringstillfället från listan
2. Klicka på Avboka
3. Välj alternativet Detta och kommande tillfällen
4. Bekräfta avbokningen
5. Det valda tillfället och alla framtida tillfällen avbokas

Avboka hela serien

1. Gå till listan över turneringsserier
2. Välj den serie du vill avboka
3. Klicka på Avboka serie
4. Bekräfta avbokningen
5. Alla ej spelade turneringar i serien avbokas

Återbetalningar och aviseringar

När du avbokar ett turneringstillfälle eller en serie:

• Anmälda spelare får automatiskt ett e-postmeddelande
• Återbetalningar hanteras enligt avbokningspolicy
• Spelare som har betalat för avbokade tillfällen får återbetalning enligt avbokningspolicyn

Hantera turneringsarrangörer

Du kan tilldela arrangörer till dina återkommande turneringar:

• Vid skapande: Lägg till en arrangör i steget Allmän information
• Efter skapande: Använd knappen Snabbtillägg arrangör i serieöversikten för att snabbt tilldela personal

Arrangörsaviseringar

För att undvika att arrangörer får flera mejl vid skapande av återkommande turneringar:

• När en arrangör läggs till i flera tillfällen samtidigt får de ett sammanfattande mejl med alla tillfällen
• När en arrangör läggs till i en enskild turnering får de det vanliga notifikationsmejlet

Konflikter med banors tillgänglighet

Om det uppstår konflikter med banors tillgänglighet när du skapar en återkommande turnering:

• Systemet skapar alla tillfällen där banor är tillgängliga
• Du får ett e-postmeddelande med information om vilka tillfällen som inte kunde skapas och varför
• Mejlet innehåller specifika datum och tider som påverkats
• Du kan sedan gå in i serien och manuellt lösa konflikterna

Exempelsituationer som kan orsaka konflikter:

• En eller flera banor är inte tillgängliga vissa datum
• Tilldelad arrangör är inte tillgänglig vid vissa tider
• Varken banor eller arrangörer är tillgängliga

Visa återkommande turneringar i schemat

Återkommande turneringar visas i ditt schema i Playtomic Manager:

• Varje tillfälle visas som ett block i kalendern
• Från sidopanelen i schemat kan du öppna turneringsdetaljer eller gå till serien som innehåller alla turneringar
• Du kan navigera till både enskild turnering och överordnad serie för fullständig hantering

Spelarupplevelse i Playtomic-appen

Spelare kan se och boka återkommande turneringar från Playtomic-appen:

• Listvy per datum: Se turneringar organiserade per dag (liknande nuvarande upplevelse)
• Individuell bokning: Spelare bokar enskilda tillfällen, inte hela serien
• Spelare behöver inte förbinda sig till alla tillfällen i en återkommande turnering

Tips för framgång

• Planera i förväg: Ta hänsyn till klubbens kapacitet och personalens tillgänglighet under hela återkommande perioden
• Kontrollera banans tillgänglighet: Säkerställ att banor är tillgängliga för alla planerade datum innan du skapar serien
• Använd veckovis återkommande: Detta är det mest populära och enkla alternativet för de flesta klubbar
• Tilldela arrangörer tidigt: Lägg till arrangörer vid skapandet för att säkerställa att de får ett enda e-postmeddelande
• Övervaka ditt schema: Kontrollera regelbundet efter konflikter eller dubbelbokningar

FAQ

• Vad händer med befintliga turneringar som inte ingår i en serie?
  Befintliga turneringar som skapats innan återkommande-funktionen kan samexistera med det nya systemet. De visas i listan över kommande tillfällen.
• Kan jag ändra återkommande-mönstret efter att en serie har skapats?
  Du kan inte ändra återkommande-mönstret för redan skapade tillfällen. Däremot kan du lägga till nya tillfällen i en befintlig serie eller avboka tillfällen och skapa nya.
• Vad är den maximala varaktigheten för en återkommande turnering?
  Alla återkommande turneringar är begränsade till 365 dagar från skapelsedatumet.
• Kan jag redigera alla tillfällen i en serie samtidigt?
  Massredigering är inte tillgängligt i den nuvarande versionen. För att göra ändringar i flera tillfällen behöver du avboka kommande evenemang och skapa dem igen med de nya inställningarna.
• Vad händer om banor inte är tillgängliga vissa datum?
  Systemet skapar tillfällen för tillgängliga datum och skickar ett e-postmeddelande till dig med en lista över vilka tillfällen som inte kunde skapas och varför, så att du kan lösa konflikterna manuellt.
• Måste spelare boka alla tillfällen i en återkommande turnering?
  Nej. Spelare kan boka enskilda tillfällen från en återkommande turnering utan att binda sig till hela serien.