Wiederkehrende Turniere: Turniere effizient als Serie erstellen

Spar Zeit und vereinfache dein Turniermanagement mit unserer neuen Funktion für wiederkehrende Turniere. Anstatt jede Woche dasselbe Turnier manuell zu erstellen, kannst du jetzt einen wiederkehrenden Zeitplan einrichten und alle Sitzungen gemeinsam als eine Serie (in den USA Programme genannt) verwalten.

Was ist eine Turnierwiederholung?

Die Turnierwiederholung ermöglicht es dir, mehrere Turniersitzungen auf einmal zu erstellen, indem du ein wiederkehrendes Muster definierst. Alle Sitzungen werden zu einer Serie zusammengefasst, was die Verwaltung und Nachverfolgung verwandter Turniere erleichtert.

Wichtige Vorteile

• Spar Zeit: Erstelle Wochen oder Monate an Turnieren mit nur wenigen Klicks, anstatt Veranstaltungen manuell zu duplizieren
• Weniger Fehler: Einheitliche Einrichtung für alle Sitzungen minimiert Fehler
• Bessere Organisation: Alle verwandten Turniere werden zur einfachen Verwaltung zusammengefasst
• Flexibles Management: Bearbeite, storniere oder füge Sitzungen zu bestehenden Serien nach Bedarf hinzu

Verfügbare Wiederholungsoptionen

Beim Erstellen eines Turniers kannst du aus folgenden Wiederholungstypen wählen:

• Wird nicht wiederholt: Ein einzelnes, einmaliges Turnier
• Wöchentlich: Wiederholt sich jede Woche am selben Tag und zur selben Zeit
• Alle zwei Wochen: Wiederholt sich alle zwei Wochen am selben Tag und zur selben Zeit
• Benutzerdefiniert: Definiere dein eigenes Wiederholungsmuster

Hinweis: Die wöchentliche Wiederholung ist die am häufigsten genutzte Option, 95 % der wiederkehrenden Turniere verwenden dieses Muster.

So erstellst du ein wiederkehrendes Turnier

1. Gehe zum Bereich Turniere/Programme im Playtomic Manager
2. Klicke auf Serie erstellen
3. Fülle die Allgemeinen Informationen aus: Name, Sportart, Anmeldetyp, Sichtbarkeit und optional einen Organisator hinzufügen
4. Wähle im Schritt Zeitplan deine bevorzugte Wiederholungsoption (Wöchentlich, Alle zwei Wochen oder Benutzerdefiniert)
5. Lege das Startdatum, die Uhrzeit und die Dauer für das Turnier fest
6. Definiere die Anmeldefrist und die Stornierungsrichtlinie
7. Schließe die restlichen Schritte ab: Regeln, Preis, Plätze und zusätzliche Informationen
8. Überprüfe deine Einstellungen und klicke auf Fertigstellen, um alle Turniersitzungen zu erstellen

Wichtig: Alle wiederkehrenden Turniere haben ein maximales Limit von 365 Tagen ab dem Erstellungsdatum.
Außerdem unterstützen Turniere, die länger als 24 Stunden dauern, keine Wiederholung. Um die Wiederholung zu nutzen, müssen Start- und Enddatum gleich sein (für das erste Turnier).

Anmelde- und Stornierungsrichtlinien

Wiederkehrende Turniere bieten flexible Verwaltung von Anmeldung und Stornierung:

Separate Anmeldefrist

Du kannst Anmeldefristen unabhängig von Stornierungsrichtlinien steuern:

• Lege fest, wie lange vor Turnierbeginn sich Spieler noch anmelden können
• Erlaube Last-Minute-Anmeldungen und behalte trotzdem deine Stornierungsrichtlinie bei
• Gib Spielern maximale Flexibilität, an Turnieren teilzunehmen

Verständnis von Turnierserien

Wenn du ein wiederkehrendes Turnier erstellst, wird automatisch eine Serie erstellt, um alle zugehörigen Sitzungen zusammenzufassen. Jede Serie enthält:

• Ein Startdatum (entspricht dem Startdatum des ersten Turniers)
• Ein Enddatum der Wiederholung (entspricht dem Enddatum des letzten Turniers)
• Alle im Rahmen der Wiederholung erstellten Turniersitzungen

Ansicht deiner Turnierserien

Im Turniermenü findest du zwei Bereiche in der Turnierliste:

• Turnierserien-Liste: Zeigt alle erstellten Serien an, sodass du alle Turniere innerhalb jeder Serie sehen und neue Sitzungen hinzufügen kannst
• Turniersitzungen-Liste: Zeigt alle einzelnen Turnierdaten und Sitzungen an

Verwaltung wiederkehrender Turniere

Sitzungen zu einer Serie hinzufügen

Du kannst einer bestehenden wiederkehrenden Serie weitere Turniersitzungen hinzufügen:

1. Öffne die Turnierserie aus der Serienliste
2. Klicke auf Sitzungen hinzufügen
3. Definiere die neuen Sitzungen (Daten, Uhrzeiten usw.)
4. Die neuen Sitzungen werden der bestehenden Serie hinzugefügt

Bearbeiten von Turniersitzungen

Du hast Flexibilität beim Bearbeiten wiederkehrender Turniere:

• Einzelsitzungen bearbeiten: Nimm Änderungen an einem bestimmten Turnierdatum vor, ohne andere Sitzungen der Serie zu beeinflussen
• Einzelfelder bearbeiten: Du kannst allgemeine Informationen, Aktivitätsdatum, Regeln, Preis, Plätze oder zusätzliche Informationen für jede Sitzung ändern

Hinweis: Das Bearbeiten der gesamten Serie auf einmal ist in der aktuellen Version nicht möglich. Wenn du Massenänderungen vornehmen musst, storniere die kommenden Veranstaltungen und erstelle sie mit den neuen Einstellungen erneut.

Ansicht der Serien-Einstellungen

Du kannst die Konfiguration und Parameter jeder Turnierserie einsehen (diese entsprechen dem Stand bei der Erstellung), aber du kannst sie in dieser Version nicht direkt bearbeiten.

Turniere stornieren

Du hast flexible Optionen zum Stornieren von Turniersitzungen:

Eine einzelne Sitzung stornieren

1. Gehe zur Turniersitzung, die du stornieren möchtest
2. Klicke auf das Menü und wähle Turnier stornieren 
3. Wähle die Option Diese Sitzung
4. Bestätige die Stornierung
5. Nur dieses spezifische Datum wird storniert; andere Sitzungen der Serie bleiben aktiv

Eine Sitzung und alle folgenden Sitzungen stornieren

1. Öffne die Turniersitzung aus der Liste
2. Klicke auf Stornieren
3. Wähle die Option Diese und folgende Sitzungen
4. Bestätige die Stornierung
5. Die ausgewählte Sitzung und alle zukünftigen Sitzungen werden storniert

Gesamte Serie stornieren

1. Gehe zur Turnierserien-Liste
2. Wähle die Serie aus, die du stornieren möchtest
3. Klicke auf Serie stornieren
4. Bestätige die Stornierung
5. Alle nicht gespielten Turniere der Serie werden storniert

Rückerstattungen und Benachrichtigungen

Wenn du eine Turniersitzung oder Serie stornierst:

• Angemeldete Spieler werden automatisch per E-Mail benachrichtigt
• Rückerstattungen werden gemäß der Stornierungsrichtlinie bearbeitet
• Spieler, die für stornierte Sitzungen bezahlt haben, erhalten entsprechende Rückerstattungen gemäß der Stornierungsrichtlinie

Verwaltung von Turnierorganisatoren

Du kannst Organisatoren für deine wiederkehrenden Turniere zuweisen:

• Während der Erstellung: Füge im Schritt Allgemeine Informationen einen Organisator hinzu
• Nach der Erstellung: Nutze die Schaltfläche Organisator hinzufügen (Shortcut) in der Serienansicht, um schnell Personal zuzuweisen

Organisator-Benachrichtigungen

Um zu vermeiden, dass Organisatoren bei der Erstellung wiederkehrender Turniere mit mehreren E-Mails überflutet werden:

• Wenn ein Organisator mehreren Sitzungen gleichzeitig hinzugefügt wird, erhält er eine einzige Zusammenfassungs-E-Mail mit allen Sitzungen
• Wenn ein Organisator zu einem einzelnen Turnier hinzugefügt wird, erhält er die Standard-Benachrichtigungs-E-Mail

Platzverfügbarkeitskonflikte

Wenn es bei der Erstellung eines wiederkehrenden Turniers zu Platzverfügbarkeitskonflikten kommt:

• Das System erstellt alle Sitzungen, für die Plätze verfügbar sind
• Du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung mit Details, welche Sitzungen nicht erstellt werden konnten und warum
• Die E-Mail enthält die betroffenen Daten und Uhrzeiten
• Du kannst dann auf die Serie zugreifen und die Konflikte manuell lösen

Beispielsituationen, die zu Konflikten führen können:

• Einer oder mehrere Plätze sind an bestimmten Tagen nicht verfügbar
• Der zugewiesene Organisator ist zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar
• Weder Plätze noch Organisatoren sind verfügbar

Ansicht wiederkehrender Turniere im Zeitplan

Wiederkehrende Turniere erscheinen in deinem Playtomic Manager-Zeitplan:

• Jede Sitzung wird als Block im Kalender angezeigt
• Über das Seitenpanel des Zeitplans kannst du die Turnierdetails öffnen oder auf die Serie zugreifen, die alle Turniere enthält
• Du kannst sowohl zum einzelnen Turnier als auch zur übergeordneten Serie navigieren, um eine umfassende Verwaltung zu ermöglichen

Spielererlebnis in der Playtomic App

Spieler können wiederkehrende Turniere in der Playtomic App ansehen und buchen:

• Listenansicht nach Datum: Turniere werden nach Tag sortiert angezeigt (ähnlich wie bisher)
• Einzelbuchung: Spieler buchen einzelne Sitzungen, nicht die gesamte Serie
• Spieler müssen sich nicht für alle Sitzungen eines wiederkehrenden Turniers verpflichten

Tipps für den Erfolg

• Plane im Voraus: Berücksichtige die Kapazität deines Clubs und die Verfügbarkeit des Personals für den gesamten Wiederholungszeitraum
• Überprüfe die Platzverfügbarkeit: Stelle sicher, dass Plätze an allen geplanten Terminen verfügbar sind, bevor du die Serie erstellst
• Verwende wöchentliche Wiederholung: Dies ist die beliebteste und einfachste Option für die meisten Clubs
• Weise frühzeitig Organisatoren zu: Füge Organisatoren während der Erstellung hinzu, damit sie in einer einzigen E-Mail benachrichtigt werden
• Überwache deinen Zeitplan: Überprüfe regelmäßig auf Konflikte oder Doppelbuchungen

FAQ

• Was passiert mit bestehenden Turnieren, die nicht Teil einer Serie sind?
  Bestehende Turniere, die vor der Wiederholungsfunktion erstellt wurden, können mit dem neuen System koexistieren. Sie werden in der Liste der bevorstehenden Sitzungen angezeigt.
• Kannst du das Wiederholungsmuster nach dem Erstellen einer Serie ändern?
  Du kannst das Wiederholungsmuster bereits erstellter Sitzungen nicht ändern. Du kannst jedoch neue Sitzungen zu einer bestehenden Serie hinzufügen oder Sitzungen stornieren und neue erstellen.
• Wie lange kann ein wiederkehrendes Turnier maximal dauern?
  Alle wiederkehrenden Turniere sind auf 365 Tage ab dem Erstellungsdatum begrenzt.
• Kannst du alle Sitzungen einer Serie auf einmal bearbeiten?
  Massenbearbeitung ist in der aktuellen Version nicht verfügbar. Um Änderungen an mehreren Sitzungen vorzunehmen, musst du bevorstehende Veranstaltungen stornieren und sie mit den neuen Einstellungen erneut erstellen.
• Was passiert, wenn Plätze an einigen Terminen nicht verfügbar sind?
  Das System erstellt Sitzungen für verfügbare Termine und sendet dir eine E-Mail mit einer Liste der Sitzungen, die nicht erstellt werden konnten, sowie den Gründen, damit du Konflikte manuell lösen kannst.
• Müssen Spieler alle Sitzungen eines wiederkehrenden Turniers buchen?
  Nein. Spieler können einzelne Sitzungen eines wiederkehrenden Turniers buchen, ohne sich für die gesamte Serie zu verpflichten.