Recurrencia de torneos: crea torneos recurrentes de forma eficiente

Ahorra tiempo y optimiza la gestión de tus torneos con nuestra nueva función de torneos recurrentes. En lugar de crear manualmente el mismo torneo semana tras semana, ahora puedes configurar un calendario recurrente y gestionar todas las sesiones juntas como una Serie.

¿Qué es la recurrencia de torneos?

La recurrencia de torneos te permite crear varias sesiones de torneo a la vez definiendo un patrón recurrente. Todas las sesiones se agrupan en una serie, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los torneos relacionados.

Beneficios clave

• Ahorra tiempo: Crea semanas o meses de torneos en solo unos clics en lugar de duplicar eventos manualmente
• Reduce errores: La configuración consistente en todas las sesiones minimiza los errores
• Mejor organización: Todos los torneos relacionados se agrupan para una gestión sencilla
• Gestión flexible: Edita, cancela o añade sesiones a series existentes según lo necesites

Opciones de recurrencia disponibles

Al crear un torneo, puedes elegir entre los siguientes tipos de recurrencia:

• No se repite: Un torneo único, de una sola vez
• Semanalmente: Se repite cada semana en el mismo día y hora
• Cada dos semanas: Se repite cada dos semanas en el mismo día y hora
• Personalizado: Define tu propio patrón de recurrencia

Nota: La recurrencia semanal es la opción más utilizada, con el 95% de los torneos recurrentes usando este patrón.

Cómo crear un torneo recurrente

1. Ve a la sección Torneos/Programas en Playtomic Manager
2. Haz clic en Crear serie
3. Rellena la Información general: nombre, deporte, tipo de inscripción, visibilidad y, opcionalmente, añade un organizador
4. En el paso de Horario, selecciona tu opción de Recurrencia preferida (Semanal, Quincenal o Personalizada)
5. Establece la fecha de inicio, hora y duración del torneo
6. Define la fecha límite de inscripción y la política de cancelación
7. Completa los pasos restantes: Reglas, Precio, Pistas y Información adicional
8. Revisa tus ajustes y haz clic en Confirmar para crear todas las sesiones del torneo

Importante: Todos los torneos recurrentes tienen un límite máximo de 365 días desde la fecha de creación.
Además, los torneos que duren más de 24 horas no admiten recurrencia. Para usar la recurrencia, la fecha de inicio y fin debe ser la misma (para el primer torneo).

Políticas de inscripción y cancelación

Los torneos recurrentes ofrecen una gestión flexible de inscripciones y cancelaciones:

Fecha límite de inscripción independiente

Puedes controlar las fechas límite de inscripción de forma independiente a las políticas de cancelación:

• Establece cuánto tiempo antes del torneo los jugadores pueden seguir inscribiéndose
• Permite inscripciones de última hora manteniendo tu política de cancelación
• Da a los jugadores la máxima flexibilidad para unirse a los torneos

Entendiendo las series de torneos

Cuando creas un torneo recurrente, se crea automáticamente una serie para agrupar todas las sesiones relacionadas. Cada serie contiene:

• Una fecha de inicio (igual a la fecha de inicio del primer torneo)
• Una fecha de fin de recurrencia (igual a la fecha de fin del último torneo)
• Todas las sesiones de torneo creadas como parte de la recurrencia

Visualización de tus series de torneos

En el menú de Torneos, encontrarás dos secciones dentro de la Lista de torneos:

• Lista de series de torneos: Muestra todas las series creadas, permitiéndote ver todos los torneos dentro de cada serie y añadir nuevas sesiones
• Lista de sesiones de torneos: Muestra todas las fechas y sesiones individuales de torneos

Gestión de torneos recurrentes

Añadir sesiones a una serie

Puedes añadir más sesiones de torneo a una serie recurrente existente:

1. Abre la serie de torneos desde la lista de Series
2. Haz clic en Añadir sesiones
3. Define las nuevas sesiones (fechas, horas, etc.)
4. Las nuevas sesiones se añadirán a la serie existente

Editar sesiones de torneo

Tienes flexibilidad para editar torneos recurrentes:

• Edita sesiones individuales: Realiza cambios en una fecha de torneo específica sin afectar a otras sesiones de la serie
• Edita campos individuales: Puedes modificar la información general, fecha de la actividad, reglas, precio, pistas o información adicional de cualquier sesión

Nota: Editar toda la serie a la vez no está disponible en la versión actual. Si necesitas hacer cambios masivos, deberás cancelar los eventos próximos y crearlos de nuevo con los nuevos ajustes.

Visualización de los ajustes de la serie

Puedes ver la configuración y los parámetros de cualquier serie de torneos (que serán los mismos que cuando se creó), pero no puedes editarlos directamente en esta versión.

Cancelación de torneos

Tienes opciones flexibles para cancelar sesiones de torneo:

Cancelar una sola sesión

1. Ve a la sesión de torneo que deseas cancelar
2. Haz clic en el menú y selecciona Cancelar torneo 
3. Selecciona la opción Esta sesión
4. Confirma la cancelación
5. Solo se cancelará esa fecha específica; las demás sesiones de la serie seguirán activas

Cancelar una sesión y todas las siguientes

1. Abre la sesión de torneo desde la lista
2. Haz clic en Cancelar torneo
3. Selecciona la opción Esta y el resto de las sesiones
4. Confirma la cancelación
5. La sesión seleccionada y todas las futuras serán canceladas

Cancelar toda la serie

1. Ve a la lista de Series de Torneos
2. Selecciona la serie que deseas cancelar
3. Haz clic en Cancelar serie
4. Confirma la cancelación
5. Todos los torneos no jugados de la serie serán cancelados

Reembolsos y notificaciones

Cuando cancelas una sesión o serie de torneo:

• Los jugadores inscritos serán notificados automáticamente por correo electrónico
• Los reembolsos se procesarán según la política de cancelación
• Los jugadores que hayan pagado por sesiones canceladas recibirán los reembolsos correspondientes según la política de cancelación

Gestión de organizadores de torneos

Puedes asignar organizadores a tus torneos recurrentes:

• Durante la creación: Añade un organizador en el paso de Información general
• Después de la creación: Usa el botón Acceso rápido para añadir organizador en la vista de la serie para asignar personal rápidamente

Notificaciones a organizadores

Para evitar saturar a los organizadores con múltiples correos al crear torneos recurrentes:

• Cuando se añade un organizador a varias sesiones a la vez, recibe un solo correo resumen con todas las sesiones
• Cuando se añade un organizador a un solo torneo, recibe el correo de notificación estándar

Conflictos de disponibilidad de pistas

Si hay conflictos de disponibilidad de pistas al crear un torneo recurrente:

• El sistema creará todas las sesiones donde las pistas estén disponibles
• Recibirás una notificación por correo detallando qué sesiones no se pudieron crear y por qué
• El correo incluirá las fechas y horas específicas afectadas
• Luego podrás acceder a la serie y resolver manualmente los conflictos

Ejemplos de situaciones que pueden causar conflictos:

• Una o más pistas no están disponibles en fechas específicas
• El organizador asignado no está disponible en ciertos horarios
• Ni las pistas ni los organizadores están disponibles

Visualización de torneos recurrentes en el horario

Los torneos recurrentes aparecen en tu horario de Playtomic Manager:

• Cada sesión se muestra como un bloque en el calendario
• Desde el panel lateral del horario, puedes abrir el detalle del torneo o acceder a la serie que contiene todos los torneos
• Puedes navegar tanto al torneo individual como a la serie principal para una gestión completa

Experiencia del jugador en la app de Playtomic

Los jugadores pueden ver y reservar torneos recurrentes desde la app de Playtomic:

• Vista de lista por fecha: Ver torneos organizados por día (similar a la experiencia actual)
• Reserva individual: Los jugadores reservan sesiones individuales, no toda la serie
• No es obligatorio que los jugadores se apunten a todas las sesiones de un torneo recurrente

Consejos para el éxito

• Planifica con anticipación: Ten en cuenta la capacidad de tu club y la disponibilidad del personal durante todo el período de recurrencia
• Verifica la disponibilidad de pistas: Asegúrate de que las pistas estén disponibles para todas las fechas planificadas antes de crear la serie
• Usa la recurrencia semanal: Esta es la opción más popular y sencilla para la mayoría de los clubes
• Asigna organizadores con anticipación: Agrega organizadores durante la creación para que reciban la notificación en un solo correo electrónico
• Supervisa tu calendario: Revisa regularmente para detectar conflictos o reservas dobles

Preguntas frecuentes

• ¿Qué sucede con los torneos existentes que no forman parte de una serie?
  Los torneos existentes creados antes de la función de recurrencia pueden coexistir con el nuevo sistema. Se mostrarán en la lista de próximas sesiones.
• ¿Puedo cambiar el patrón de recurrencia después de crear una serie?
  No puedes cambiar el patrón de recurrencia de las sesiones ya creadas. Sin embargo, puedes agregar nuevas sesiones a una serie existente o cancelar sesiones y crear otras nuevas.
• ¿Cuál es la duración máxima de un torneo recurrente?
  Todos los torneos recurrentes están limitados a 365 días desde la fecha de creación.
• ¿Puedo editar todas las sesiones de una serie a la vez?
  La edición masiva no está disponible en la versión actual. Para realizar cambios en varias sesiones, deberás cancelar los eventos próximos y crearlos nuevamente con los nuevos ajustes.
• ¿Qué sucede si no hay pistas disponibles para algunas fechas?
  El sistema creará sesiones para las fechas disponibles y te enviará un correo electrónico con la lista de las sesiones que no se pudieron crear y el motivo, para que puedas resolver los conflictos manualmente.
• ¿Los jugadores deben reservar todas las sesiones de un torneo recurrente?
  No. Los jugadores pueden reservar sesiones individuales de un torneo recurrente sin comprometerse a toda la serie.