Meerdere rechtspersonen beheren in Playtomic Manager

Wat is Multiple Legal Entity (MLE)?

Multiple Legal Entity (MLE) is een functie waarmee je club met meer dan één rechtspersoon kan werken binnen één Playtomic Manager-account. Dit is vooral handig als je club verschillende bedrijfsstructuren heeft, zoals een commerciële entiteit voor baanverhuur en een non-profit entiteit voor academieactiviteiten.

Met MLE kun je:

• Meerdere facturatieprofielen toevoegen met verschillende belastinggegevens
• Specifieke producten, categorieën of banen naar verschillende rechtspersonen routeren
• Automatisch het juiste btw-/belastingtarief toepassen voor elke entiteit
• Uitbetalingen naar aparte bankrekeningen sturen via verschillende gekoppelde Stripe-accounts

Wie kan MLE gebruiken?

MLE is beschikbaar voor clubs die aan deze vereisten voldoen:

• Werken met het Nieuwe Commissiemodel (NCM)
• Geabonneerd op het Champion Plan of hoger

Hoe stel je Multiple Legal Entities in

Stap 1: Toegang tot de functie

Ga naar Facturatie→ Facturatiegegevens → Rechtspersoon toevoegen in je Playtomic Manager.

Stap 2: Maak elke rechtspersoon aan

Voor elke rechtspersoon moet je het volgende opgeven:

Bedrijfsinformatie:

• Bedrijfsnaam - deze moet exact overeenkomen met de naam die bij je belastingnummer hoort
• E-mail

Belastinginformatie:

• Type belastingnummer
• Btw-regels - elke rechtspersoon kan unieke btw-regels hebben. Playtomic past automatisch de juiste btw toe op basis van je routeringsconfiguratie

Bedrijfsadres:

• Adres
• Land

Stap 3: Stripe-accounts koppelen

Elke rechtspersoon moet een eigen gekoppeld Stripe-account hebben om uitbetalingen te ontvangen. Zodra je de facturatiegegevens voor de nieuwe rechtspersoon hebt ingevuld, kun je in de volgende stap een Stripe-account koppelen.

Volg deze stappen:

1. Klik op Stripe-account toevoegen
2. Je wordt doorgestuurd naar Stripe om alle vereiste informatie in te vullen
3. Rond de Stripe-accountinstellingen af met de bedrijfsgegevens van de rechtspersoon
4. Controleer de bankrekeninggegevens waarop je de uitbetalingen voor deze entiteit wilt ontvangen
5. Sla de informatie op in Stripe

Zodra het Stripe-account is gekoppeld, kun je doorgaan met het configureren van de omzetroutering.

Stap 4: Configureer omzetroutering

Je kunt omzet naar verschillende rechtspersonen routeren op basis van je configuratie in Facturatie→ Betalingsroutering:

• Producttype: Baanboekingen, coachingsessies, lidmaatschappen, winkelproducten, extra's
• Categorie: Ideaal voor academies, partnerprogramma's of sub-exploitanten
• Baan: Handig wanneer verschillende banen eigendom zijn van of worden geëxploiteerd door verschillende entiteiten

⚠️Belangrijke opmerking: Nivelleringssessies hebben een speciaal routeringsgedrag. Hoewel ze worden aangemaakt en geconfigureerd als openbare lessen in Playtomic Manager, worden ze automatisch gerouteerd als toernooien wanneer het gaat om betalingsverwerking. Dit betekent dat als je hebt ingesteld dat toernooibaten naar een specifieke juridische entiteit worden gerouteerd, jouw nivelleringssessies diezelfde routeringsregel zullen volgen, ook al verschijnen ze als lessen in jouw systeem.

Stap 5: Test je configuratie

Zodra je alle voorgaande stappen hebt voltooid, is de nieuwe rechtspersoon klaar voor gebruik. Deze zal direct na configuratie transacties verwerken.

Test je configuratie als best practice met een voorbeeldtransactie:

1. Maak een online testboeking
2. Controleer welk Stripe-account de uitbetaling ontvangt
3. Genereer een factuur en controleer het btw-bedrag
4. Bevestig dat de routering overeenkomt met je verwachtingen

Je kunt de status van je rechtspersoon ook controleren door het gekoppelde Stripe-account te openen via het tabblad Uitbetalingen in Playtomic Manager.

Praktijkvoorbeeld

Club met commerciële en academieactiviteiten

Een padelclub verhuurt banen als commerciële onderneming en biedt daarnaast een jeugdacademie aan onder een non-profit entiteit met een andere fiscale behandeling.

Instelling:

• Commerciële entiteit → Baanboekingen (standaard btw)
• Non-profit entiteit → Junior Academy-programma's (verlaagde/vrijgestelde btw)

Resultaat: Omzet wordt automatisch gesplitst naar de juiste bankrekening met de juiste fiscale behandeling per activiteit.

Wanneer worden betalingen gesplitst?

Zodra je MLE configureert, worden betalingen gerouteerd op het moment dat de transactie wordt aangemaakt. Dit betekent:

• Nieuwe betalingen: Alle transacties die na de configuratie worden aangemaakt, worden naar de juiste entiteit gerouteerd
• Openstaande betalingen: Transacties die al vóór de MLE-configuratie zijn aangemaakt, blijven naar de oorspronkelijke entiteit gaan

Als je bijvoorbeeld vandaag MLE configureert, worden alle boekingen vanaf vandaag gesplitst volgens je nieuwe configuratie. Boekingen die gisteren zijn gemaakt en nog niet zijn uitbetaald, gaan nog steeds naar de oorspronkelijke entiteit.

FAQ

• Kan ik MLE zelf configureren, of heb ik hulp van Playtomic nodig?
  Je kunt MLE nu volledig zelf configureren vanuit Playtomic Manager zonder hulp van Playtomic. De functie is volledig selfservice voor clubs die aan de vereisten voldoen.
• Wanneer wordt een nieuwe rechtspersoon actief?
  Een nieuwe rechtspersoon wordt direct actief nadat je de setup hebt voltooid en de routeringsconfiguratie hebt aangemaakt. Zodra je alle vereiste informatie hebt ingevuld, worden transacties direct verwerkt.
• Krijg ik aparte facturen voor B2B-commissies?
  Ja. Clubs met meerdere rechtspersonen ontvangen aparte facturen per maand voor B2B-commissies. Met andere woorden: een club die een extra rechtspersoon heeft ingesteld, ontvangt maandelijks één factuur voor online betalingscommissies van entiteit A en een andere voor entiteit B.
• Kan ik meer dan twee rechtspersonen hebben?
  Ja, hoewel de meeste clubs met twee entiteiten beginnen, ondersteunt het systeem technisch gezien meer.
• Wat gebeurt er met terugbetalingen?
  Terugbetalingen volgen de oorspronkelijke routering. Als een betaling naar entiteit A is gegaan, wordt de terugbetaling ook vanuit entiteit A verwerkt.
• Kan ik een rechtspersoon verwijderen nadat deze is aangemaakt?
  Op dit moment kunnen rechtspersonen niet worden verwijderd nadat ze zijn aangemaakt. Een rechtspersoon verwerkt echter alleen betalingen als er routering voor is ingesteld. Als je per ongeluk een tweede rechtspersoon hebt aangemaakt of deze niet meer wilt gebruiken, configureer dan simpelweg geen routering voor deze entiteit—of als er al routering bestaat, stuur alle items terug naar je standaard rechtspersoon. Zo lopen alle betalingen via één entiteit alsof er maar één bestaat.

• Kan ik mijn routeringsconfiguratie later wijzigen?
  Ja, je kunt je routeringsconfiguratie op elk moment aanpassen. Wijzigingen gelden voor alle nieuwe transacties die na de wijziging worden aangemaakt.

  Belangrijk: Als je de routeringsregel zelf wijzigt (bijvoorbeeld van routeren op product naar routeren op banen), wordt je huidige betalingsroutering gereset. Je moet dan een nieuwe setup maken op basis van de gekozen regel.

💬Hulp nodig?

Als je problemen ondervindt met de MLE-configuratie, neem dan gerust contact op met onze Customer Care.

⚠️ Playtomic Customer Care kan geen juridisch of fiscaal advies geven. Raadpleeg je accountant of juridisch adviseur om de beste configuratie voor jouw situatie te bepalen.