Toernooireeksen: Efficiënt Terugkerende Toernooien Aanmaken

Bespaar tijd en stroomlijn je toernooibeheer met onze nieuwe functie voor terugkerende toernooien. In plaats van elke week handmatig hetzelfde toernooi aan te maken, kun je nu een terugkerend schema instellen en alle sessies samen beheren als een Serie (in de VS Programma's genoemd).

Wat is Toernooiherhaling?

Toernooiherhaling stelt je in staat om meerdere toernooisessies tegelijk aan te maken door een terugkerend patroon te definiëren. Alle sessies worden gegroepeerd in een serie, waardoor het eenvoudig is om gerelateerde toernooien te beheren en te volgen.

Belangrijkste Voordelen

• Bespaar tijd: Maak weken of maanden aan toernooien in slechts een paar klikken in plaats van evenementen handmatig te dupliceren
• Verminder fouten: Consistente instellingen voor alle sessies minimaliseren vergissingen
• Betere organisatie: Alle gerelateerde toernooien worden gegroepeerd voor eenvoudig beheer
• Flexibel beheer: Bewerk, annuleer of voeg sessies toe aan bestaande series wanneer nodig

Beschikbare Herhalingsopties

Bij het aanmaken van een toernooi kun je kiezen uit de volgende herhalingstypen:

• Herkent niet: Eenmalig, enkel toernooi
• Wekelijks: Herhaalt elke week op dezelfde dag en tijd
• Tweewekelijks: Herhaalt elke twee weken op dezelfde dag en tijd
• Aangepast: Definieer je eigen herhalingspatroon

Let op: Wekelijkse herhaling is de meest gebruikte optie; 95% van de terugkerende toernooien gebruikt dit patroon.

Hoe maak je een terugkerend toernooi aan

1. Navigeer naar de sectie Toernooien/Programma's in Playtomic Manager
2. Klik op Serie aanmaken
3. Vul de Algemene Informatie in: naam, sport, inschrijftype, zichtbaarheid en voeg eventueel een organisator toe
4. Selecteer bij de stap Schema je gewenste Herhaling (Wekelijks, Tweewekelijks of Aangepast)
5. Stel de startdatum, tijd en duur van het toernooi in
6. Definieer de inschrijvingsdeadline en annuleringsbeleid
7. Voltooi de overige stappen: Regels, Prijs, Banen en Extra Informatie
8. Controleer je instellingen en klik op Voltooien om alle toernooisessies aan te maken

Belangrijk: Alle terugkerende toernooien hebben een maximale limiet van 365 dagen vanaf de aanmaakdatum.
Daarnaast ondersteunen toernooien die langer dan 24 uur duren geen herhaling. Om herhaling te gebruiken, moeten de start- en einddatum hetzelfde zijn (voor het eerste toernooi).

Inschrijvings- en Annuleringsbeleid

Terugkerende toernooien bieden flexibel beheer van inschrijving en annulering:

Aparte Inschrijvingsdeadline

Je kunt inschrijvingsdeadlines onafhankelijk van het annuleringsbeleid instellen:

• Stel in hoe lang voor aanvang van het toernooi spelers zich nog kunnen inschrijven
• Sta last-minute inschrijvingen toe terwijl je je annuleringsbeleid behoudt
• Geef spelers maximale flexibiliteit om deel te nemen aan toernooien

Inzicht in Toernooiseries

Wanneer je een terugkerend toernooi aanmaakt, wordt er automatisch een serie aangemaakt om alle gerelateerde sessies te groeperen. Elke serie bevat:

• Een startdatum (gelijk aan de startdatum van het eerste toernooi)
• Een einddatum van de herhaling (gelijk aan de einddatum van het laatste toernooi)
• Alle toernooisessies die als onderdeel van de herhaling zijn aangemaakt

Je Toernooiseries Bekijken

In het Toernooien-menu vind je twee secties binnen de Toernooilijst:

• Toernooiseries-lijst: Toont alle aangemaakte series, zodat je alle toernooien binnen elke serie kunt bekijken en nieuwe sessies kunt toevoegen
• Toernooisessies-lijst: Toont alle individuele toernooidata en sessies

Terugkerende Toernooien Beheren

Sessies toevoegen aan een serie

Je kunt extra toernooisessies toevoegen aan een bestaande terugkerende serie:

1. Open de toernooiserie vanuit de Serienlijst
2. Klik op Sessies toevoegen
3. Definieer de nieuwe sessies (data, tijden, enz.)
4. De nieuwe sessies worden toegevoegd aan de bestaande serie

Toernooisessies bewerken

Je hebt flexibiliteit bij het bewerken van terugkerende toernooien:

• Individuele sessies bewerken: Breng wijzigingen aan op een specifieke toernooidatum zonder andere sessies in de serie te beïnvloeden
• Individuele velden bewerken: Je kunt algemene informatie, activiteitsdatum, regels, prijs, banen of extra informatie voor elke sessie aanpassen

Let op: Het bewerken van de hele serie tegelijk is niet beschikbaar in de huidige versie. Als je bulk wijzigingen wilt doorvoeren, moet je aankomende evenementen annuleren en opnieuw aanmaken met de nieuwe instellingen.

Serie-instellingen bekijken

Je kunt de configuratie en parameters van elke toernooiserie bekijken (deze zijn hetzelfde als bij aanmaak), maar je kunt ze in deze versie niet direct bewerken.

Toernooien annuleren

Je hebt flexibele opties om toernooisessies te annuleren:

Een enkele sessie annuleren

1. Navigeer naar de toernooisessie die je wilt annuleren
2. Klik op het menu en selecteer Toernooi annuleren 
3. Selecteer de optie Deze sessie
4. Bevestig de annulering
5. Alleen die specifieke datum wordt geannuleerd; andere sessies in de serie blijven actief

Een sessie en alle volgende sessies annuleren

1. Open de toernooisessie vanuit de lijst
2. Klik op Annuleren
3. Selecteer de optie Deze en volgende sessies
4. Bevestig de annulering
5. De geselecteerde sessie en alle toekomstige sessies worden geannuleerd

Hele serie annuleren

1. Navigeer naar de Toernooiseries-lijst
2. Selecteer de serie die je wilt annuleren
3. Klik op Serie annuleren
4. Bevestig de annulering
5. Alle niet-gespeelde toernooien in de serie worden geannuleerd

Restituties en Meldingen

Wanneer je een toernooisessie of serie annuleert:

• Ingeschreven spelers worden automatisch per e-mail op de hoogte gebracht
• Restituties worden verwerkt volgens het annuleringsbeleid
• Spelers die hebben betaald voor geannuleerde sessies ontvangen een passende restitutie op basis van het annuleringsbeleid

Toernooi-organisatoren beheren

Je kunt organisatoren toewijzen aan je terugkerende toernooien:

• Tijdens aanmaak: Voeg een organisator toe in de stap Algemene Informatie
• Na aanmaak: Gebruik de knop Snelkoppeling organisator toevoegen in de serie-weergave om snel personeel toe te wijzen

Organisator-meldingen

Om te voorkomen dat organisatoren meerdere e-mails ontvangen bij het aanmaken van terugkerende toernooien:

• Wanneer een organisator aan meerdere sessies tegelijk wordt toegevoegd, ontvangt hij/zij één samenvattende e-mail met alle sessies
• Wanneer een organisator aan een enkel toernooi wordt toegevoegd, ontvangt hij/zij de standaard notificatie-e-mail

Baanbeschikbaarheidsconflicten

Als er conflicten zijn met de beschikbaarheid van banen bij het aanmaken van een terugkerend toernooi:

• Het systeem maakt alle sessies aan waarvoor banen beschikbaar zijn
• Je ontvangt een e-mailmelding met details over welke sessies niet konden worden aangemaakt en waarom
• De e-mail bevat de specifieke data en tijden die zijn getroffen
• Je kunt vervolgens de serie openen en de conflicten handmatig oplossen

Voorbeeldsituaties die conflicten kunnen veroorzaken:

• Een of meer banen zijn niet beschikbaar op specifieke data
• De toegewezen organisator is niet beschikbaar op bepaalde tijden
• Zowel banen als organisatoren zijn niet beschikbaar

Terugkerende toernooien bekijken in het schema

Terugkerende toernooien verschijnen in je Playtomic Manager-schema:

• Elke sessie wordt weergegeven als een blok in de kalender
• Via het zijpaneel van het schema kun je de toernooidetails openen of de serie bekijken die alle toernooien bevat
• Je kunt zowel naar het individuele toernooi als naar de bovenliggende serie navigeren voor volledig beheer

Spelerservaring in de Playtomic App

Spelers kunnen terugkerende toernooien bekijken en boeken via de Playtomic App:

• Lijstweergave per datum: Bekijk toernooien per dag (vergelijkbaar met de huidige ervaring)
• Individuele boeking: Spelers boeken losse sessies, niet de hele serie
• Spelers zijn niet verplicht om zich voor alle sessies van een terugkerend toernooi in te schrijven

Tips voor succes

• Plan vooruit: Houd rekening met de capaciteit van je club en de beschikbaarheid van personeel voor de gehele herhalingsperiode
• Controleer baantoegang: Zorg ervoor dat banen beschikbaar zijn op alle geplande data voordat je de reeks aanmaakt
• Gebruik wekelijkse herhaling: Dit is de meest populaire en eenvoudige optie voor de meeste clubs
• Wijs organisatoren vroeg toe: Voeg organisatoren toe tijdens het aanmaken zodat ze in één e-mail worden geïnformeerd
• Houd je schema in de gaten: Controleer regelmatig op conflicten of dubbele boekingen

FAQ

• Wat gebeurt er met bestaande toernooien die geen deel uitmaken van een reeks?
  Bestaande toernooien die zijn aangemaakt vóór de herhalingsfunctie kunnen naast het nieuwe systeem blijven bestaan. Ze worden weergegeven in de lijst met aankomende sessies.
• Kan ik het herhalingspatroon wijzigen nadat ik een reeks heb aangemaakt?
  Je kunt het herhalingspatroon van reeds aangemaakte sessies niet wijzigen. Je kunt echter wel nieuwe sessies toevoegen aan een bestaande reeks of sessies annuleren en nieuwe aanmaken.
• Wat is de maximale duur voor een terugkerend toernooi?
  Alle terugkerende toernooien zijn beperkt tot 365 dagen vanaf de aanmaakdatum.
• Kan ik alle sessies in een reeks tegelijk bewerken?
  Bulk bewerken is niet beschikbaar in de huidige versie. Om wijzigingen aan te brengen in meerdere sessies, moet je aankomende evenementen annuleren en ze opnieuw aanmaken met de nieuwe instellingen.
• Wat gebeurt er als banen niet beschikbaar zijn op sommige data?
  Het systeem maakt sessies aan voor beschikbare data en stuurt je een e-mail met daarin welke sessies niet konden worden aangemaakt en waarom, zodat je conflicten handmatig kunt oplossen.
• Moeten spelers alle sessies in een terugkerend toernooi boeken?
  Nee. Spelers kunnen individuele sessies boeken uit een terugkerend toernooi zonder zich vast te leggen op de hele reeks.