Récurrence de tournois : créez des tournois récurrents efficacement

Gagne du temps et simplifie la gestion de tes tournois grâce à notre nouvelle fonctionnalité de tournoi récurrent. Au lieu de créer manuellement le même tournoi chaque semaine, tu peux désormais définir un planning récurrent et gérer toutes les sessions ensemble en tant que une Série (appelée Programmes aux États-Unis).

Qu'est-ce que la récurrence de tournoi ?

La récurrence de tournoi te permet de créer plusieurs sessions de tournoi en une seule fois en définissant un schéma récurrent. Toutes les sessions sont regroupées dans une série, ce qui facilite la gestion et le suivi des tournois associés.

Principaux avantages

• Gagne du temps : Crée des semaines ou des mois de tournois en quelques clics au lieu de dupliquer les événements manuellement
• Réduis les erreurs : Une configuration cohérente pour toutes les sessions minimise les oublis
• Meilleure organisation : Tous les tournois liés sont regroupés pour une gestion simplifiée
• Gestion flexible : Modifie, annule ou ajoute des sessions à une série existante selon tes besoins

Options de récurrence disponibles

Lors de la création d’un tournoi, tu peux choisir parmi les types de récurrence suivants :

• Ne se répète pas : Un tournoi unique, organisé une seule fois
• Hebdomadaire : Se répète chaque semaine le même jour et à la même heure
• Bimensuel : Se répète toutes les deux semaines le même jour et à la même heure
• Personnalisé : Défini ton propre schéma de récurrence

Remarque : La récurrence hebdomadaire est l’option la plus utilisée, 95 % des tournois récurrents utilisant ce schéma.

Comment créer un tournoi récurrent

1. Va dans la section Tournois/Programmes dans Playtomic Manager
2. Clique sur Créer une série
3. Renseigne les Informations générales : nom, sport, type d’inscription, visibilité, et ajoute éventuellement un organisateur
4. À l’étape Planning, sélectionne ton option de Récurrence préférée (Hebdomadaire, Bimensuel ou Personnalisé)
5. Définis la date de début, l’heure et la durée du tournoi
6. Définis la date limite d’inscription et la politique d’annulation
7. Complète les étapes restantes : Règlement, Prix, Courts et Informations supplémentaires
8. Vérifie tes paramètres et clique sur Terminer pour créer toutes les sessions du tournoi

Important : Tous les tournois récurrents ont une limite maximale de 365 jours à partir de la date de création.
De plus, les tournois durant plus de 24 heures ne prennent pas en charge la récurrence. Pour utiliser la récurrence, la date de début et de fin doit être la même (pour le premier tournoi).

Politiques d’inscription et d’annulation

Les tournois récurrents offrent une gestion flexible de l’inscription et de l’annulation :

Date limite d’inscription séparée

Tu peux contrôler les dates limites d’inscription indépendamment des politiques d’annulation :

• Définis combien de temps avant le début du tournoi les joueurs peuvent encore s’inscrire
• Autorise les inscriptions de dernière minute tout en maintenant ta politique d’annulation
• Offre aux joueurs une flexibilité maximale pour rejoindre les tournois

Comprendre les séries de tournois

Lorsque tu crées un tournoi récurrent, une série est automatiquement créée pour regrouper toutes les sessions associées. Chaque série contient :

• Une date de début (égale à la date de début du premier tournoi)
• Une date de fin de récurrence (égale à la date de fin du dernier tournoi)
• Toutes les sessions de tournoi créées dans le cadre de la récurrence

Voir tes séries de tournois

Dans le menu Tournois, tu trouveras deux sections dans la Liste des tournois :

• Liste des séries de tournois : Affiche toutes les séries créées, te permettant de voir tous les tournois de chaque série et d’ajouter de nouvelles sessions
• Liste des sessions de tournois : Affiche toutes les dates et sessions de tournoi individuelles

Gérer les tournois récurrents

Ajouter des sessions à une série

Tu peux ajouter d’autres sessions de tournoi à une série récurrente existante :

1. Ouvre la série de tournois depuis la liste des séries
2. Clique sur Ajouter des sessions
3. Définis les nouvelles sessions (dates, horaires, etc.)
4. Les nouvelles sessions seront ajoutées à la série existante

Modifier les sessions de tournoi

Tu disposes d’une grande flexibilité pour modifier les tournois récurrents :

• Modifier des sessions individuelles : Apporte des changements à une date de tournoi spécifique sans impacter les autres sessions de la série
• Modifier des champs individuels : Tu peux modifier les informations générales, la date d’activité, le règlement, le prix, les courts ou les informations supplémentaires pour chaque session

Remarque : La modification de toute la série en une seule fois n’est pas disponible dans la version actuelle. Si tu dois effectuer des modifications en masse, tu devras annuler les événements à venir et les recréer avec les nouveaux paramètres.

Voir les paramètres de la série

Tu peux consulter la configuration et les paramètres de n’importe quelle série de tournois (qui seront identiques à ceux définis lors de la création), mais tu ne peux pas les modifier directement dans cette version.

Annuler des tournois

Tu disposes d’options flexibles pour annuler des sessions de tournoi :

Annuler une seule session

1. Va sur la session de tournoi que tu souhaites annuler
2. Clique sur le menu et sélectionne Annuler le tournoi 
3. Sélectionne l’option Cette session
4. Confirme l’annulation
5. Seule cette date spécifique sera annulée ; les autres sessions de la série restent actives

Annuler une session et toutes les sessions suivantes

1. Ouvre la session de tournoi depuis la liste
2. Clique sur Annuler
3. Sélectionne l’option Cette session et les suivantes
4. Confirme l’annulation
5. La session sélectionnée et toutes les sessions futures seront annulées

Annuler toute la série

1. Va dans la liste des séries de tournois
2. Sélectionne la série que tu veux annuler
3. Clique sur Annuler la série
4. Confirme l’annulation
5. Tous les tournois non joués de la série seront annulés

Remboursements et notifications

Lorsque tu annules une session ou une série de tournoi :

• Les joueurs inscrits seront automatiquement notifiés par e-mail
• Les remboursements seront traités selon la politique d’annulation
• Les joueurs ayant payé pour des sessions annulées recevront les remboursements appropriés selon la politique d’annulation

Gérer les organisateurs de tournoi

Tu peux attribuer des organisateurs à tes tournois récurrents :

• Lors de la création : Ajoute un organisateur à l’étape Informations générales
• Après la création : Utilise le bouton Ajouter un organisateur dans la vue série pour assigner rapidement un membre du staff

Notifications aux organisateurs

Pour éviter de spammer les organisateurs avec plusieurs e-mails lors de la création de tournois récurrents :

• Lorsqu’un organisateur est ajouté à plusieurs sessions en même temps, il reçoit un seul e-mail récapitulatif listant toutes les sessions
• Lorsqu’un organisateur est ajouté à un seul tournoi, il reçoit l’e-mail de notification standard

Conflits de disponibilité des courts

Si des conflits de disponibilité de courts surviennent lors de la création d’un tournoi récurrent :

• Le système créera toutes les sessions où des courts sont disponibles
• Tu recevras une notification par e-mail détaillant les sessions qui n’ont pas pu être créées et la raison
• L’e-mail inclura les dates et horaires concernés
• Tu pourras alors accéder à la série et résoudre manuellement les conflits

Exemples de situations pouvant causer des conflits :

• Un ou plusieurs courts ne sont pas disponibles à certaines dates
• L’organisateur assigné n’est pas disponible à certains horaires
• Ni les courts ni les organisateurs ne sont disponibles

Voir les tournois récurrents dans le planning

Les tournois récurrents apparaissent dans ton planning Playtomic Manager :

• Chaque session s’affiche comme un bloc dans le calendrier
• Depuis le panneau latéral du planning, tu peux ouvrir le détail du tournoi ou accéder à la série qui regroupe tous les tournois
• Tu peux naviguer à la fois vers le tournoi individuel et la série parente pour une gestion complète

Expérience joueur dans l’application Playtomic

Les joueurs peuvent consulter et réserver des tournois récurrents depuis l’application Playtomic :

• Vue en liste par date : Voir les tournois organisés par jour (similaire à l’expérience actuelle)
• Réservation individuelle : Les joueurs réservent des sessions uniques, pas toute la série
• Les joueurs ne sont pas obligés de s’engager sur toutes les sessions d’un tournoi récurrent

Conseils pour réussir

• Planifie à l'avance : Prends en compte la capacité de ton club et la disponibilité du personnel pour toute la période de récurrence
• Vérifie la disponibilité des Courts : Assure-toi que les Courts sont disponibles pour toutes les dates prévues avant de créer la série
• Utilise la récurrence hebdomadaire : C'est l'option la plus populaire et la plus simple pour la plupart des clubs
• Assigne les organisateurs tôt : Ajoute les organisateurs lors de la création pour qu'ils soient notifiés dans un seul e-mail
• Surveille ton planning : Vérifie régulièrement les conflits ou les doubles réservations

FAQ

• Que se passe-t-il pour les tournois existants qui ne font pas partie d'une série ?
  Les tournois existants créés avant la fonctionnalité de récurrence peuvent coexister avec le nouveau système. Ils seront affichés dans la liste des prochaines sessions.
• Puis-je modifier le schéma de récurrence après avoir créé une série ?
  Tu ne peux pas modifier le schéma de récurrence des sessions déjà créées. Cependant, tu peux ajouter de nouvelles sessions à une série existante ou annuler des sessions et en créer de nouvelles.
• Quelle est la durée maximale pour un tournoi récurrent ?
  Tous les tournois récurrents sont limités à 365 jours à partir de la date de création.
• Puis-je modifier toutes les sessions d'une série en une seule fois ?
  La modification en masse n'est pas disponible dans la version actuelle. Pour apporter des modifications à plusieurs sessions, tu dois annuler les événements à venir et les recréer avec les nouveaux paramètres.
• Que se passe-t-il si les Courts ne sont pas disponibles à certaines dates ?
  Le système créera des sessions pour les dates disponibles et t'enverra un e-mail listant les sessions qui n'ont pas pu être créées et pourquoi, afin que tu puisses résoudre les conflits manuellement.
• Les joueurs doivent-ils réserver toutes les sessions d'un tournoi récurrent ?
  Non. Les joueurs peuvent réserver des sessions individuelles d'un tournoi récurrent sans s'engager sur toute la série.